Документация представляет собой письменный и сохраненный отчет о событиях, связанных с работой сотрудника. Эти записи состоят из правительственных и обязательных по закону элементов, документов, требуемых политикой компании, и практика, документы, предложенные в соответствии с передовой практикой управления персоналом, а также формальное и неформальное ведение записей о занятости события.
Документация о трудовой книжке
Запись документации сотрудника представляет собой письменный отчет о его или ее действиях, обсуждениях, коучинг производительности инциденты, засвидетельствованные нарушения политики, дисциплинарные меры, положительный вклад, вознаграждение и признание, расследования, невыполнение требований и целей, оценка эффективности, и более.
Думайте о документации по трудоустройству как об истории отношений сотрудника с вашей организацией — хороших и плохих.
Ведение этих записей позволяет работодателю и работнику сохранять письменную историю событий и обсуждений, имевших место в связи с каким-либо конкретным событием. Документация о трудовых отношениях представляет собой письменный отчет, который может быть необходим для поддержки таких действий, как работник.
Документация о сотрудниках, когда это необходимо, обычно бывает как положительной, так и отрицательной. Это факт, а не суждение. Он описывает события по мере их возникновения, а не на основе мнений и мыслей наблюдателя о событии. В документации также описаны действия, которые были предприняты в известных случаях, таких как официальное признание сотрудников или принятие дисциплинарных мер.
Помните, что вам необходимо создавать документацию как можно ближе к моменту возникновения инцидента, чтобы записи были своевременными, подробными и точными.
В судебном разбирательстве документация о прошлой работе сотрудника часто имеет решающее значение для исхода, который работодатель получает от события. Цель состоит в том, чтобы составить объективную картину производительности сотрудника, не сосредотачиваясь исключительно на негативных событиях.
Типы документации
Политики, процедуры, справочник сотрудника, и планы развития производительности также формы документации, которые фиксируют ожидаемое поведение сотрудника и требования к рабочему месту для поддержания упорядоченного и справедливого рабочего места, на котором сотрудники знают, что от них ожидается.
Записи также представляют собой письменные заявления обвиняемого, обвинителя и свидетелей враждебных событий на рабочем месте, которые связаны с неправомерными действиями сотрудников, такими как сексуальное домогательство или иное серьезное правонарушение.
Эта документация также включает постоянные записи, такие как подписанное заявление о приеме на работу, письменное рекомендации по трудоустройству, материалы заявки, такие как резюме и сопроводительные письма, а также проверки биографических данных. Держится в стороне от личное дело сотрудника, другие документы, такие как форма I-9 (который подтверждает право сотрудника на работу в США) также ведется, как и медицинские записи, записи FMLA и т. д.
Документация также может быть неформальной, как, например, в отчете менеджера о его или ее беседах с сотрудником в течение года. Важно что менеджеры вести эту документацию по всем подотчетным сотрудникам. Ни один сотрудник не должен быть выделен из-за производительности для документирования. Такое обращение с одним работником иначе, чем с другими, впоследствии может быть истолковано как дискриминация.
Документация может быть официальной и храниться в личном кабинете работника. личное дело. Ожидается, что сотрудники подпишут эту документацию, чтобы подтвердить, что они получили копию и полностью ознакомились с ее содержанием. Подпись работника не означает согласие с утверждениями в документации.
Использование документации
Также рекомендуется документировать критические инциденты, как положительные, так и отрицательные, чтобы у менеджеров была запись о производительности сотрудников за определенный период времени.
Организации могут использовать документацию, которую они хранят, другими способами. Они могут включать в себя процедуры, рабочие инструкции и инструкции по компьютерному программному обеспечению, чтобы назвать несколько, но для целей функции человеческих ресурсов это обычное использование документации. В следующем разделе приведены инструкции о том, как документировать соответствующим образом.
Образцы документации по производительности
Документация о результатах работы сотрудника позволит вам дисциплина, прекратить или справедливо продвигать вознаграждение и распознавать сотрудники. Без документации обосновать любое из этих действий сложно и потенциально рискованно для работодателя.
Работодатель должен избегать любых возможных обвинений в дискриминационное отношение к работникам. Если оставить в стороне все юридические вопросы, хорошие работодатели хотят создать рабочую среду, которая была бы справедливой, последовательной и поддерживала цели сотрудников и планы карьеры.
Эта среда поддерживается профессиональным документированием менеджером результатов работы сотрудников — как хвалебного поведения, так и действий, требующих исправления или улучшения. Как документировать их, подробно обсуждалось ранее. Следующие ситуации дают вам больше примеров соответствующей документации.
Документирование опозданий и прогулов
Неправильный:
Марк обычно опаздывает на работу. Марк пропускает слишком много работы.
Верно:
1 апреля: Марк заболел и пропустил восемь часов работы.
4 апреля: Марк пришел на работу в 10 утра, опоздав на два часа от запланированного времени начала.
6 апреля: Марк записался на прием к врачу, а затем остался дома, чтобы установить новую печь.
12 апреля: Марк заболел и пропустил восемь часов работы.
Документирование производительности
Неправильный:
Мэри ненадежна. Она почти никогда не делает то, что обещала сделать.
Верно:
2 мая: Мэри пообещала, что первый проект предложения по продукту будет доступен для ознакомления на сегодняшней еженедельной встрече. Мэри не представила проект документа, как ожидалось. Сказала, что была слишком занята, и люди, в чьей помощи она нуждалась, не вернулись с ней.
Менеджер ответил: Какая помощь вам понадобилась? Информация? Кто не ответил вам и что вам нужно от них?
Карлу и Майклу нужно было сообщить Мэри о своих успехах.
Что делает вас настолько занятым, что у вас не было времени выполнить свое обязательство? Берет на себя слишком много обязательств с ограниченным количеством часов для их выполнения.
Что я могу сделать, чтобы помочь вам?
Когда вы сделаете проект документа доступным для ознакомления?
В заключение
В этих примерах представлен обзор того, как выглядит эффективная документация по сравнению с документацией, написанной неправильно. Следуйте этому совету, чтобы эффективно и законно документировать политики, производительность и события на вашем рабочем месте.
Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является официальной, не гарантирует точность и законность. Сайт читает мировая аудитория итрудовое законодательство и правила варьируются от штата к штату и от страны к стране. Пожалуйста обратиться за юридической помощью, или помощь государственных, федеральных или международных государственных ресурсов, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.
