Анализ должности – это процесс, используемый для сбора информации об обязанностях, ответственности, необходимых навыках, результатах и рабочая среда конкретной работы. Вам нужно как можно больше данных, чтобы составить Описание работы, который часто является выходным результатом анализа задания.
Если вы пропустите важную информацию, вы можете в конечном итоге неправильно заплатить сотруднику и, таким образом, вызвать недовольство и несчастье сотрудников. Или вы можете случайно нанять сотрудника, у которого нет необходимых навыков, необходимых для выполнения работы.
Анализ работы сводит обязанности к основным функциям, необходимым для успешного выполнения работы. Анализ должности полезен для предоставления обзора основных требований к любой должности.
Дополнительные результаты анализа работы включают в себя:
- составление планов подбора и найма сотрудников,
- размещение вакансий и реклама, и
- планирование развития производительности внутри вашего система управления производительностью.
Анализ вакансии — это удобный инструмент, который вы можете использовать для заполнения любого из этих процессов для достижения успеха в трудоустройстве.
Как провести анализ работы
Определенные действия помогут вам провести успешный анализ работы. Анализ работы может включать в себя следующие мероприятия:
1. Анализ должностных обязанностей действующих сотрудников.
Крайне важно спрашивать реальных сотрудников, выполняющих эту работу, что они делают каждый день на работе. Часто сотрудники отдела кадров и руководство (особенно высшее руководство) понятия не имеют, что включает в себя повседневные функции той или иной конкретной работы. Они могут видеть результат, но понятия не имеют, какие рабочие действия и поведение влияют на его производящий сотрудник.
Если вас попросят перечислить ваши текущие обязанности для анализа работы, будьте внимательны к предоставленной вами информации. Не говорите просто, что вы «составляете ежемесячные отчеты». Допустим, вы «собираете данные из шести разных отделов, проверяете точность данных с помощью специально разработанного инструмента доступа». что я создал и поддерживаю, и т. д., и т. п., и т. д.». Если вы опустите подробности, они могут подумать, что ваш отчет создается с помощью кнопки, которую вы нажимаете раз в месяц, чтобы производить.
Убедитесь, что вы достаточно подробно описали свои повседневные обязанности, чтобы ваша организация могла нанять квалифицированного нового сотрудника, способного правильно выполнять работу.
2. Проведение интернет-исследований и просмотр образцов описаний вакансий онлайн или офлайн с выделением похожих вакансий.
Хотя вы никогда не захотите копировать должностную инструкцию другой компании, просмотр нескольких из них будет полезен при написании собственных должностных инструкций.
Вы можете найти образцы описаний вакансий, выполнив поиск по запросу «[Название должности] Образец описания» или просмотреть объявления о вакансиях, которые компании в настоящее время нанимают. Вы также можете просмотреть LinkedIn, чтобы узнать, как люди описывают свои достижения на работе.
Вы также можете просмотреть описания вакансий на таких сайтах, как Salary.com или Payscale.com. Весь этот поиск может помочь вам понять, как сформулировать анализ работы, и напомнить вам о задачах и обязанностях, о которых вы, возможно, забыли.
3. Анализ трудовых обязанностей, задач и ответственности, которые должен выполнить сотрудник, замещающий должность.
Не каждая работа в компании оптимизирована. Вы можете обнаружить невыполненные обязанности или важные проекты, которые следует перенести из одного отдела в другой. Вы можете обнаружить задачи, которые другая работа могла бы выполнить более успешно и легко.
Когда вы проводите анализ работы, обязательно учитывайте потребности компании и любые неназначенные или нелогичные обязанности. Затем поработайте с руководством, чтобы добавить правильные задачи к правильному анализу работы.
4. Исследование и обмен информацией с другими компаниями, у которых есть аналогичная работа.
Иногда компании с радостью делятся информацией о своих должностных инструкциях. Существуют также компании, занимающиеся исследованием заработной платы, где вы можете сопоставить свои вакансии с их описаниями и поделиться информацией о заработной плате. Но они также могут помочь вам понять, что включить в ваши собственные должностные инструкции.
5. Сформулируйте наиболее важные результаты или вклад, необходимые для этой должности.
Иногда вы настолько увлекаетесь задачами, что забываете посмотреть на необходимые результаты. Например, если нужен отчет, весь сбор и проверка данных бесполезны без окончательного анализа и отчета.
Иногда вы можете обнаружить дыры в своей организации и найти способ их заполнить, проведя анализ должностей. Например, ни одному сотруднику не назначаются задачи, которые необходимо выполнить. Или на одной работе больше задач, чем может выполнить один человек.
Чем больше информации вы сможете собрать, тем легче вам будет найти собственно написание должностной инструкции. Вам не нужно беспокоиться о красивом языке. Функциональное описание вакансии вам нужно больше всего на свете. Убедитесь, что это ясно и кратко. Спросите себя: «Если бы это прочитал кто-то другой, знал бы он, чем на самом деле занимается человек в этом положении?»
Нижняя линия
Не откладывайте написание должностных инструкций. Вы найдете их неоценимыми, когда будете рассматривать зарплату и компенсацию при найме и продвижении по службе, а также при оценке того, соответствует ли работа требованиям для освобождения от сверхурочной работы. Они являются эффективным инструментом общения с сотрудниками, поэтому ваши ожидания ясны.
