До кризиса, вызванного коронавирусом, компании самостоятельно решали, хотят ли они этого. сотрудники для работы удаленно или иметь требование постоянного присутствия в офисе. Внезапно мир перевернулся, и большинству предприятий пришлось перейти и адаптироваться к модели удаленной работы.
Однако даже когда приказы оставаться дома в конечном итоге закончатся, знание того, как эффективно проводить удаленные встречи, по-прежнему будет отличным навыком, которым нужно обладать. Также вполне вероятно, что этот опыт удаленной работы — по крайней мере, часть времени, если не все время — наберет некоторых сторонников. Вот 10 способов помочь вам сделать ваши удаленные встречи наиболее эффективными.
Вам нужны отличные технологические инструменты
Когда вы работаете в культура «приноси свое устройство» (BYOD), у людей будут разнообразные системы и возможности. Однако у ваших сотрудников может не быть того, что им нужно для участия в успешной видеоконференции. Рассмотрите возможность стандартизации ноутбуков или, по крайней мере, установления минимального стандарта, чтобы видеоконференции были понятными и эффективными.
Вам понадобится несколько типов технологий, согласованных для удаленных встреч, чтобы сотрудники стали эффективными и опытными. Это также может означать приобретение качественных гарнитур, которые помогут блокировать фоновый шум, а также предотвратить обратную связь от других участников видеовызова.
Придерживайтесь основ успешных совещаний для удаленных совещаний
Побочные разговоры и болтовня перед началом личной встречи — обычное дело, но в виртуальных ситуациях это не всегда работает так же хорошо. Эксперты по встречам Боб Фриш и Кэри Грин предлагают иметь официальную структуру, назначить ведущего, повестку дня и установить временные ограничения, чтобы ваша виртуальная встреча прошла гладко.
Как и любая успешная встреча, вам также необходимо будет заранее сообщить причину, по которой вы проводите совещание, цель и то, как вы ожидаете, что решение, результат или результаты будут выглядеть впоследствии.
Не стоит недооценивать фактор социализации
Существуют различные причины, по которым удаленные сотрудники могут захотеть проводить встречи: обмен информацией, мозговой штурм, координация деятельности и просто построение команды. Но одной из важных причин провести удаленную встречу является социализация. Удаленно расположенным командам необходимо укреплять социальные связи, чтобы лучше работать вместе. Прямо сейчас вам, возможно, придется проводить больше встреч, чем в «обычное» время, потому что очень много людей чувствуют себя изолированными и оторванными друг от друга.
«Чем больше вы сможете создать чувство общности прямо сейчас, тем лучше для эмоционального здоровья и производительности работы каждого», — говорит автор и руководитель цифрового агентства Говард Тирски. «Хорошо организованная встреча может стать ярким пятном в унылый и унылый день».
Виртуальный ледокол или занятие также поможет вам начать удаленную встречу на позитивной ноте и будет способствовать разумному переходу к основной теме лучше, чем пустая болтовня. Даже веселый ледокол помогает согреть разговор группы.
Отключить звук, когда это необходимо
Фоновые шумы, например, когда люди делают заметки на своих ноутбуках, добавляют огромный шум на виртуальную встречу. Напомните участникам, что нужно отключить звук, если они будут печатать (если они не разговаривают) или если на заднем плане слышен другой шум, например дети, телевизоры, движение транспорта и домашние животные.
Поделитесь своими реакциями
Несмотря на то, что вы можете видеть членов своей команды, чем больше людей участвует в удаленном собрании, тем меньше вы можете видеть мимику друг друга и читать язык тела — важные компоненты общения в таком среда. Это может привести к неприятному опыту.
Когда люди молчат, в сочетании с отсутствием языка тела и общей неловкостью ситуации удаленной встречи, у вас могут возникнуть проблемы с определением реакции людей.
Если кто-то пошутил, скажите вслух: «Это смешно», потому что он может не увидеть вашей улыбки или услышать смех.
Имейте дресс-код для удаленных встреч
Работа дома обычно делает рабочий день более расслабленным, но некоторые люди заходят в умеренности слишком далеко. Например, судье во Флориде пришлось напомнить адвокатам, чтобы они вставали с постели на виртуальных судебных слушаниях и надевали обычную одежду. Убедитесь, что ваши сотрудники знают особенности бизнеса ожидания от своего делового наряда.
Дайте всем участникам возможность высказаться
На обычном собрании вы можете ожидать, что люди выскажутся, когда это необходимо. Из-за отсутствия социальных сигналов и рекомендуемого отключения звука людям может быть трудно сказать то, что им нужно сказать. координатор или руководитель встречи должен спрашивать людей специально для того, чтобы высказаться или дать всем участникам возможность высказать свое мнение или поделиться идеями.
На удаленной встрече некоторым сотрудникам удобнее говорить, и вы не хотите, чтобы кто-то доминировал. Поэтому координатор может обратиться к людям по имени, чтобы дать возможность каждому члену команды общаться.
Используйте функцию чата и возможности видео инструмента.
Если в вашем инструменте виртуальных встреч есть функция чата, предложите людям использовать ее. Окно чата — ценное место, где можно отметить важные идеи и задать вопросы, не перебивая докладчика.
Вы также можете попросить участников удаленного собрания включить видеокомпонент инструмента или ноутбука. Это полезный способ помочь людям сосредоточиться на задаче и эффективно участвовать в удаленном совещании.
Если вы видите друг друга, вы знаете, участвует ли ваш коллега в совещании. Если вы все же используете визуальный контакт, попросите участников сесть в спокойном и не отвлекающем визуально месте у себя дома.
Не бойтесь решать сложные вопросы во время удаленной встречи
Как намекают Фриш и Грин из Harvard Business Review, может возникнуть соблазн просто предложить всем подождать, пока они вернутся в офис, чтобы решить некоторые насущные проблемы. Но вам нужно заняться сегодняшними темами, волнующими вас сейчас. Откладывание проблем позволяет им ускоряться, что контрпродуктивно для успеха в бизнесе.
Относитесь к людям с добротой и уважением
Хотя люди, как правило, более застенчивы перед камерой, чем в разговоре лицом к лицу, проявление вежливости всегда является хорошим советом для любой формы встречи. Не критикуйте людей за освещение, расположение камеры или другие визуальные проблемы во время встречи. Время исправить эти вещи — до встречи, один на один.
Нижняя линия
Надеемся, эти советы помогут вашим удаленным встречам стать более эффективными и полезными. Они должны не только служить инструментом, помогающим вашим сотрудникам чувствовать себя более комфортно, сидя впереди. камеры и участия, но укрепите свою способность проводить и управлять потоком беседа. И, как и многие предыдущие рабочие задачи, ваши виртуальные встречи улучшатся со временем, практикой, настойчивостью и терпением.
