Komunikácia je základom každého vzťahu vo vašom živote. Bez efektívna komunikácia, môže dochádzať k nedorozumeniam, problémom a konfliktom medzi vašimi zamestnancami, vašimi klientmi a všetkými ostatnými, s ktorými prichádzate do kontaktu. Zlá komunikácia môže spôsobiť frustráciu pracovného prostredia a spôsobiť veľkú fluktuáciu zamestnancov.
Tieto tipy vám môžu pomôcť vyladiť vaše komunikačné schopnosti, aby ste mohli ušetriť čas, znížiť stres a stať sa produktívnejšími efektívnou komunikáciou vo vašich obchodných interakciách.
Obmedzte rozptýlenie a počúvajte
Väčšina z nás nie je veľmi zdatná v počúvaní druhých. Všetci sú rozptýlení a priemerné rozsahy pozornosti sa údajne začínajú zmenšovať. Existuje niekoľko akcií, ktoré môžete vykonať obmedziť rozptýlenie aby ste sa mohli sústrediť na to, čo hovoria ostatní.
Môžete skúsiť zavrieť e-mailového klienta, vypnúť zvonenie telefónu a zatvoriť dvere do kancelárie. Týchto pár jednoduchých akcií nielenže zníži vaše rozptýlenie, ale to isté robí aj pre osobu, ktorú počúvate, a dáte jej najavo, že sa na ňu zameriavate.
Nájdite si čas a zamerajte sa na osobu pred vami. Pravdepodobne máte niekoľko dôležitých problémov, ktoré musíte vyriešiť. Tento čas však môžete využiť na to, aby ste na ne nemysleli.
Osoba, ktorú počúvate, verí, že to, čo hovorí, je dôležité. Spomaľte sa a zaveďte postup „dajte a berte“, ktorý umožní obom stranám hovoriť a počúvať. Snažte sa nerobiť unáhlené úsudky a trpezlivo čakajte, kým dohovoria. Toto sú prvé kroky, ktoré môžete urobiť, aby ste sa stali aktívnym poslucháčom.
Aktívne počúvanie je umenie počúvať pochopiť. Existuje niekoľko techník, ktoré môžete použiť na zvýšenie svojich schopností počúvať a udržiavať. Počas počúvania používajte verbálne výzvy na udržanie toku informácií. Výzvy ako "naozaj? čo si potom robil?“ dáva im príležitosť niečo ďalej vysvetliť.
Preformulujte a povedzte, čo vám daná osoba hovorí. Táto spätná väzba im dáva vedieť, že počúvate a rozumiete. Napríklad, "Takže stroj fungoval dobre a Bob vám povedal, že ak to urobíte týmto spôsobom, stroj bude fungovať lepšie. Potom to prestalo fungovať?“ preukazuje pochopenie okolností, ktoré podľa zamestnanca viedli k poruche zariadenia.
Ak chcete od niekoho získať viac informácií, musíte byť schopní klásť otázky určené na získanie správnych informácií. Osoba, s ktorou hovoríte, môže byť príliš vzrušená na to, aby vás počúvala, keď sa snažíte zistiť, čo sa deje, takže vaše otázky musia byť zvyčajne jasné a stručné.
Reč tela je ďalším ukazovateľom počúvania. Mali by ste sa uistiť, že reč vášho tela nenaznačuje nič iné ako otvorenosť a záujem. Môžete to urobiť zrkadlením pozícií druhej osoby alebo naklonením sa, aby ste sa sústredili.
Pýtajte sa správne otázky
Ak chcete získať informácie, ktoré potrebujete na to, aby ste niekomu porozumeli, musíte byť schopní klásť správne otázky a zároveň prezentovať otvorenú myseľ. Uvoľnite svoje telo, uvoľnite ruky a počúvajte príležitosti na kladenie otázok.
Zvyčajne existujú indície poskytnuté ľuďmi, ktoré by vás mali upozorniť na otázky, ktoré by ste mali položiť. Počúvajte kľúčové slová a frázy, ktoré vám pomôžu zistiť, ktoré otázky vám pomôžu odhaliť potrebné informácie.
Zvážte prípad zamestnanca, ktorý sa nestretol Ciele a je vo všeobecnosti nešťastný v práci. Ak nepoložíte správne otázky, možno sa nikdy nedostanete ku koreňu problému, ktorý nemusí byť ľahko identifikovateľný.
Ak bola osoba pri prijímaní do zamestnania motivovaná a pred niekoľkými týždňami dosahovala dobré výsledky, možno sa u nej objavili nejaké osobné problémy, práca ju už netrápila alebo mala problémy so spolupracovníkom.
Nespoliehajte sa na informácie na stretnutiach
Stretnutia sú jedným z najhorších nastavení komunikácie medzi stranami. Ľudia nebudú hovoriť svoj názor a vo väčšine situácií nebudete schopní odhaliť pravdu. Väčšina ľudí chodí na stretnutia s automaticky nadvihnutou obranou.
Stretnutia môžu byť prospešné pre rýchle brífingy alebo priamu informačnú komunikáciu, o ktorú majú všetci prítomní záujem. Nie je však potrebné zhromažďovať všetkých, ak nie všetci majú záujem o témy, alebo ak to nie je dobre naplánované a zorganizované.
Ak chcete dosiahnuť efektívnejšiu komunikáciu, vyberte si prostredie, ktoré s väčšou pravdepodobnosťou zabráni ľuďom klásť si osobnú bariéru. Nastavenia jeden na jedného alebo dobre naplánované stretnutie iba so zainteresovanými ľuďmi zvyčajne fungujú dobre, pretože sa tak sústredí len na problémy, ktoré riešia.
Kombinujte komunikačné metódy
Komunikácia tvárou v tvár alebo hlasová komunikácia je skvelá na odstránenie zmätku, ktorý často prichádza s e-mailom. Vedenie prostredníctvom e-mailu nie je nikdy dobrým zvykom, pretože eliminuje osobný prístup, ktorý môžete použiť, keď sa s niekým porozprávate, a e-maily sú len zriedka také jasné pre publikum ako pre odosielateľa.
Videohovory sú skvelým spôsobom komunikácie, pretože môžete vidieť osobu, s ktorou hovoríte zdieľať dokumenty pri práci, aby ste porozumeli navzájom. Vizuálne interakcie sú dôležité, pretože keď hovoríme, dávame podnety, ktoré môžu ľuďom pomôcť pochopiť pointu.
Ak sa väčšina vašej komunikácie odohráva v iných situáciách ako tvárou v tvár, môžete vytvoriť súhrn videá alebo prezentácie, ktoré načrtávajú, o čom sa diskutovalo, aké sú ďalšie kroky a kto je za to zodpovedný čo.
Buďte vnímaví
Komunikácia je jedným z najlepších spôsobov riešenia konfliktov alebo sporov. Ako majiteľ firmy je jednou z najhorších vecí, ktoré môžete urobiť, keď čelíte konfliktu, sporu alebo sťažnosti, ignorovať ho. Okamžite by mala byť vydaná odpoveď, aj keď je to len krátke vyhlásenie, že sa na problém pozriete.
Keď ľudia, ktorí sa na vás obrátia, budú mať pocit, že ich problém je pre vás dôležitý, a ak dostanú spätnú väzbu o ich obavách, s väčšou pravdepodobnosťou udržíte klientov a zamestnancov spokojných.
Použite spätnú väzbu, ktorú dostanete
Ak už komunikujete so svojimi klientmi, zamestnancami a spolupracovníkmi, pravdepodobne budete pravidelne dostávať spätnú väzbu. Možno si to nežiadate, ale aktívny poslucháč môže nájsť informácie všade.
Počúvanie každého, s kým prídete do kontaktu, je zlatou baňou užitočných informácií o tom, ako vaše podnikanie, produkty a služby vnímajú klienti a potenciálni klienti.
Ak chcete dosiahnuť pozitívne zmeny v komunikácii, mali by ste zhromaždené informácie použiť na zlepšenie svojich procesov. Vytvorte proces zhromažďovania spätnej väzby, ktorú dostanete, na jednom mieste, potom si v pravidelných intervaloch vyhraďte čas na jej analýzu a vytvorte plán implementácie a sledovania zlepšení.
V konečnom dôsledku môže byť efektívna komunikácia jednou z najdôležitejších zručností, ktoré vo svojom podnikaní využívate. Ak vaše komunikačné schopnosti môžu použiť nejaké jemné doladenie, venujte čas analýze toho, ako komunikujete. Potom sa pokúste zamerať na spôsoby, ako môžete časom zlepšiť svoje zručnosti. Možno budete prekvapení, ako veľmi môže jednoduché počúvanie zmeniť vaše vzťahy so zamestnancami, klientmi, kolegami a rodinou.
