Каждый год открытая регистрация позволяет работодателям предлагать своим сотрудникам групповые льготы на короткое время, обычно от 30 до 45 дней. В течение этого критического периода сотрудники должны быть проинформированы о льготах для сотрудников, на которые они могут подписаться, когда это сделать и где зарегистрироваться. К сожалению, многие отделы кадров изо всех сил пытаются передать необходимую информацию сотрудникам, поэтому они могут упустить ее.
Электронная почта может быть мощным средством коммуникации для обучения сотрудников в периоды открытой регистрации при правильном использовании. Поскольку это общепринятое и доступное средство коммуникации, это может быть хорошим способом охватить всех сотрудников. Изучите советы экспертов по информированию о преимуществах во время открытой регистрации, чтобы ваши сотрудники могли в полной мере воспользоваться преимуществами ваших групповых преимуществ в этом году.
Сообщайте о преимуществах до, во время и после открытой регистрации
За несколько месяцев до даты открытой регистрации важно иметь надежный план коммуникации для доставки актуальная информация для сотрудников перед регистрацией, во время активной регистрации и после завершения регистрации вверх. Это может быть серия электронных писем, побуждающих сотрудников к определенным действиям, со ссылками на сайт регистрации и информацией о преимуществах.
Назначить представителя по связям с центральными льготами
Оперативность имеет решающее значение во время открытой регистрации, потому что в это время у сотрудников будет бесчисленное количество вопросов. Обязательно назначьте хотя бы одного человека, который будет контактным лицом для всех входящих электронных писем от сотрудников, у которых есть вопросы и проблемы. Это должен быть кто-то хорошо знакомый с деталями плана, расценками и сроками.
Используйте внутреннюю систему для сбора информации и аналитики, связанной с преимуществами
Ваша компания активно отслеживает регистрации, частичные регистрации и другие аспекты процесса регистрации? Если нет, то внутренняя система может быть полезна для контроля над управлением регистрацией во всей организации. Используйте бесплатный сервер электронной почты, например Outlook, для настройки оповещений по электронной почте об изменении данных.
Создайте серию сообщений для еженедельных точек соприкосновения с сотрудниками
Открытую регистрацию можно сделать проще и продуктивнее, если между HR-командой и сотрудниками происходит постоянный обмен мнениями. В рамках своей стратегии коммуникации по электронной почте создайте серию сообщений, в которых рассказывается о здоровье и благополучии, особенностях льготных программ и других связанных с этим вопросах. Рассылайте еженедельные электронные письма о точках контакта всем.
Предоставляйте менеджерам еженедельный отчет об усилиях по регистрации льгот
Всегда полезно получить полную поддержку от менеджеров во время усилий по регистрации льгот. Почему? Руководители могут помочь сотрудникам расставить приоритеты для получения льгот на предстоящий плановый год, а также поделиться информацией о том, как льготы способствуют достижению целей сотрудников. Используйте целенаправленную кампанию по электронной почте для менеджеров в периоды OE, чтобы держать их в курсе важных задач и дат.
Сделайте электронные письма о преимуществах веселыми
Период открытой регистрации не должен быть стрессовым. На самом деле, это может быть возможностью немного повеселиться. Разработайте электронные письма, которые включают в себя несколько забавных игр, таких как викторины, интересные факты о компании и бесплатные раздачи здоровых закусок.
Обеспечьте правильную грамматику и правописание в электронных письмах
Прежде чем отправлять какие-либо электронные письма о преимуществах, убедитесь, что грамматика и орфография тщательно проверены. Это может гарантировать, что никакие опечатки не попадут к читателям и что электронные письма будут иметь смысл. Опечатки могут сбить сотрудников с толку, и они выглядят непрофессионально.
Используйте стандартный шаблон электронной почты и не добавляйте HTML
Эксперты говорят, что при разработке электронных писем для информирования о преимуществах лучше всего придерживаться стандартного шаблона электронной почты и делать его простым. Бродячий HTML может мешать работе некоторых программ чтения электронной почты, особенно на мобильных устройствах.
Пишите мощные сюжетные линии
Электронные письма будут прочитаны только после того, как они будут открыты. И этого не произойдет, если тема письма не принуждает получателей. При написании электронных писем сосредоточьтесь на создании строки темы электронного письма, которая заинтригует получателей, чтобы открыть электронное письмо с сильными словами, такими как «срочно», «срочно» и «внимание», может помочь в достижении этой цели.
Используйте отчеты об общем вознаграждении в сезонных электронных письмах
Чтобы помочь сотрудникам понять всю ценность их льгот, используйте общие отчеты о вознаграждениях не реже одного раза в течение этого квартала. Его можно прикрепить в виде PDF-файла к отдельным электронным письмам или в электронное письмо можно включить гиперссылку, чтобы в удобном для сотрудников порядке выполнить отчет об общем вознаграждении.
