Evenimentele sunt o componentă critică a strângerii de fonduri și a mobilizării. Majoritatea evenimentelor nonprofit sunt o afacere „toate mâinile pe punte” care necesită ca toți cei dintr-o organizație nonprofit să lucreze împreună. Unele organizații nonprofit au chiar și un comitet general de planificare a evenimentelor și voluntari dedicați care ajută la planificarea și configurarea evenimentului.
Cu toate acestea, deși planificarea unui eveniment este esențială dacă doriți ca evenimentul să se desfășoare fără probleme, doriți și rezultate din toate eforturile dvs. Acesta este motivul pentru care organizația dvs. ar trebui să recruteze un „comitet gazdă”.
Ce este un comitet gazdă?
Un „comitet gazdă” este diferit de un comitet tradițional de planificare a evenimentelor. În loc de oameni care planifică, programează sau organizează în mod activ evenimentele de zi sau de seară, comitetul gazdă își folosește rețelele pentru a se asigura că evenimentul este un succes. Membrii comitetului gazdă pot alege:
- Încurajează-și prietenii, familia sau colegii să cumpere bilete
- Colectați articole de licitație de la companiile locale
- Faceți conexiuni cu furnizorii pentru premii sau catering pentru evenimente
Desigur, există nenumărate moduri prin care un comitet gazdă poate face evenimentele tale caritabile mai bune ca niciodată. Gândiți-vă la un comitet gazdă ca fiind gazda reală a unei petreceri; cineva care invită cei mai buni invitați, știe pe cine să cheme pentru mâncare sau decor și te poate pune în legătură cu oameni care fac din eveniment un succes total.
Deoarece un comitet gazdă poate crește fondurile primite la un eveniment sau poate obține mai multă atenție mass-media, găsirea și recrutarea persoanelor potrivite este vitală.
Pe cine să alegi pentru comitetul tău gazdă
Un comitet gazdă cu adevărat util nu va include agenți de marketing plătiți sau planificatori de evenimente profesioniști. În schimb, aceștia ar trebui să fie membri extrem de implicați ai echipei existente, ai bazei de donatori sau voluntari cu legături și dorința de a contacta.
Comitetul gazdă poate varia de la doar câteva persoane la zeci. Cu cât sunt mai mulți oameni în comitetul tău, cu atât mai mult pot avea un impact colectiv asupra succesului evenimentului tău.
Puteți găsi membri ai comitetului gazdă aproape oriunde, inclusiv:
- Un membru al consiliului sau un președinte în cadrul organizației dvs
- Voluntari care sunt foarte implicați în comunitate
- Un donator care are legături cu afaceri locale
- Un donator sau un membru al consiliului de administrație care are contacte extinse în demografia donatorului ideal
- Voluntari care cunosc vânzători sau proprietari de locații
- Celebrități locale sau naționale care pledează frecvent pentru cauza ta
Odată ce ați localizat persoanele pe care ați dori să vă alăturați comitetului gazdă, este timpul să le recrutați.
Cum să recrutați un comitet gazdă
Căutați și conectați-vă cu persoane care ar fi membri excelenți ai comitetului gazdă. Cu toate acestea, nu cereți pe cineva să facă parte dintr-un comitet gazdă. O invitație oficială este cea mai bună modalitate de a recruta membri ai comitetului.
Într-o invitație a comitetului gazdă, este esențial să includeți:
- Informații complete despre eveniment și organizația dvs. (data și locația)
- Informații despre scopul evenimentului (strângere de fonduri pentru o cauză specifică)
- Exemple despre cum ar putea contribui un membru al comitetului gazdă
- O dată pentru a răspunde sau a intra în legătură cu echipa ta
- Un „avans” vă mulțumesc pentru că le-ați anunțat că sunteți încântat să-i invitați
- Numele/persoana ta de contact și informațiile de contact
Asigurați-vă că membrii potențiali știu că implicarea lor va fi recunoscută și apreciată și că pot avea un impact semnificativ prin alăturare.
Dacă vă întrebați cum să redactați scrisoarea de invitație a comitetului gazdă, copiați și lipiți șablonul de mai jos și introduceți informațiile dvs. în fiecare dintre paranteze.
[Data]
Stimate [Inserați numele]:
Vă scriu pentru a vă anunța despre un eveniment interesant pe care [Numele organizației dvs.] îl plănuiește pentru [Luna] în [Inserați orașul].
În [Lună + An (dacă este diferit de cel actual)], [Organizația] aduce [Numele evenimentului] la [Oraș] pentru a crește conștientizarea cu privire la [cauza/problema socială/problema pe care o abordează organizația dvs.] și pentru a crea sprijin [programe/inițiative/eforturi]. [Adăugați informații relevante despre eveniment/scop/temă].
Evenimentul va avea loc în [Oraș] la [Locul evenimentului (dacă îl aveți)] la [data și oră].
[First Name], ne-ar plăcea să vă ajutați pentru ca acest eveniment – și altele asemenea – să fie un succes. Dacă doriți să faceți parte la acest eveniment, precum și la evenimentele viitoare, v-am fi foarte recunoscători dacă ați accepta această invitație oficială de a face parte din comitetul nostru gazdă.
Există câteva modalități simple de a vă implica:
- Distribuiți numele dvs. sau numele organizației dvs. ca membru al comitetului nostru gazdă
- Invitați-vă colegii, prietenii și vecinii să achiziționeze o [masă/bilet] la evenimentul(ele) nostru(e)
- Alăturați-vă nouă la eveniment
- [Inserați cererea specifică în funcție de starea persoanei, conexiunile.]
De asemenea, ne-ar plăcea dacă v-ați gândi să vă găzduiți propria masă și să invitați prietenii și colegii la o seară de distracție. Sprijinul tău generos ne va ajuta să răspândim vestea despre [cauză] și să avem un impact.
Un membru al [Organizației] vă va contacta în [Insert timeframe] pentru a discuta detaliile comitetului nostru gazdă și pentru a discuta despre implicarea dumneavoastră, dacă sunteți interesat.
Așteptăm cu nerăbdare să colaborăm cu tine pentru ca [Event Name] și evenimentele viitoare să fie un succes! Vă mulțumim pentru considerație și sprijin generos.
Cu sinceritate,
[Numele dumneavoastră]
[Poziția în organizație]
[Numele Organizatiei]
[Numar de contact]
După ce v-ați recrutat comitetul gazdă
După ce ați invitat membrii comitetului selectați, veți primi câteva scrisori de acceptare sau apeluri. Cu toate acestea, înainte de a intra în detaliile evenimentului sau ce ați dori să facă, programați o scurtă întâlnire cu comitetul. Fără să le ceri nimic, lasă-i să:
- Faceți cunoștință unul cu celălalt
- Discutați modul în care sunt implicați în organizația dvs
- Examinați materialele sau prezentările despre cauza/munca dvs
- Găsiți idei despre cum ar dori să contribuie
De acolo, le puteți anunța obiectivele dvs. de strângere de fonduri și cum ați dori să-i vedeți lucrând împreună (invitând persoane de contact sau apelând la articole de licitație). De asemenea, se pot împărți în „subcomitete” dacă aveți un grup mare.
Desigur, nu este sarcina exclusivă a comitetului gazdă să planifice și să execute evenimentul tău. Un comitet gazdă ar trebui să funcționeze cu voluntarii dumneavoastră sau comitetul de planificare a evenimentelor să vândă bilete, să vă asigurați că sunt revendicate noi sponsorizări la evenimente, că articolele de licitație sunt abundente și că seara va fi un succes pentru participanți.
Recunoașterea eforturilor comitetului dumneavoastră gazdă
Când evenimentul se termină, membrii comitetului dumneavoastră gazdă ar trebui să fie printre primii pe care îi mulțumiți, atât la eveniment, cât și cu un mulțumire scris a doua zi. Cu cât vă implicați mai mult comitetul gazdă, cu atât acesta va fi mai dispuși să găzduiască în viitor.
Găsiți persoanele din organizația sau comunitatea dvs. care vă pot ajuta să găzduiți următorul eveniment. Ele ar putea face o diferență masivă în ceea ce privește suma de bani pe care o strângi și programele pe care le poți susține.
