Каковы причины для аутсорсинга расчета заработной платы?
Даже если у вас всего несколько сотрудников, вы можете решить передать расчет заработной платы на аутсорсинг, то есть передать обработку платежных ведомостей и другие обязанности по расчету заработной платы кому-то другому. Ниже приведены некоторые соображения, которые помогут вам принять решение об аутсорсинге.
Сначала мы рассмотрим ситуации, в которых вы, возможно, захотите рассмотреть возможность аутсорсинга своей заработной платы, а затем некоторые варианты аутсорсинга.
Аутсорсинг заработной платы снижает затраты на работу
Если вы просто платите офисным работникам, вы можете рассчитать заработную плату, умножив часы на ставку, и определить, причитаются ли какие-либо сверхурочные.
Но если вы производите продукт, вам нужно знать затраты труда на каждый продукт, чтобы вы могли определить себестоимость проданных товаров.
Позвольте сервису иметь дело с несколькими штатами и местами
Если у вас есть сотрудники более чем в одном штате, вы должны соблюдать требования по уплате подоходного налога штата и отчетности по нему. Если ваш бизнес работает в разных городах, у вас также могут быть местные подоходные налоги, которые нужно удерживать, платить и отчитываться.
Расчеты удержания сложны
Расчет суммы удержания для сотрудников сложен. Вкратце, вы должны:
- Определите удержание федерального подоходного налога на основе формы W-4 сотрудника (которую можно менять так часто, как хочет сотрудник).
- Определить удержание штата для штатов с подоходным налогом на основе штата W-4.
- Определите налоги FICA на заработную плату в размере 7,65% (и вы должны следить за высокооплачиваемыми работниками, чтобы убедиться, что их социальная Удержание страхового взноса ограничено максимальным значением в течение года, и чтобы начать удержание дополнительного взноса в Medicare. налог.
Даже начисление заработной платы только одному сотруднику может занять много времени, потому что вы должны производить платежи и подавать необходимые отчеты точно так же, как если бы у вас было много сотрудников.
Избегайте попыток следить за сроками
Оплата и отчетность по налогам на заработную плату (федеральные и государственные, удержанные, налоги FICA, пособия по безработице и работникам, а также отдельные варианты заработной платы штата) могут быть пугающими.
Помните, однако, что пропущенный срок оплаты или отчетности может стоить вам денег в виде штрафов и пеней. Аутсорсинг расчета заработной платы, даже с несколькими сотрудниками, — это вариант, который многие работодатели рассматривают на ранних этапах своего бизнеса. Это может быть правильным вариантом для вашего бизнеса, в зависимости от ваших обстоятельств.
Как взимается плата за услуги по расчету заработной платы?
Многие службы расчета заработной платы взимают базовую плату, так что даже если у вас всего один сотрудник, вы платят больше, потому что служба должна заполнять все те же документы для одного сотрудника, что и для 10. Например, им все равно придется подавать форму 941 каждый квартал, даже если у вас всего один сотрудник.
Дополнительные затраты на каждого дополнительного сотрудника довольно малы. Имея это в виду, ниже приведены некоторые информация об услугах по расчету заработной платы, с их затратами и тем, что они предоставляют.
Вспомогательные услуги по расчету заработной платы
Некоторые службы делают всю вашу регистрацию за вас. Например, такие компании, как Paychex и ADP, взимают плату за чек за платежный период, включая регистрацию, прямой депозит и сокращение чеков. Вы можете ввести информацию онлайн, и они назначат специалиста по расчету заработной платы, который поможет вам. В качестве примера вы можете увидеть полный спектр услуг ADP на их сайте.
Самообслуживание Расчет заработной платы онлайн
Другие сервисы помогут вам сделать вашу собственную регистрацию. Например, Онлайн-сервис расчета заработной платы Intuit позволяет заполнять формы заработной платы онлайн. Прежде чем выбрать эти службы, убедитесь, что они совместимы с вашей операционной системой и оборудованием. (Некоторые не работают в системах Macintosh.)
Некоторые компании позволяют вам делать свою собственную платежную ведомость онлайн. Они взимают плату за количество сотрудников и количество штатов.
Некоторые из них могут иметь дополнительные функции, которые могут понадобиться в конкретной ситуации (например, ввод тайм-карты). Ознакомьтесь с информацией на сайтах и свяжитесь с представителями компаний. Это всегда хороший способ сказать, насколько дружелюбными они будут. Я представил только некоторые из множества услуг, которые вы можете найти в Интернете, но у IRS есть больше информации об услугах по начислению заработной платы и поставщиках, на которых вы, возможно, захотите обратить внимание.
Стоит ли аутсорсинг расчета заработной платы?
Даже если у вас есть только один сотрудник, вы можете серьезно подумать об услугах по расчету заработной платы, которые помогут вам подготовить зарплатные чеки, а также уплатить налоги с заработной платы и сообщить о них. Помните, что один штраф или неустойка за пропущенный платеж или отчет может превышать стоимость обслуживания за целый год. Настройка системы начисления заработной платы для вашего бизнеса не является вашим главным приоритетом, но если у вас есть услуга, вам нужно думать об этом меньше.
Для получения дополнительной информации об услугах по расчету заработной платы см. эту статью IRS со списком начисление заработной платы и партнеры-практики. Например, посетите веб-сайт Национальной ассоциации зарегистрированных агентов, чтобы найти зарегистрированного агента, который поможет с задачами по расчету заработной платы.
Предупреждение! Заработная плата по-прежнему остается вашей обязанностью
Даже если вы нанимаете службу расчета заработной платы, вы, как работодатель, по-прежнему несете полную ответственность за налоговые депозиты с заработной платы и федеральные налоговые обязательства. Например, если служба расчета заработной платы не производит платежи по федеральному налогу, IRS может наложить на вас, а не на службу расчета заработной платы, штрафы и причитающиеся проценты.
Кроме того, ответственная сторона (возможно, вы, как владелец) в вашей компании также может быть привлечена к личной ответственности за некоторые неуплаченные федеральные налоги.
