Многие ошибочно принимают отслеживание времени за Тайм-менеджмент. Они неукоснительно отслеживают все, что делают каждый день, в течение недель или даже месяцев. А потом перестают это делать, потому что не заметили никаких положительных изменений. Конечно, они убрали несколько событий и сделали приоритетными некоторые другие. Но им ничего не удалось; они просто переделали его. В конце дня они все еще измотанные и расстроенные.
Но отслеживание того, как вы тратите свое время, — это не тайм-менеджмент. Тайм-менеджмент — это внесение изменений в то, как вы тратите свое время. Для эффективное управление временем, вы должны применить систему управления временем, которая поможет вам увидеть, где изменения могут и должны быть сделаны... Это означает, что первым шагом тайм-менеджмента является анализ того, как вы тратите свое время, чтобы вы могли определить, какие изменения вы хотите внести.
Используйте категории для эффективной системы
Как вы управляете временем? Секрет эффективной системы тайм-менеджмента — в категориях. Посмотрите в свой календарь на завтра. Вероятно, он уже полон событий и действий, которые вы надеетесь выполнить.
Во время работы или после нее вы будете заполнять пустые места подробностями того, что вы сделали. В конце дня просмотрите список и отметьте каждую задачу и/или событие одной из следующих категорий. Сколько времени в течение рабочего дня вы потратили:
Тушение пожаров
Неожиданный телефонный звонок. Отчет, необходимый для встречи, которую следовало напечатать вчера. Отсутствующий файл, который должен быть на вашем столе. Сколько времени вы провели в кризисном режиме? Для большинства людей это негативная категория, которая истощает их энергию и мешает их жизни. производительность.
Работа с прерываниями
Телефонные звонки и люди, заходящие к вам в офис, вероятно, будут первыми в списке, когда вы относите события к этой категории. Опять же, для большинства людей это негативная категория, поскольку она мешает (а иногда и убивает) продуктивности.
Выполнение запланированных задач
Это наиболее позитивное использование времени в течение рабочего дня. Вы контролируете ситуацию и выполняете то, что намеревались выполнить. Запланированные задачи могут включать телефонные звонки, встречи с персоналом, даже ответы на электронные письма — если это задачи, которые вы включили в свою повестку дня.
Непрерывная работа
Возможно, вы не работаете над задачей, которую планировали, но вы что-то делаете, и для большинства людей это очень продуктивный и позитивный режим работы.
Непрерывное время простоя
Это время в течение рабочего дня используется для восстановления сил и перегруппировки. Обед или утренний перерыв могут учитываться, если они не прерываются. Если вам посчастливилось работать с компанией, которая предлагает помещения для тренировок или комнаты для сна, это тоже будет учитываться. Каждому нужно определенное количество непрерывных простоев, встроенных в их день, чтобы быть продуктивным в рабочее время.
Неделя вашего прошлого — ключ к будущему
Теперь, когда вы понимаете категории этой системы тайм-менеджмента, пришло время использовать их для анализа вашей «типичной» рабочей недели. Используя любую календарную систему, которую вы используете для перечисления встреч и действий в своей повседневной жизни, вернитесь и выберите последнюю типичную неделю.
Просмотрите записи каждого рабочего дня и классифицируйте их в соответствии с категориями управления временем, указанными выше, если вы еще этого не сделали. Ведение промежуточного итога в нижней части каждого дня позволит легко увидеть, как вы тратите свое рабочее время каждый день.
Теперь у вас есть данные, необходимые для внесения изменений в то, как вы проводите свое время на работе. Вы тратите слишком много времени на тушение пожаров? Затем вам нужно внести организационные или физические изменения, чтобы предотвратить или отсрочить эти постоянные кризисы. Например, очистите и реорганизуйте свой рабочий стол, чтобы вы могли легко найти нужные файлы и установите порядок размещения файлов, которые вам нужны на следующий день, на вашем столе, прежде чем уйти на работу. день.
Не хватает непрерывного простоя в течение рабочего дня? Затем вам нужно запланировать время для вас в течение рабочего дня. Например, перестаньте обедать за рабочим столом и физически покиньте здание на оговоренное время обеда.
Или запланируйте 10–15-минутный «перерыв» во второй половине дня, чтобы перекусить и размяться в офисе. Запланированные простои не должны быть длительными. Всего пять минут, потраченных на что-то совершенно не связанное с работой, может быть достаточно, чтобы освежить ваши мысли, чтобы повысить вашу производительность и улучшить ваше самочувствие.
Вы можете эффективно управлять своим временем
Применяя рабочие категории тайм-менеджмента и внося необходимые изменения, чтобы тратить больше времени в течение рабочего дня на позитив. категорий и меньше времени в негативных категориях, вы действительно сможете эффективно управлять своим временем и достичь истинной цели тайм-менеджмента, чувствовать себя лучше.
