Резервное копирование данных имеет решающее значение для обеспечения непрерывности вашего бизнеса. Если ваша единственная резервная копия находится на одном настольном/портативном компьютере или мобильном устройстве и она потеряна или украдена, ваши бизнес-данные исчезли. И имея бумажные копии бизнес-данных не является адекватной защитой данных; Что делать, если ваше коммерческое помещение сгорит дотла или подвергнется сильному затоплению? И снова данные, необходимые для ведения бизнеса, могут быть безвозвратно утеряны.
Потери данных
Перефразируя Пола Саймона, есть 50 способов потерять ваши данные:
- Сбой жесткого диска настольного компьютера/ноутбука или повреждение мобильного устройства может сделать ваши данные невосстановимыми.
- Ваш компьютер или телефон могут украсть — взломы предприятий являются обычным явлением, и, согласно статистике ФБР, 97% украденных ноутбуков / настольных компьютеров никогда не возвращаются.
- Данные могут быть удалены случайно (или намеренно удалены недовольным сотрудником)
- Ваш компьютер могут взломать вредоносное ПО
- Ваши учетные записи онлайн-хранилища могут быть взломаны
- Атака программ-вымогателей может сделать ваши файлы недоступными до тех пор, пока не будет выплачена значительная сумма.
Режим резервного копирования данных является обязательным
Для адекватной защиты данных вам необходимо создать систему резервного копирования данных, которая выполняет следующие три шага:
- Регулярно делайте резервные копии бизнес-данных
- Создавайте резервные копии на надежных носителях или в облаке
- Если для резервного копирования используются носители, храните устройства в безопасном месте за пределами офиса.
Основное правило защиты бизнес-данных заключается в том, что если потеря данных помешает ведению бизнеса, сделайте их резервную копию. Программное обеспечение для настольных компьютеров при необходимости можно переустановить, но восстановить детали транзакций или деловой переписки невозможно, если эти файлы потеряны или повреждены без возможности восстановления.
Архив данных против резервного копирования данных
Резервные копии обычно представляют собой периодические краткосрочные образы данных для аварийного восстановления. Между тем под архивированием обычно понимают долгосрочное хранение данных, которые больше не используются регулярно, но при необходимости могут быть восстановлены (например, готовый проект или данные бывшего клиента).
Резервное копирование важных бизнес-данных
Есть два шага к успешному резервному копированию данных;
- Выявление критических данных, для которых требуется резервное копирование
- Осуществление резервного копирования данных по регулярному расписанию
Что должно быть в резервной копии данных? Необходимо регулярно создавать резервные копии всех файлов, которые вы создали и/или изменили. Для многих предприятий это включает в себя все, от файлов бухгалтерского учета до электронной почты.
Все больше и больше бизнес-приложений доступны через облако. Однако если вы используете настольные (не браузерные) приложения, их можно переустановить с носителя или загрузить, поэтому резервное копирование не требуется.
Облачное хранилище
Использование онлайн-сервисов резервного копирования упрощает резервное копирование ваших данных — это лишь одна из причин, по которой облачные вычисления идеально подходит для малого бизнеса. Но облачные сервисы по-прежнему могут быть уязвимы для потери данных в результате взлома или саботажа сотрудников (вспомним недавний случай Американского педагогического колледжа в Индианаполисе, который после уволив сотрудника по информационным технологиям, он обнаружил, что перед уходом он изменил административные пароли к учетным записям в Интернете, что предотвратило доступ колледжа к их учетным записям. данные). Неплохая идея время от времени делать локальные резервные копии облачных данных.
Локальные резервные копии данных
Если вы сохраняете свои данные локально (например, вы не используете облачное хранилище), вы можете упростить резервное копирование, сохранив все файлы, которые необходимо заархивировать, на одном диске вашего компьютера. Например, предположим, что вам нужно создать резервную копию файлов бухгалтерского учета, текстовых документов, электронных таблиц, фотографий и электронной почты.
Проще говоря, учет, Microsoft Office (включая Outlook) и Paintshop Pro на отдельном диске или в отдельной папке упрощает архивирование всех файлов, которые вы создали или изменили с помощью этих программы. Все, что вам нужно сделать, это создать резервную копию диска или папки. После того, как вы выбрали важные данные для архивирования, установить и использовать программу резервного копирования для регулярного архивирования бизнес-данных несложно.
Рекомендуется выполнять резервное копирование данных каждую ночь. Существует множество доступных программ для резервного копирования, которые позволяют вам установить расписание автоматического резервного копирования ваших данных. Программное обеспечение для резервного копирования, которое также архивирует и шифрует файлы, экономит место на диске и повышает безопасность данных.
Храните резервные копии данных на месте только в том случае, если они хранятся в несгораемом, неразрушимом сейфе. Инвестиции в ленточный накопитель или внешний жесткий диск и тщательное соблюдение регулярного резервного копирования данных расписание не поможет, если все ваши резервные копии данных находятся в одном месте, и это место поражено катастрофа. Чтобы быть по-настоящему безопасными, ваши резервные копии должны храниться вне офиса. (Резервное копирование в облаке не устраняет эту проблему полностью, но, безусловно, лучше, чем во многих физических хранилищах.)
Некоторые предприятия хранят свои резервные копии данных в сейфах в банках. Плата за сейф не облагается налогом, если вам нужен дополнительный стимул. Другие владельцы малого бизнеса хранят несколько резервных копий своих записей в домах разных друзей или членов семьи. На самом деле не имеет значения, где вы решите их хранить, если сайт, который вы выбрали для резервного копирования данных за пределами сайта, является безопасным и у вас есть к нему постоянный доступ.
Онлайн-сервисы резервного копирования
Для максимальной безопасности убедитесь, что вы используете надежные пароли, регулярно меняйте их и убедитесь, что резервные копии файлов зашифрованы (поскольку облачное хранилище является общим, поставщики облачных услуг обычно шифруют пользовательские данные).
USB-накопители
Емкость USB-накопителей постоянно увеличивается, и они идеально подходят для быстрого резервного копирования данных. Несмотря на то, что они не обладают емкостью внешних жестких дисков, они обладают высокой скоростью передачи данных и очень портативны. Вы можете легко создавать резервные копии данных на USB-накопителе и выносить их за пределы офиса. Поскольку в них нет движущихся частей, USB-накопители очень надежны.
Внешние жесткие диски
Для малого бизнеса рекомендуется покупка и использование внешнего жесткого диска для резервного копирования данных. Внешние жесткие диски недороги по сравнению с системами ленточных накопителей. Они также просты в использовании; просто подключите жесткий диск к USB-порту вашего компьютера. Большинство внешних жестких дисков поставляются с программным обеспечением для резервного копирования.
Хранилище в локальной сети (LAN)
Если у вас есть локальная сеть (LAN), вы также можете создавать резервные копии файлов на другом компьютере или сервере. Однако, если резервная машина находится в том же месте, она может быть уязвима для кражи или повреждена в результате пожара или наводнения. Для предотвращения кражи сервер может быть установлен в закрытой клетке, шкафу или чулане.
Ленточное хранилище
Если у вас есть большие объемы данных для резервного копирования (или вы хотите создавать и сохранять регулярные полные архивы данных для долгосрочного хранения), резервное копирование на магнитную ленту является лучшим вариантом. Они очень надежны и могут хранить огромные объемы данных.
Сделайте резервную копию или рискуете потерять ее
Не рискуйте потерять свои бизнес-данные. Лучшая защита от такой катастрофы — надлежащая защита данных. Создавая систему резервного копирования, которая включает в себя регулярное архивирование и резервное копирование ваших бизнес-данных и должным образом, вы гарантируете, что ваш бизнес сможет выдержать любой шторм, с которым он сталкивается, и нести на. Помните - резервных копий данных никогда не бывает слишком много!
