După ce ați depus declarația fiscală pentru acest an, acordați-vă câteva minute pentru a vă organiza evidențele fiscale și a le stoca unde le puteți găsi. Nu știi niciodată când tu sau afacerea ta ai putea fi auditat și trebuie să fii pregătit.
Dar cât timp trebuie să le păstrezi?
De ce să salvați înregistrările fiscale?
Pe lângă utilizarea înregistrărilor fiscale în scopuri personale sau de afaceri, va trebui să le salvați pentru a documenta sursa a informațiilor din declarația dvs. de impozit și pentru a susține veniturile dvs. de afaceri și personale, deducerile și creditele în cazul unui impozit audit.
Afacerile au cerințe mai detaliate pentru păstrarea evidențelor, deoarece pot lua deduceri fiscale pentru cheltuielile de afaceri obișnuite și necesare. De exemplu, trebuie să arate scopul comercial pe chitanțele de călătorie și pe alte chitanțe.
Limitele de timp ale Internal Revenue Service (IRS) pentru păstrarea evidențelor fiscale sunt aceleași atât pentru companii, cât și pentru persoane fizice.
Care este regula privind păstrarea evidențelor fiscale?
În general, IRS spune că trebuie să păstrați înregistrări care susțin cererile dvs. în declarația de impozit pentru venituri, deduceri și credite în timpul a ceea ce agenția numește „perioada de limitări” pentru acea declarație.
Perioada de prescripție este momentul în care:
- Vă puteți modifica returnarea pentru a solicita un credit sau o rambursare; sau
- IRS poate stabili taxe suplimentare
Limitele de timp încep de obicei să curgă atunci când depuneți declarația, dar dacă depuneți înainte de data scadenței, termenul curge de la data scadenței. De exemplu, dacă depuneți o depunere pe 15 martie, limitarea începe pe 15 aprilie (sau data scadentă a anului respectiv). Dar dacă primiți o extensie și un dosar pe 15 octombrie, limitarea începe de la acea dată.
În unii ani, taxele nu sunt datorate pe 15 aprilie. În 2021, companiile din Texas, Louisiana și Oklahoma au până pe 15 iunie să depună declarațiile fiscale pentru 2020. Aceasta este o prelungire unică oferită de IRS ca răspuns la furtunile de iarnă din 2021. Contribuabilii din alte zone au până la 17 mai 2021 să depună taxele federale pentru 2020, dar acest lucru se aplică numai persoanelor fizice, nu companiilor.
În cele mai multe cazuri, perioada de limitare este de trei ani de la data la care ați depus declarația, dar există limite diferite pentru unele situații.
Limite atunci când nu ați raportat venit
Limita este de șase ani dacă nu ați raportat venituri care ar fi trebuit raportate și este mai mult de 25% din venitul brut (din toate sursele) din randament sau este atribuit activelor financiare străine și mai mult de $5,000.
Limite privind depunerea revendicărilor
Dacă doriți să solicitați o rambursare, trebuie să faceți cererea în termen de trei ani de la data la care ați depus cererea returnare pentru anul respectiv (sau data scadenței) sau doi ani de la data plății impozitului, oricare dintre acestea este mai tarziu.
Pentru a depune o cerere pentru o plată în exces dintr-o deducere a creanțelor neperformante sau o pierdere din titluri fără valoare, trebuie să faceți cererea în termen de șapte ani de la data scadenței returnării.
Limite privind înregistrările proprietății
Păstrați evidența proprietății până la expirarea perioadei de prescripție pentru anul în care ați vândut sau ați eliminat proprietatea.
De exemplu, dacă sunteți auditat deoarece datorați bani în declarația fiscală din 2020 și ați vândut un vehicul de afaceri în 2019, trebuie să salvați înregistrările pentru acest vehicul timp de trei ani de la data la care ați depus declarația fiscală din 2020 sau data scadentă dacă ați depus înainte de aceasta Data.
Dacă depuneți o declarație frauduloasă sau nu depuneți o declarație, nu există o perioadă de limitări cu privire la momentul în care IRS poate evalua impozitul pe această declarație.
Salvarea declarațiilor fiscale și a evidențelor fiscale pe salarii
Nu uitați să salvați declarațiile fiscale anterioare. Limitele de timp pentru păstrarea acestor declarații sunt aceleași ca și pentru alte evidențe fiscale: trei ani, în majoritatea cazurilor.
Companiile trebuie să păstreze informațiile privind salariile și angajații pentru audituri timp de cel puțin patru ani după ce angajatul părăsește compania dumneavoastră. Vezi acest articol pe ținerea evidenței salariilor pentru mai multe detalii.
Asociația Baroului American vă avertizează să nu distrugeți vechile declarații fiscale.
O comparație rapidă privind păstrarea evidențelor fiscale
Numărul de ani în care trebuie să ții înregistrări:
| Situatie | Numărul de ani de la data de depunere sau data scadenței |
|---|---|
| Dacă datorezi bani | 3 ani de la data depunerii (se presupune că este data scadentă) |
| Dacă nu ți-ai raportat toate veniturile | 6 ani de la data scadenței sau de la data de depozit, oricare dintre acestea este mai târziu |
| Dacă doriți o rambursare | 3 ani de la data depunerii declarației sau 2 ani de la data plății impozitului, oricare dintre acestea este mai târziu |
| Dacă doriți să depuneți o cerere de plată în exces pentru o deducere a datoriilor neperformante sau o pierdere din titluri fără valoare | 7 ani de la data scadenței returnării |
| Declarație fiscală frauduloasă sau nicio declarație fiscală depusă | Fara limita |
| Înregistrările proprietății | Termenul de prescripție începe atunci când proprietatea este vândută sau înstrăinată în alt mod. |
Cerințe de stat pentru salvarea înregistrărilor fiscale
Majoritatea statelor din SUA urmează regulile federale IRS pentru păstrarea evidențelor fiscale, dar unele au perioade mai lungi de limitare. Acest articol despre ținerea evidenței fiscale de stat are detalii.
Ce se întâmplă dacă o înregistrare lipsește sau este distrusă?
Ce faceți dacă nu aveți o înregistrare a unei deduceri sau a unei cheltuieli pe care ați solicitat-o pentru impozite?
Dacă, de exemplu, nu aveți un cec anulat sau o chitanță electronică pentru a dovedi o deducere, puteți începe prin a verifica la banca dvs. pentru a vedea dacă are o copie a înregistrării. De asemenea, puteți utiliza o situație financiară a unei bănci sau a unei firme de investiții pentru a arăta tranzacția, atâta timp cât aceasta este „foarte lizibilă”.
Dacă înregistrările dumneavoastră au fost distruse într-un dezastru precum o inundație sau un incendiu, puteți:
- Obțineți copii ale declarațiilor dvs. de impozite utilizând serviciul IRS Get Transcript sau sunați la 800-908-9946 pentru a le comanda.
- Obțineți extrase de carte de credit și extrase bancare de la instituția dvs. financiară.
- Obțineți copii ale înregistrărilor legate de proprietate contactând compania care s-a ocupat de achiziție.
- Luați legătura cu antreprenorii care v-au construit sau remodelat casa. De asemenea, puteți obține descrieri scrise de la prieteni și rude care au văzut proprietatea înainte și după ce aceasta a fost distrusă.
- Pentru proprietatea moștenită, verificați înregistrările instanței sau discutați cu avocatul care s-a ocupat de trust sau de avere.
- Pentru mașini, căutați Kelley Blue Book, Asociația Națională a Dealerilor de Automobile sau Edmunds pentru valorile actuale corecte de piață.
