Площадки хотят быть уверены, что крупные мероприятия проходят без сучка и задоринки, или, если есть заминка, они хотят быть уверены, что это не их вина. Имея это в виду, они предоставляют тщательно разработанные заказы на банкетные мероприятия (BEO), которые координаторы мероприятий должен подписать. Хотя может быть трудно подать в суд, если BEO не соблюдается буквально, это юридический договор, и его следует внимательно прочитать перед его подписанием.
Что такое заказ банкетного мероприятия?
Почти для каждого крупного мероприятия, запланированного в гостинице или на специальном объекте, требуется BEO — контракт, в котором описываются все детали мероприятия. Если вы занимаетесь планированием мероприятий, вам следует ознакомиться с BEO, чтобы убедиться, что все детали указаны правильно.
Соглашение часто изложено в форме, в которой подробно описывается выбор продуктов питания и напитков, аудио/видео, оформление помещения, центральные части столов, требования к персоналу и все другие вопросы, относящиеся к ваше мероприятие. В BEO включен подробный список расходов, которые вам необходимо будет оплатить. Вышеупомянутая информация обычно сгруппирована по подзаголовкам вместе с контактной информацией, расписанием, условиями соглашения и блоками подписи.
Чтение БЕО
Хотя очевидно, что вам нужно прочитать BEO и согласиться с условиями, изложенными в соглашении, не забудьте также прочитать мелкий шрифт. Важно быть полностью информированным о том, на что вы соглашаетесь, включая все расходы.
Убедитесь, что в общем разделе BEO указано следующее:
- Контактная информация на месте, включая номер мобильного телефона
- Использование места в день мероприятия (перепроверьте, чтобы убедиться, что упомянутые места - это места, которые вы посетили)
- Настройка, время начала и окончания мероприятия
- Общее количество ожидаемых гостей
Еда и напитки
Раздел BEO будет посвящен организации еды и напитков. Вы хотите убедиться, что в этом разделе подробно описано следующее:
- все меню, включая все курсы
- Каждый предмет на буфете, и как каждая станция будет установлена и расположена в комнате
- Как заведение намерено удовлетворять потребности гостей, у которых есть особые диетические предпочтения (например, безглютеновая или вегетарианская диета)
- Время обслуживания
- Специальные предметы, касающиеся обслуживания, такие как вино и газированная вода на столах
- Разбивка всех цен на продукты питания
- Подробный список алкоголя, включая марки алкоголя и пива, доступные в баре
Настройка комнаты
BEO должен конкретно описать всю обстановку комнаты. Это включает в себя:
- Размещение столов
- Количество мест за столом
- Размещение пунктов питания
- Место развлечения (и сведения о размещении артистов, если это необходимо, включая хранение оборудования, доступ к еде и напиткам, место для переодевания и т. д.)
- Расположение бара(ов)
Некоторые BEO могут даже включать схему помещения.
Аудио/видео и сторонние поставщики
Аудио/видео аранжировки иногда появляются в BEO, но, поскольку многие заведения заключают контракты на аудио/видео услуги с третьей стороной, может заключаться отдельный контракт. Если он включен в BEO, убедитесь, что все детали согласованы, прежде чем подписывать договор.
Условия и положения
Все контракты, включая BEO, имеют положения и условия, которых вы должны придерживаться. Перед подписанием документа обязательно ознакомьтесь со всеми условиями. Например, каковы условия соглашения в случае отмены? Как будут решаться споры, если, например, гость поскользнется и упадет?
Важно задавать любые вопросы менеджеру объекта и уточнять детали у вашего клиента перед подписанием. После того, как вы подписали BEO, это обязывающий договор.
