Вам не нужно далеко ходить, чтобы найти статьи от экспертов по тайм-менеджменту. Успешные гуру и другие ученые мужи порицают встречи и советуют избегать их, сокращать или иным образом отказываться от них. трудолюбивые корпоративные пожиратели времени.
Тем не менее, иногда нам просто необходимо встретиться. Во время совещаний есть несколько четко определенных методов проведения продуктивной встречи. Некоторые методы, которые вы можете использовать при использовании этих методов, помогут вашим встречам стать более продуктивными и гладкими.
Удалите обновления «обходи стол»
Ты знаешь эту встречу. Набить восемнадцать человек в комнате, а затем потребовать, чтобы каждый из них поделился обновлением, которое обычно звучит как попытка оправдать существование.
Генеральные директора и топ-менеджеры печально известны проведением таких совещаний, наивно полагая, что это отличный способ для всех услышать, что происходит в фирме. На самом деле люди в основном отключаются и сосредотачиваются на планировании собственного обновления, которое никто не будет слушать.
Вместо этого вы можете делиться актуальными новостями, в том числе финансовыми результатами, крупными победами клиентов или новостями об инициативах в масштабах всей организации. Кроме того, расширьте предложение для отдельных лиц, чтобы поднять важные вопросы.
Если произошло что-то примечательное и малоизвестное, кто-то должен этим поделиться. Если одной группе нужна помощь другой группы, поднимите запрос. В противном случае не заставляйте всех участников делиться информацией.
Обновления через технологии
Нет необходимости созывать собрание для того, что вы можете найти. Используйте современные технологические инструменты, чтобы ваши рабочие группы постоянно получали актуальное и видимое обновление статуса, где каждый может увидеть его одним щелчком мыши.
Если вам необходимо встретиться, сократите запланированное время встречи вдвое или используйте гибкие подходы и проводите короткие «стоячие» встречи. Будьте суровы в отношении отступлений и отвлекающих факторов, которые удлиняют эти сеансы. Сосредоточьтесь на обмене статусами и требуйте, чтобы люди решали проблемы за пределами этого форума.
Неструктурированные мозговые штурмы
Поработайте над определением темы мозгового штурма и поделитесь ею с приглашенными перед сеансом. Соберите их вклад, объедините и опубликуйте или поделитесь им без ссылки на идеи. Используйте живую сессию, чтобы прыгать и развивать представленные идеи, добавляя их в список.
Не поддавайтесь желанию оценивать идеи на этом сеансе. Включите другие методы, которые минимизируют давление социализации, такие как мозговое письмо. И, прежде всего, консолидируйте идеи и создайте процесс, не связанный с проведением совещаний, для их оценки. После того, как они будут должным образом оценены, заархивируйте их для удобства использования группой в будущих сессиях и ситуациях.
Подробные обзоры операций
Держите глубокие погружения и корпоративные экзамены в тайне и сосредоточьтесь на обмене ключевыми операционными показателями, проблемами и возможностями. Групповое собрание — не время и не место для того, чтобы разорвать на части неэффективную область или человека.
Назначьте повторную встречу на месте, но не подвергайте всех остальных вашему зримому перекрестному допросу по этому вопросу. Не отказывайтесь от ответственности за улучшения, но исключите общественное порицание с ваших встреч.
Избавьтесь от спонтанного принятия решений
Как ни странно, конференц-зал — одно из худших мест для быстрые решения. Поднятие вопроса в первый раз и призыв к решению ставит людей в тупик. Решения обычно требуют информации и подготовки. Они могут не располагать соответствующей информацией или не быть в курсе этого вопроса.
Вместо этого вы можете работать до групповых встреч, чтобы вовлечь ключевых заинтересованных лиц в обсуждение вопросов и вариантов. Запрашивайте их мнение, предлагайте свои взгляды и работайте, чтобы отстаивать общие интересы. Используйте форум встречи, чтобы проверить интересы заинтересованных сторон и определить их рекомендации.
Хотя вы все еще не можете получить немедленное решение без еще одного или двух шагов, вы укрепите свои рабочие отношения с вашей работой перед сессией и сэкономите время в процессе.
Последние мысли
Люди по своей природе существа коллективные. Хотя существует множество технологических инструментов, которые позволяют нам общаться, не находясь в одном и том же месте, иногда полезно быть лицом к лицу.
Используйте это время с умом и продемонстрируйте свое уважение к участникам, организовав встречи, которые минимизируют затрачиваемое время и обеспечивают максимальный обмен высококачественной информацией в безопасной среде.
