Работодателю рекомендуется поддерживать личное дело для каждого работника. Документация о трудовой деятельности, записи о вкладе и достижениях, дисциплинарные взыскания, Акции, планы развития производительностии многое другое относится к личному делу. Ответственные и осторожные работодатели также хранят более одного личного дела, поскольку каждый тип файла имеет содержание, соответствующее их цели.
У работодателя есть веские причины хранить несколько личных дел — некоторые из них юридические, а некоторые — в целях наилучшей практики трудоустройства. Документация необходима, чтобы работодатель имел точное представление о трудовой биографии сотрудника. Документация, подтверждающая решения работодателя и может защитить работодателя в судебном процессе — сохранено правильно.
содержание личного дела предоставить исторический обзор важных событий в течение карьеры сотрудника. Они поддерживают решения, которые принимаются в отношении сотрудника и его или ее карьеры. Они демонстрируют обоснование работодателя при приеме на работу
Разные рекомендации связаны с разными типами личных файлов
Поскольку рекомендуются несколько типов личных дел, с каждым типом личных дел связаны разные правила и рекомендации в отношении того, где они хранятся и кто имеет к ним доступ.
Например, в большинстве организаций руководитель сотрудника не имеет доступа к общему личному делу. Они ожидают, что менеджеры будут хранить соответствующую документацию в своем личном личном деле, а не в официальном личном деле.
- Каждый тип личного дела имеет свою причину существования и разное содержимое в зависимости от этой причины.
- Каждый тип личного дела хранится по-разному.
- В большинстве организаций доступ к личному делу ограничен определенными сотрудниками. Многие организации ограничивают доступ к персональным файлам только персоналом отдела кадров. Различные типы личных файлов также имеют разные правила доступа.
- Доступ сотрудника к его или ее личному делу разрешен, но большинство работодателей устанавливают руководящие принципы для доступа сотрудников с помощью политики доступа к личному делу в справочник сотрудника. (В разных штатах и юрисдикциях действуют разные правила, поэтому будьте в курсе требований для вашего местоположения.)
- Отдел кадров владеет и несет ответственность за личные дела сотрудников.
Рекомендуемые личные дела
Вот рекомендуемые типы личных дел и что вам нужно знать о работе с ними.
Личный кабинет сотрудника
Это основное личное дело, которое ведет работодатель для каждого работника. В личном деле хранится трудовая книжка каждого сотрудника. Это то, что вам нужно знать о личном деле сотрудника.
Медицинский файл
Работник медицинская карта имеет серьезные юридические ограничения, которые работодатель должен знать и учитывать. Вот что вам нужно знать о конфиденциальности и содержании медицинской карты сотрудника.
Файл расчета заработной платы
Доступ сотрудника к сотруднику файл платежной ведомости является менее ограничивающим, чем доступ к медицинскому или личному делу. Файл платежной ведомости содержит информацию о заработной плате, выбор преимуществ, изменения ставок заработной платы, штрафы и другие юридические документы, влияющие на заработную плату сотрудника. Различные сотрудники бухгалтерского учета и отдела кадров имеют доступ к информации в файле платежной ведомости.
Файл формы I-9 для сотрудников
Из-за прав доступа различных государственных учреждений вы следуете передовой практике, ведя отдельный файл для всех форм I-9 сотрудников. Вы же не хотите, чтобы государственные органы копались в вашем основном личном деле сотрудников. Узнайте больше о хранении форм I-9.
Политика доступа к персональным файлам для сотрудников
Вы хотите, чтобы каждый сотрудник знал, что находится в его или ее личном деле, но вам необходимо контролировать целостность, полноту и тщательность файла. Сохранение конфиденциальности сотрудников и работодателей и ограниченный доступ обеспечиваются политикой доступа к персональным файлам.
Что не следует включать в личное дело сотрудника
Ищите рекомендации по контенту, который никогда не следует включать в личном деле сотрудника? Вот мои лучшие рекомендации относительно контента, который вы хотите сохранить либо в отдельном неформальном месте, либо вообще не сохранять. Сохранение ненужной и чисто субъективной документации может навредить вам.
Документация
Вы знаете, что такое документация? Слово документация часто всплывает в мире занятости и человеческих ресурсов. Но значение документации и почему вы можете захотеть документировать определенные события занятости, подробно освещены в этой статье.Важность документации в управлении персоналом." Взгляните, потому что надлежащая документация необходима для точных файлов занятости.
Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является официальной, не гарантирует точность и законность. Сайт читает мировая аудитория итрудовое законодательство и правила варьируются от штата к штату и от страны к стране. Пожалуйста обратиться за юридической помощью, или помощь государственных, федеральных или международных государственных ресурсов, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.
