Карта закупок, или P-карта, представляет собой форму кредитной карты компании, которая выдается сотрудникам, которые затем могут приобретать товары и услуги. без необходимости обрабатывать транзакцию с помощью традиционной процедуры покупки, такой как использование заявок на покупку или покупка заказы.
Существует ряд различных программ закупочных карт; некоторые предполагают использование только одобренных компанией продавцы, в то время как другие позволяют использовать любого поставщика. Покупки, совершаемые сотрудником с использованием закупочной карты, как правило, небольшие и малоценные. Многие негативные реакции на программы закупочных карточек конкретно направлены на злоупотребление карточками со стороны сотрудников. Однако преимущества программ закупок намного превышают риски и затраты, связанные с функционированием программы.
Преимущества карт закупок
Правительство Соединенных Штатов обнаружило, что покупки на сумму менее 2500 долларов США составляют лишь 2 процента от общих государственных расходов, но на них приходится 85 процентов всех покупок. Поскольку административные расходы на эти небольшие покупки часто превышали фактические расходы в долларах, использование карт закупок увеличилось во многих государственных ведомствах. Одно правительственное учреждение, Министерство торговли, подсчитало, что использование закупочных карточек сэкономило им более 22 миллионов долларов в год на административные расходы и сокращение обработки закупок время. Использование карточек позволило отделам закупок сосредоточить свои усилия на 15 процентах общих расходов на закупки, что составляет 98 процентов общих расходов.
Внедрение внутреннего контроля
Злоупотребление закупочными карточками является заголовком новостей, но эти злоупотребления, особенно в правительстве ведомства часто показывают высокую стоимость в долларах, которая, однако, составляет менее половины одного процента от общий расход. Тем не менее, злоупотребления имеют место, но их можно контролировать, внедрив надлежащий внутренний контроль, чтобы уменьшить потери и злоупотребления.
Сильное руководство руководством имеет решающее значение для успешной программы карточек закупок. Руководству следует четко определить разрешенное использование карты, а также определить и наложить штрафы за просрочку платежей, мошенничество и злоупотребления. Конечно, для реализации средств контроля должны быть предусмотрены процедуры и ресурсы бэк-офиса. Если ресурсов для мониторинга и борьбы со злоупотреблениями карточками закупок недостаточно, то злоупотребления будут продолжаться и увеличиваться, поскольку пользователи видят отсутствие обязательств в программе.
Кто получает карту?
Еще один негативный момент, наблюдаемый в программах карточек для закупок, заключается в том, что компании считают, что им необходимо выдавать карточки всем своим сотрудникам, которые совершают покупки. Это не вариант; выдается закупочная карта, оказывается доверие. Компания должна иметь возможность доверять пользователю карты, поскольку он фактически тратит деньги компании. Должен существовать процесс утверждения, когда сотрудники должны быть отобраны, проверены и утверждены. Если у работника плохая кредитная история, следует ли ему выдать закупочную карту компании?
Установление лимитов расходов
Как и у любой кредитной карты, у пользователя должен быть кредитный лимит. Компании-эмитенты кредитных карт устанавливают для держателей карт лимит в зависимости от их платежеспособности. Владельцам карт закупок компании должны предоставить держателям карт лимит расходов, соответствующий их положению и их вероятным расходам. Например, от человека, работающего ИТ-аналитиком, может потребоваться только покупка чернил для принтера и небольших компьютерных периферийных устройств, что может составлять всего пару сотен долларов в год. Лимит расходов для этого сотрудника должен отражать это, и ему не следует давать общий лимит расходов в размере 2500 долларов США, который может быть предоставлен всему ИТ-персоналу. Лимиты расходов следует периодически пересматривать, чтобы сотрудники получали соответствующий уровень на основе их фактических расходов.
