Как создать справочник сотрудника

Даже если в вашем бизнесе всего один сотрудник, вам нужен справочник для сотрудников, в котором указаны все ваши политики, процедуры и льготы. Политики гарантируют, что вы обращаетесь со всеми сотрудниками справедливо и справедливо, а процедуры — это «инструкции», которые помогают вам выполнять операции без сбоев.

Если вы соберете все в справочнике и потребуете, чтобы ваши сотрудники прочитали его, это может сделать вашу жизнь как начальника проще, а ваших сотрудников — более ясной, содержательной и уверенной.

Создание справочника сотрудников

В вашем справочнике должно быть несколько разделов, в том числе:

• Введение
• Политики
• Преимущества
• Процедуры

Введение

Введение к справочнику для сотрудников должно содержать больше, чем несколько слов о вашей компании. Он позволяет вашим сотрудникам понять важность справочника и включает в себя место для подписи, подтверждающее, что они прочитали руководство. Вы можете включить:

• История вашего бизнеса
• Ваше заявление о цели или миссии
• Приветственное письмо
• Заявления компании, в том числе заявление о трудоустройстве по собственному желанию, равных возможностях трудоустройства, отказе от вымогательства и политике против домогательств на рабочем месте.

Включите документ с подписью сотрудника отдельно от справочника. Убедитесь, что каждый сотрудник подписывает документ о том, что он прочитал и понял руководство. Включите подтверждение в личное дело каждого сотрудника.

Политика сотрудников

Первый основной раздел вашего руководства для сотрудников содержит политику сотрудников. Эти политики предоставляют сотрудникам информацию о ваших ожиданиях от них.

Посещаемость и пунктуальность

Включите раздел о том, что сотрудники должны быть на работе каждый день и вовремя. Дайте определение «чрезмерным» прогулам и «привычным» опозданиям.

Перерывы, обеденное время, комната отдыха для персонала

Могут ли сотрудники брать перерывы в любое время или есть определенное время перерыва? Как насчет обеда? Опишите протоколы перерывов и использования комнаты отдыха для персонала.

Компьютерное программное обеспечение и документы

Информируйте сотрудников о законы об авторском праве относящиеся к документам. Какие документы нельзя копировать? Какое программное обеспечение можно скопировать? Где находятся лицензии на программное обеспечение и что они говорят?

Конфиденциальность

Укажите политику, касающуюся деловых вопросов и вашей компании. коммерческая тайна.

Дары

Сотрудники не должны принимать подарки от клиентов, за исключением очень маленьких жетонов.

Дисциплина и увольнение

Опишите дисциплинарные процедуры, включая предупреждения, как письменные, так и устные. Включите процесс подачи апелляций даже для небольшого офиса, чтобы сотрудники чувствовали, что им есть к кому обратиться. Опишите обстоятельства, при которых работа может быть прекращена. За сколько дается уведомление? Как оплачивается накопленный отпуск?

употребление наркотиков и алкоголя; Политика в отношении курения

Укажите, что употребление наркотиков или алкоголя на территории компании является основанием для немедленного увольнения. Вы разрешаете курить на территории компании? если да, то где?

оценки

Расскажите сотрудникам, как и когда вы проводите обзоры эффективности.

Статус сотрудника: полный рабочий день, частичная занятость

Опишите количество часов в неделю, необходимых для полной занятости (32? 35? 40?). Имеют ли сотрудники, занятые полный рабочий день, льготы (например, медицинское страхование), которых нет у сотрудников, занятых неполный рабочий день? Получают ли совместители оплачиваемый отпуск?

Офисный дресс-код

Вы можете включить общее заявление о соблюдении политики в отношении одежды, будь то деловая или более формальная. И если сотрудники должны носить определенную униформу, кто за это платит? Кто платит за уборку?

Ориентация и обучение новых сотрудников

Опишите программу обучения и ориентации на рабочем месте в вашей компании. Оплачивается ли ориентировочное время?

Периоды оплаты/табели рабочего времени/зарплаты/сверхурочные

Как часто работники получают зарплату? (Период оплаты может быть разным для наемных и почасовых работников.) Подчеркните, что табели учета рабочего времени/карты учета рабочего времени должны вестись всеми работниками; когда они должны быть сданы? Укажите, когда сотрудники имеют право на сверхурочную работу.

Парковка для сотрудников

Опишите вашу парковку и любые ограничения на ее использование. Нужна ли сотрудникам парковочная карта для въезда на парковку? Как осуществляется мониторинг лотов?

Личные телефонные звонки, использование социальных сетей и посетители

Опишите свою политику в отношении посетителей, использования социальных сетей и совершения личных телефонных звонков в рабочее время.

Испытательный срок

Рекомендуется указать период времени, обычно не превышающий 90 дней, в течение которого новый сотрудник оценивается и занятость является «временной» или «по желанию». Вы можете скорректировать оплату после этого испытательного срока, чтобы обеспечить стимул для нового сотрудник.

Отставки

Ты можешь рпотребовать, чтобы сотрудник, желающий уйти в отставку, уведомил вас об этом не менее чем за две недели.

Дни погоды

Опишите, как и когда вы будете уведомлять сотрудников, если бизнес закрыт из-за плохой погоды. Включите заявление о том, как вы будете относиться к выходным дням сотрудников из-за погодных условий, когда бизнес останется открытым.

Выплаты работникам

Оплачиваемый отпуск (отпуск, личное время, больничные)

Нет федерального закона, который требует, чтобы вы платили сотруднику за отгулы, включая отпуска, личное время или время болезни, но в некоторых штатах есть требования по предоставлению сотрудникам отгулов. Есть несколько способов решить, как решить эти проблемы с выходными. Поговорите со специалистом по кадрам или со своим адвокатом.

Каникулы

Никакой федеральный закон не требует выплаты отпускных; если ваш бизнес закрыт на праздник, вам не нужно платить за это время. Какие оплачиваемые отпуска вы предоставляете? Перечислите конкретные праздники для каждого года. Вы можете решить менять праздники из года в год, но обычно вам нужно будет сохранять одно и то же число. Должны ли вы требовать от сотрудников работы накануне и на следующий день после праздника, чтобы получить отпускные? Не нужно оплачивать отпуска совместителям, даже если их получают штатные сотрудники.

Жюри

Закон о справедливых трудовых стандартах не требует оплаты за отгулы, в том числе обязанности присяжного заседателя. Некоторые штаты требуют, чтобы работодатели платили работникам, которых просят работать в составе присяжных.

Листья отсутствия

Несмотря на то, что вы не обязаны предоставлять оплачиваемый отпуск в соответствии с положениями Закон о семейном отпуске по болезни. но некоторые листья защищены FMLA, если они предназначены для определенных целей.

Военный отпуск

Как вы будете относиться к сотрудникам, призванным на действительную службу? Смотрите эту статью о Закон о правах на трудоустройство и повторное трудоустройство в Единых службах (USERRA) и поговорите со своим адвокатом о требованиях работодателя.

Периоды ожидания

Должны ли сотрудники ждать определенное время, чтобы получить пособие? Могут ли работники, находящиеся на испытательном сроке, начать начислять (накапливать) пособия?

Процедуры для сотрудников

В этом разделе перечислите все общие процедуры, в которых участвует сотрудник, в том числе:

• Финансы и бухгалтерский учет
• Расчет заработной платы
• Административный
• Продажи
• Маркетинг и реклама
• Инвентаризация, отгрузка и покупка

Два последних шага

Свяжитесь со своим юридическим отделом, чтобы убедиться, что все сделано правильно и соответствует всем законам штата и федеральным законам.

Затем распечатайте копии своего справочника и раздайте их всем сотрудникам. Убедитесь, что вы получили подписи от всех, что они все прочитали и все поняли. Храните эти подписи в файле.