Когда определены сложные бизнес-требования, компания готова найти поставщика, который сможет выполнить эти требования. Первый шаг в поиск продавца заключается в создании и отправке запроса предложений (RFP). Документ RFP должен подробно содержать каждый аспект бизнес-требований и того, что компания требует от потенциального клиента. продавец для выполнения требований, указанных в ЗП. Поставщик подготовит предложение на основе своего понимания требований, указанных в запросе предложений, а конкурирующие предложения будут оцениваются для выбора либо победившего поставщика, либо составления короткого списка поставщиков, которые затем проведут презентации для компания.
Определение документа запроса предложений
Документ RFP имеет решающее значение для поиска поставщика, который сможет удовлетворить бизнес-требования клиента. Если документ имеет недостатки, либо из-за двусмысленных требований, либо из-за отсутствия требований, либо из-за необоснованности требования к поставщику, то процесс запроса предложений приведет к неполным предложениям или, в некоторых случаях, к их отсутствию. совсем. Поставщики не обязаны подавать заявки на каждый полученный ими запрос предложений, и даже если они смогут выполнить требования запроса предложений, у них может не оказаться возможности своевременно выполнить эти требования. Последнее часто встречается, когда клиент отправляет запросы предложений более мелким поставщикам, которые могут быть лидерами в своей области, но не имеют средств или возможностей для удовлетворения потребностей клиента.
Каждый RFP будет отличаться в зависимости от определенных требований и конкретных потребностей клиента. Даже внутри одной компании документ RFP может различаться по направленности в зависимости от основных требований. В некоторых запросах предложений основное внимание может уделяться цене, в то время как в других — срокам доставки или требованиям к качеству необходимых товаров.
Особенности документа RFP
Документ RFP требует некоторых особенностей. Например, каждый запрос предложений должен иметь конкретную дату и время, когда клиент требует от всех потенциальных поставщиков подать заявку. Если предложения подаются после этой даты, они должны быть отклонены. Если поставщик не может подать заявку вовремя, это может указывать на возможную проблему с организацией и, возможно, на проблемы с доставкой.
Однако заказчик должен предоставить поставщикам достаточно времени для подачи предложения. Если требования особенно сложны, поставщикам, возможно, придется собрать группу реагирования, чтобы разбить требования на области, которые они смогут понять, а затем составить заявку. Если сроки, определенные в запросе предложений, слишком короткие, ответы могут быть поспешными, и поставщики могут догадываться о сложности проекта, а не полностью его понимать. Это приведет к неточным ставкам и напрасному процессу запроса предложений.
В документе запроса предложений должен быть указан процесс, если у поставщиков возникнут дополнительные вопросы по требованиям, указанным в запросе предложений. Поставщикам не должно быть разрешено звонить покупателю, поскольку это может привести к тому, что одному поставщику будет предоставлена дополнительная информация, которая даст ему конкурентное преимущество. Лучше всего организовать конференц-связь, чтобы представители каждого поставщика могли задать и выслушать вопросы, адресованные клиенту. Это обеспечивает честность торгов.
В документе RFP также должен быть четко указан формат ответа поставщика RFP. Если это четко не определено, ответы будут отправлены в разных форматах, и сравнить предложения поставщиков будет невозможно. Формат ответа должен указывать, что требуется от поставщика в каждом разделе, например, ссылки, резюме. потенциальных членов команды, документ с пониманием требований поставщиками и формат для ценообразование. Если каждый поставщик будет придерживаться правильного формата ответа, это облегчит сравнение предложений.
