Поиск достаточного количества времени является проблемой для многих владельцев малого бизнеса. Никогда не бывает достаточно времени, чтобы сделать все, особенно когда вы носите много разных шляп и берете на себя множество разных ролей. Это не только разочаровывает, но и может напрягать ощущение, что вы перескакиваете с задачи на задачу и никогда не вычеркиваете пункты из своего списка.
Однако есть надежда. Вы можете разработать метод управления своим временем, устанавливая цели, планируя деятельность, расставляя приоритеты и доверяя выполнение задач другим. Если вы можете сделать это, вы можете увеличить количество времени, которое у вас есть в течение дня.
Назначать цели
Основой хорошего тайм-менеджмента является знание того, куда вы идете и как туда добраться. Постановка целей может помочь вам создать план, который поможет вашему бизнесу достичь желаемого.
Трудно добиться чего-либо без конкретных, измеримых, достижимых, реалистичных и ограниченных по времени (SMART) целей. Что касается тайм-менеджмента,
Вы можете начать с разбивки своих долгосрочных целей на ежемесячные цели, а затем еще больше разбить их на еженедельные и ежедневные цели. Ваши цели на каждый день помогут вам установить цель и измерить, когда вы успешно ее достигнете.
Планируйте свою деятельность
Планируйте свой месяц, неделю и дни, исходя из целей, которые вы перед собой поставили, и работы, которую необходимо выполнить. Возможно, вам придется делать записи в книге каждый день, так что планируйте это время. Заранее планируйте сеансы обратной связи с сотрудниками. Планируйте время на все, что вам нужно сделать.
Самый эффективный способ планировать свою ежемесячную деятельность — это планировать время для планирования. Используйте это время для планирования, чтобы проверить свои ежемесячные показатели эффективности, проверить сотрудников, которым нужно провести сеанс обратной связи, и найти возможности для бизнеса, которые вы могли бы изучить.
Если вы установили ежемесячные цели для своего бизнеса, работайте в обратном направлении от даты, когда вы хотите, чтобы цели были достигнуты. Запланируйте несколько контрольных точек для задач, которые необходимо выполнить для достижения целей.
Расставьте приоритеты между контрольными точками и подзадачами, которые необходимо выполнить. Например, если задача А требует выполнения задачи Б, спланируйте действия, необходимые для задачи Б к концу первой недели, чтобы задача А могла быть завершена в конце второй недели. Сделайте это для всех ваших еженедельных, ежемесячных и полугодовых целей.
К создание плана чтобы направлять своих сотрудников и себя к вашим меньшим целям, вы прокладываете путь к достижению больших целей. Расскажите о своих планах и целях сотрудникам. Вы хотите, чтобы они поняли, где вы хотите быть. Вы даже можете получить от них обратную связь, которая может оказаться полезной для достижения ваших целей.
Выберите систему и зафиксируйте
Существует множество систем управления временем и продуктивности, включая специальное программное обеспечение, онлайн-приложения и даже общую философию. На самом деле не имеет значения, какую систему или подход вы используете, важно лишь то, что вы покупаете, полностью понимаете и идете в ногу со временем.
Если вы изо всех сил пытаетесь найти подход к тайм-менеджменту, которому вы можете полностью посвятить себя, попробуйте объединить идеи нескольких разных философий, чтобы создать идеальный инструмент управления временем и продуктивности для ты.
Все инструменты и планирование не принесут вам никакой пользы, если вы не будете придерживаться своего плана. Это самая сложная часть управления своим временем — заставить себя выполнять задачи, которые вы планировали. В некоторые дни вы можете не успеть сделать что-то в запланированное время.
Есть несколько способов убедиться, что вы выполнили задачи, которые ускользнули, и все остальное, что вы планировали сделать. В своем плане каждый день выделяйте время, чтобы наверстать упущенное в задачах, которые откладываются. Или вы можете остаться позже, чем обычно, и убедиться, что они сделаны.
Преимущество планирования некоторого времени наверстывания — если вы все успеете или ни одна задача не пропущена, вы можете сделать перерыв или поговорить со своими сотрудниками. Босс, который заходит поболтать, — отличный мотиватор.
Если все задачи, которые вам нужно выполнить, это мячи, вы жонглер. У вас есть стеклянные шарики (высокий приоритет, задачи, которые вы не можете сбросить), и резиновые (более низкий приоритет, задачи, которые вы можете сбросить). Уроните не те, и они сломаются. Резиновые отскакивают, а ты продолжаешь жонглировать. Возможно, вы захотите расставить приоритеты в своих задачах.
Знай свои приоритеты
Вы не можете делать все, каждый день. У большинства из нас каждый день остается несколько дел, которые мы не выполнили. Вы можете подумать о создании списка приоритетных задач или, по крайней мере, знать, какие из них вы можете исключить.
Чтобы не уронить стеклянный шар, найдите время, чтобы прояснить свои приоритеты и запланируйте время для выполнения самых важных задач, когда вы наиболее продуктивны. Или, как упоминалось ранее, используйте заранее запланированное время, чтобы наверстать упущенное.
Найдите свою зону продуктивности
Некоторые люди наиболее продуктивны с утра, когда их мысли свежи и до того, как все остальные полностью проснутся. Некоторые люди предпочитают копаться в важной работе в середине дня, когда их импульс набирает обороты, и все же другие полуночники, оставляющие самую важную работу на конец дня, когда идеи и концепции успели решить.
Вы можете сократить время, затрачиваемое на выполнение работы, если определите, когда вы работаете лучше всего, когда вы наиболее продуктивны, и запланируете наиболее важную работу на это время. Вы можете еще больше повысить свою продуктивность, если сможете меньше отвлекаться и отвлекаться в течение этого сосредоточенного рабочего времени.
Отслеживайте свое время
Отслеживание времени с помощью специального инструмента отслеживания времени может быть отличным способом управления временем, даже если вам не нужно отслеживать время, потраченное на клиента или оплачиваемую работу.
Отслеживание своего времени в течение дня может помочь вам повысить продуктивность двумя способами. Во-первых, это поможет вам сосредоточиться на задаче, над которой вы работаете в данный момент.
Во-вторых, отслеживание времени может дать вам представление о том, на что именно уходит ваше время. Если вы никогда не делали этого раньше, это откроет вам глаза и даст ценную информацию о том, как вы проводите свое время.
Если вы честно документируете свое время и действия, вы сможете определить некоторые сильные и слабые стороны и то, сколько времени вы на самом деле тратите на работу над задачами.
делегат
Нет ничего плохого в том, чтобы переложить ответственность на кого-то другого. Когда у вас на тарелке больше, чем вы можете обработать, возможно, пришло время делегировать. Хороший способ начать делегирование — определить, какие задачи вы можете передать, если лично вам это не нужно.
Затем определите сотрудника, способного выполнить задачу, и убедитесь, что вы проинформированы о результатах.
Заключительная мысль
Не всегда легко делегировать, если вы привыкли жонглировать всем самостоятельно. Однако, если вы планируете свою деятельность, придерживаетесь плана (в пределах разумного) и находите нужных людей, которым делегируете задачи, у вас неожиданно появляется больше времени.
