Ошибки в бизнесе и личной жизни совершаются регулярно. Именно так мы растем и учимся. Но некоторые ошибки обходятся дорого. Примите необходимые меры, чтобы избежать этих пяти очень распространенных планировка события ошибки и — если вы все-таки допустили ошибку — убедитесь, что вы не повторите ту же ошибку во второй раз.
Не начать работу достаточно рано
Прокрастинация — ваш враг. Это одна из самых распространенных ошибок при планировании мероприятий, которых следует избегать. Если не начать процесс планирования мероприятия на раннем этапе, это может вызвать множество проблем в дальнейшем. Как только дата выбрана и у вас есть общий объем мероприятия и бюджет, приступайте к работе. Отели и другие места бронируются заранее, поэтому позаботьтесь об этом как можно скорее. Невыполнение этого требования ограничит ваш выбор места проведения, и, к сожалению, вам останется любое доступное место. Приглашенные докладчики и живые выступления также позволяют бронировать билеты намного раньше фактической даты мероприятия. Как только дата вашего мероприятия будет определена, проведите исследование, и когда вы определитесь с исполнителем, сразу же подпишите контракт.
Организуя себя с помощью контрольный список планирования мероприятия Это еще одна задача, которую следует решить немедленно. Планируя все этапы процесса планирования мероприятия и определяя, когда их необходимо завершить, и разработав расписание для каждого из них, вы получите ценное руководство, которое поможет вам начать работу и будет поддерживать вас в дальнейшем. отслеживать. Начинать слишком поздно — одна из самых распространенных ошибок при планировании мероприятий.
Не проверять конкурирующие события
Вы когда-нибудь планировали свое мероприятие только для того, чтобы узнать – после начала процесса планирования и определения даты мероприятия – что в тот же день будет еще одно конкурирующее мероприятие? Только одно мероприятие соберет толпу, поэтому не рискуйте и скрестите пальцы, чтобы приглашенные выбрали именно ваше мероприятие. Полностью избегайте этой ситуации.
Проявите должную осмотрительность и проверьте наличие конфликтов событий, пока не стало слишком поздно. Обратите внимание на расписание отраслевых собраний (как больших, так и малых), близость к праздникам, крупным спортивным мероприятиям и местным собраниям, которые могут нанести ущерб тем, кто едет на мероприятие. После того, как вы определились с датой вашего мероприятия, сообщите об этом своим гостям. Уведомления «Сохранить дату» и списки «Предстоящие события» дают заинтересованным лицам возможность отметить ваше событие в своих календарях.
Неподтверждение поставщиков
Подписанный договор с поставщиком является юридически обязывающим соглашением и дает вам что-то в письменной форме, чтобы возложить на поставщика ответственность за услуги, которые он должен предоставить. Однако во время мероприятия это ничего вам не даст, когда вы поймете, что продавец не явился. Этот контракт на проведение мероприятия не будет подавать еду голодным гостям или доставлять столы и стулья в пустой бальный зал. Подтверждайте это каждому продавцу не один, а два раза. Да, дважды. Подтвердите получение подписанного вами контракта в тот момент, когда вы оба соглашаетесь с условиями. Подтвердите еще раз перед самим событием. Это не тот разговор, который у вас будет о деталях доставки еды или декора; это сделано специально для того, чтобы ваше мероприятие все еще было в их календаре.
Продавцы мероприятий заказывают несколько мероприятий, и ваши документы очень легко затеряться в беспорядке или быть ошибочно заполнены кем-то другим в компании. Поэтому убедитесь, что этого не произойдет, вернувшись к ним, чтобы зарегистрироваться и подтвердить, что ваше мероприятие и подробности, касающиеся даты, времени и предоставляемых услуг, действительно включены в их расписание. И держите этот контракт с поставщиком под рукой.
Отсутствие «плана Б»
Наличие плана действий на случай непредвиденных обстоятельств является обязательным для любого мероприятия, но особенно для тех мероприятий, которые планируется проводить на открытом воздухе. Погодные условия непредсказуемы, и если ураган, сильный ветер или ужасный град грозят отменить ваше мероприятие, имейте запасной план. Даты дождя, альтернативные места проведения мероприятий и измененные графики мероприятий — все это варианты, если ваше мероприятие на открытом воздухе — или его часть — необходимо перенести в помещение.
Помимо подготовки к неопределенности погоды, можно заранее предусмотреть и другие необычные обстоятельства. Перебои в подаче электроэнергии можно уменьшить, если на объекте имеется генератор. Переполняющую парковку можно перенести в другое, заранее оговоренное место. Проблемы с наличием номеров в отеле можно решить, оставив в резерве несколько дополнительных номеров. гостиничный блок. Учитывайте специфику вашего мероприятия и подумайте о тех областях, которые более подвержены возникающим проблемам. Планируя заранее и разрабатывая альтернативные сценарии, вы можете избежать одной из самых дорогостоящих ошибок при планировании мероприятий.
Недостаточное количество помощников
Когда дело доходит до найма персонала для мероприятий, чем больше, тем лучше. Это будет стоить вам больше денег, но может спасти ваше мероприятие. Представьте себе: несколько машин ждут возможности въехать на парковку, в то время как парковщики отчаянно пытаются не отставать. Очередь разочарованных гостей, ожидающих заказа напитка, в то время как один официант изо всех сил пытается удовлетворить спрос. Сотрудники, занимающиеся регистрацией мероприятий, перегружены большим количеством только что прибывших гостей, в результате чего усталые путешественники слишком долго ждут регистрации. Вы поняли идею. Наличие дополнительного персонала для проведения мероприятий, который поможет в часы пик, предоставит дополнительные услуги нуждающимся районам, решит проблемы. которые возникают, или быть гостеприимным присутствием для прибывающих гостей с вопросами, может превратить ваше мероприятие из хорошего в превосходное. событие.
Когда найм персонала на мероприятие, ищите тех сотрудников, у которых есть опыт работы с тем типом мероприятия, который вы планируете. Нанимайте только профессиональных, рекомендуемых сотрудников. Расскажите им, о чем ваше мероприятие, о гостях, которые будут присутствовать, о ваших ожиданиях и о том, с кем они могут связаться, если у них возникнут вопросы или проблемы. Персонал для проведения мероприятий, даже если он предоставлен сторонним поставщиком, представляет вас и ваш бизнес по планированию мероприятий. Негативное общение с персоналом мероприятия останется в памяти как гостя, так и клиента и может испортить даже самое хорошо спланированное мероприятие.
