Письма с выговором — это письма, написанные менеджером для официального заявления о проблеме с производительностью, которую сотрудник должен улучшить. Письма с выговором часто являются шагом в формальном дисциплинарная мера процесс, который может привести к дополнительным дисциплинарным взысканиям в отношении работника вплоть до увольнения, если работник не исправится.
Письма о выговоре являются важным компонентом в документации проблемы производительности сотрудника для работника и работодателя. Письменные выговоры четко и конкретно указывают на эффективность, которую необходимо улучшить, и на последствия, если работа не улучшится.
Эти официальные деловые письма обычно следуют после любых попыток словесного обучения со стороны руководителя. Тем не менее, они часто предшествуют словесному исправлению сотрудника, которое называется устным предупреждением или формальным устным предупреждением. Все шаги должны быть сосредоточены на проблеме с производительностью или связанных с ней проблемах с производительностью.
Компоненты выговора
Эффективные выговоры имеют несколько общих компонентов. У них должно быть четкое изложение проблемы или проблемы с производительностью, которую сотрудник должен улучшить. В письме может быть перечислено несколько примеров того, как сотрудник может изменить свою работу, чтобы соответствовать ожиданиям в отношении производительности. Приведение примеров дает сотруднику общую картину — общий смысл — во всем. ожидания менеджера и компании.
Если уместно, включите график, в течение которого производительность сотрудника должна улучшиться. Эта ссылка может быть в форме срока или даты окончания, когда менеджер повторно оценит производительность сотрудника.
Объясните, как неэффективность влияет не только на сотрудников, но и на рабочее место и на успех организации. Письмо с выговором также должно содержать четкое заявление о последствиях, которые может ожидать сотрудник, если его производительность не улучшится, как описано в письме с выговором.
Важность подписей
Подпись руководителя или руководителя работника важна, когда речь идет о выговорах. Письмо обычно содержит заявление о том, что подпись работника свидетельствует о том, что он получил письмо. Это не обязательно означает, что они согласны с его содержанием. Вы должны быть конкретными в формулировках, чтобы сотрудник понял, что он подтверждает получение письма, а не правонарушение.
Дайте возможность ответить сотруднику
Вы должны дать сотруднику возможность ответить на вопросы, поднятые в письме с выговором. Возражение должно быть в письменной форме, датировано и подписано работником. Сотрудник может соглашаться, не соглашаться, выражать раскаяние и так далее. Опровержения, написанные работником, прилагаются к оригиналу письма о выговоре.
Образец письма о выговоре
Это образец выговора. Скачать образец приказа о выговоре (совместимо с Google Docs и Word Online) или см. ниже дополнительные примеры.
Образец выговора №1 (текстовая версия)
Кому: Джеффри Джонс
От: Джордж Петерсон
Дата: 1 сентября 2018 г.
Re: Письмо с выговором
Это официальное письмо с выговором, уведомляющее вас о том, что ваша работа не соответствует ожидаемому уровню вклада. В вашей работе в качестве технического эксперта по поддержке клиентов требования к работе были разработаны всей группой экспертов по технической поддержке и их руководителем. Это означает, что они являются принятым стандартом для работы каждого специалиста службы технической поддержки.
Вы не выполняете следующие действия.
- Количество клиентов, которых вы обслуживаете за неделю, на 30% ниже стандарта, которого придерживаются остальные специалисты техподдержки.
- Уровень сложности проблем, на которые вы решаете ответить, на 40% ниже стандарта, которого достигают остальные сотрудники.
- Продолжительность времени, которое клиенты проводят с вами по телефону, превышает время остального персонала на 25%.
Как видите, по трем наиболее важным параметрам вашей работы вы не преуспеваете. Ваш руководитель много раз разговаривал с вами, и вы прошли дополнительное обучение. Следовательно, мы считаем, что вы не желаете выступать. Это отрицательно сказывается на рабочей нагрузке остального технического персонала.
Мы должны увидеть немедленное улучшение во всех трех областях деятельности, иначе будут применены дополнительные дисциплинарные меры вплоть до увольнения. Мы верим, что вы можете стать лучше. Мы должны увидеть немедленное улучшение.
Джордж Петерсон, супервайзер
Мариан Демарк, менеджер по персоналу
Образец выговора № 2 (текстовая версия)
Кому: Линда Родригес
От: Мэри Уилмонт
Дата: 1 сентября 2018 г.
Re: Письмо с выговором
Цель этого письма с выговором — официально уведомить вас о том, что ваше присутствие негативно влияет на вашу способность выполнять свою работу. Несмотря на то, что наемные работники, освобожденные от налога, не обязаны работать определенное время, сорокачасовая рабочая неделя является стандартной и ожидаемой.
Вы не появлялись на работе хотя бы один день в неделю с момента поступления на новую работу и работаете всего тридцать два часа в неделю. Ваш менеджер проинформировал вас о наличии свободного времени FMLA по личным или семейным медицинским вопросам. Он также спросил вас, нужно ли вам жилье, чтобы вы могли эффективно выполнять свою работу.
Он предложил вам посетить отдел кадров, чтобы обсудить эти вопросы и вашу явку. Вы отказались от всех трех возможностей, которые мы предложили вам, чтобы помочь вам улучшить эту плохую производительность.
Реальность такова, что вы не можете выполнить свою работу менее чем за сорок часов. Вы срываете сроки выполнения своих рабочих заданий, и ваше опоздание отрицательно сказывается на работе ваших коллег из отдела маркетинга. Они пропускают свои сроки в результате вашей неспособности выполнить.
Кроме того, ваша незавершенная работа, когда вы назначаете ее своим коллегам, приводит к перегрузке их рабочей нагрузки, поскольку у них уже есть работа, требующая сорока часов работы в неделю. Это несправедливо, и мы не потерпим такого негативного воздействия на рабочее место, начиная с сегодняшнего дня.
Мы должны увидеть немедленное улучшение вашей посещаемости, иначе мы уволим вас с работы. Это означает, что вы должны посещать работу пять дней в неделю. Если вы не будете посещать работу пять дней в неделю, вы не сможете достичь целей, ради которых вас наняли.
Наши стандартные правила оплачиваемого отпуска предусматривают шесть оплачиваемых дней отпуска по болезни и два дня отпуска по личным обстоятельствам, которые вы должны использовать в течение года. Заявление на отпуск необходимо подать заранее.
Вы уже использовали четыре своих больничных дня и все свои личные дни с вашим текущим отсутствием. Мы не планируем уделять вам больше времени. Это оставляет вам только два больничных дня и оплачиваемый отпуск, который вы должны запросить заранее.
Если вы отсутствуете сверх доступного оплачиваемого отпуска, мы уволим вас с работы. Мы надеемся, что вы понимаете, насколько вы близки к потере работы. Вы больше не будете получать предупреждений.
С уважением,
Мэри Уилмонт, менеджер
Томас Криденс, директор по персоналу
Подтверждение сотрудником получения
Важно создать бумажный след действий сотрудника по выговору. Этот процесс позволяет создать доказательство того, что сотрудник был надлежащим образом уведомлен о проблемах и что были предприняты шаги, такие как консультирование, для исправления ситуации.
Просто подтверждение получения для руководства уточняется, что работник получил выговор.
