Регистрация — это первая точка контакта с вашими гостями, а плавный процесс регистрации поддерживает высокий уровень волнения и задает тон отличному мероприятию. С другой стороны, неорганизованное и отнимающее много времени мероприятие может привести к тому, что толпа будет ворчать до самого начала мероприятия. Поскольку на столе регистрации так много всего стоит, вам определенно захочется сделать все правильно с первого раза. Следуйте этому контрольному списку необходимых вещей, чтобы обеспечить хорошее начало.
Чем больше, тем лучше
Простая математика подсказывает нам, что при большом скоплении людей потребуется больше рабочей силы, если вы хотите избежать длинных очередей. Я рекомендую одного сопровождающего на каждые сто гостей и одного помощника на каждые двести гостей. Что касается потребностей в столах, предположим, что на каждый восьмифутовый стол приходится два обслуживающего персонала, и добавьте к этому расчету дополнительный стол для поставок и рабочего места.
Оставайся на связи
Вы не хотите бегать по залам в поисках розетки или подключения к Интернету, поэтому заранее проведите эти очереди к своему столу. Вам также захочется взять с собой ноутбук, даже если вы не планируете его использовать. Онлайн-доступ может пригодиться, если вам нужно проверить электронную почту или помочь потерявшимся гостям найти дорогу к месту проведения мероприятия и обратно. И последнее, но не менее важное: проверьте ситуацию с освещением. Если коридор тускло освещен, возможно, вы захотите добавить несколько настольных светильников, чтобы облегчить чтение списков.
Не забудьте канцелярские товары
У каждого планировщика должна быть коробка для снастей, наполненная все необходимое для офиса например, скотч, ножницы и различные маркеры. Другие примечательные элементы вашего упаковочного листа включают пустые бейджи с именами, номера столов и зарезервированные таблички, которые можно использовать по мере необходимости. Да, в вашем заведении будет доступ к большинству этих вещей, но время и разочарование, которые вы сэкономите, имея их рядом с собой, бесценны.
Ускорить ответы
Одним из самых больших нарушений вашего «ритма регистрации» станет шквал простых вопросов, поступающих как от волонтеров, так и от участников. Вы можете предотвратить замедление очереди регистрации этими запросами, настроив справочную таблицу. Вы будете удивлены тем, насколько эффективнее может работать стойка регистрации, когда у вас есть специальный человек, отвечающий на такие вопросы, как «где ванная?»
Оставайся открытым
Очень важно, чтобы на протяжении всего мероприятия за столом регистрации находился хотя бы один человек. Вы не хотите, чтобы относительно небольшая проблема превратилась в нечто большее, потому что никто не мог помочь. Обычно это происходит, когда гости вынуждены искать в другом месте, когда вашу команду невозможно найти. Достаточно одного неудачного перерыва в туалете, чтобы нетерпеливый посетитель отправился на кухню за салатом без лука!
Держи друзей близко
Есть несколько контактных номеров, по которым вам следует позвонить до начала мероприятия. Первый — это номер мобильного телефона координатора вашего места проведения. Времени обыскивать здание не будет, когда в ванной закончатся бумажные полотенца, поэтому этот номер просто необходим. Еще один хороший номер для решения вопросов, связанных с питанием, — это менеджер по общественному питанию. Наконец, подтвердите лучшие номера экстренных служб для полиции и пожарных. В некоторых отелях есть собственные сотрудники службы безопасности, которые часто являются лучшим контактом в таких ситуациях.
Таблицы регистрации должны предоставлять больше, чем просто приветственный знак и бейдж с именем. С точки зрения гостя, они представляют собой центр обслуживания клиентов вашего мероприятия. Но чтобы оправдать эти ожидания, нужно быть готовым. В конце концов, если гости не смогут пройти регистрацию, остальные усилия по планированию останутся незамеченными.
