Одной из определяющих характеристик проекта является то, что он длится в течение фиксированного периода времени. Это может быть от нескольких недель до нескольких лет, а в некоторых случаях, для крупномасштабных строительных проектов или общественных работ, и десятилетий.
Чтобы отслеживать прогресс на этом пути и обеспечивать достижение основных результатов в соответствии с графиком, менеджеры проектов используют контрольные точки.
Веха проекта — это задача с нулевой продолжительностью, которая означает достижение в проекте. Они используются как способ показать движение вперед и прогресс, а также показать людям, что происходит, даже если они не имеют детальных знаний о задачах, связанных с достижением цели. В этом отношении они очень полезны для общения с заинтересованными сторонами и установления ожиданий.
Когда использовать вехи проекта
Вехи в управлении проектами используются для обозначения:
- Начало важных этапов работы
- Окончание важных этапов работы
- Сроки
- Когда принимается важное решение
- Другие фиксированные моменты времени, которые необходимо особо указать
Как часто ставить вехи в вашем плане
Учебный курс может порекомендовать вносить этапы в ваш план примерно раз в месяц. Это хорошо и является хорошим эмпирическим правилом, но вы должны использовать свое профессиональное суждение. В некоторые месяцы может быть много активности, когда важные встречи отмечаются как вехи, принимаются решения и закрытие одной фазы и начало другой.
В другие месяцы вы можете быть сосредоточены на исполнении, имея очень немногое, если вообще что-либо, на что вы можете навесить веху.
В целях отчетности полезно придумать причину для достижения вехи хотя бы один раз в каждом отчетном цикле.
Как вехи представлены на диаграмме Ганта
Вехи являются одним из компоненты диаграммы Ганта и показаны на графике ромбом. Они не отображаются как обычные задачи, потому что имеют нулевую продолжительность: другими словами, они не занимают никакого времени. Для целей планирования на диаграмме Ганта они просто случаются.
Если вы не используете диаграммы Ганта, вы все равно можете использовать вехи. Вот 5 альтернатив диаграммам Ганта: вы все еще можете включать вехи в свой план, используя их.
Если вы хотите сохранить личную организованность, а ваше программное обеспечение для управления проектами не полностью интегрировано в ваш календарь, вы можете скопировать и вставить ключевые даты в свой дневник. В зависимости от того, как вам нравится работать, это может напомнить вам о том, что должно произойти.
Как назвать вехи
Вехи должны иметь четкое описание в расписании вашего проекта, но не подразумевающее, что они являются задачей. Поэтому их следует называть не «Получите согласие на переход к этапу 2», а «Начало этапа 2». Если вы хотите отразить усилия по достижению соглашения о переходе к этапу 2, добавьте задачу непосредственно перед вехой, чтобы покрыть ее.
Вехи должны описывать момент времени, который они представляют, следующим образом:
- Фаза тестирования завершена
- PID утвержден
- Заключен договор
Многие менеджеры проектов также предпочитают нумеровать свои вехи для удобства поиска. Если вы используете структуру декомпозиции работ, вы можете использовать нумерацию из нее. В противном случае можно использовать M1, M2 и т. д., чтобы было понятно, о чем вы говорите. Четкая структура именования становится более важной по мере увеличения количества вех, поэтому подумайте, как вы собираетесь это делать, если ваш проект длится несколько месяцев.
Как получить подписанные вехи
Вехи являются частью расписания вашего проекта, поэтому, когда ваше расписание определено, вы должны считать, что ваши вехи подписаны.
Если вам нужно изменить даты ваших вех, то вы должны использовать свой стандартный процедура контроля изменений для внесения корректировок в ваш план. Это может быть так же просто, как поговорить со спонсором вашего проекта и сообщить ему, почему даты должны измениться, или столь формальным, как составление нового рекомендованного графика и передача его комитету по планированию для ратифицирован.
Лучше всего решить, каким будет ваш процесс подписания вех, если таковой имеется, до того, как вам понадобится его использовать, чтобы вы не теряли время впустую, когда вам нужно внести изменения.
Использование вех для коммуникации
Вехи полезны для коммуникации и отчетности, потому что они представляют собой минимальные контрольные точки в плане. Другими словами, если вы уберете все остальные задачи, вы все равно сможете видеть, что происходит, и продолжать продвигать проект, используя только контрольные точки.
У вас должна быть возможность вытащить вехи и поместить их на панель инструментов или в отчет по проекту. Они должны рассказывать историю проекта достаточно подробно, чтобы удовлетворить людей, перед которыми вы отчитываетесь, обычно это ваш спонсор проекта или другая исполнительная группа, такая как руководящая группа (или проектная доска). Каждый месяц или с той частотой отчетов, которую вы используете, вы можете показывать, какие вехи были достигнуты.
Отчетность по вехам довольно проста и часто оформляется в виде таблицы. Вы перечисляете описание вехи, дату, когда она должна была быть выполнена, а затем новую прогнозируемую дату. Когда веха достигнута и может быть отмечена как завершенная, вы также добавляете эту дату. Будем надеяться, что она совпадет с прогнозируемой датой, но проекты не всегда так срабатывают.
Такая таблица делает очевидным, что было завершено, а что осталось незавершенным. Вы сможете спланировать ответ на вопрос: «Почему мы не достигли этого рубежа?» прежде чем пойти и встретиться со своим спонсором или отправить отчет.
Если план вашего проекта очень длинный и у вас много этапов, вам будет проще отбрасывать выполненные этапы в каждом отчетном цикле. Сообщайте только о вехах, которые ожидаются или завершены в этом месяце: в следующем месяце снимите все, что было завершено в прошлом в месяц, поэтому вы не будете постоянно увеличивать объем отчета, рассказывая людям о работе, которую они уже знают. законченный.
Вехи — это действительно полезный инструмент управления проектами для планирования, составления графиков и отчетности, и они просты в использовании. Включите некоторые из них в свой план следующего проекта, отслеживайте их, и вы обнаружите, что узнаете, какая частота лучше всего подходит для вас.
Как и все в управлении проектами, используйте их гибко, чтобы получить желаемый результат, используя эти советы и рекомендации для информирования ваших собственных решений.
