Právnici sú známi svojou obozretnou povahou, no ako každý iný, aj oni môžu pri používaní e-mailu robiť chyby. Z niektorých sa stanú hororové príbehy, z iných sú to len rozpaky. Nasledujú bežné chyby, ktorých sa advokáti dopúšťajú v e-mailoch.
Posielam to „od stola“
Táto staromódna terminológia je hlúpa a domýšľavá. Horšie je, že časť alebo celé meno odosielateľa je odrezané, pretože väčšina email systémové priečinky doručenej pošty nezobrazujú mená odosielateľov tak dlho. Stačí použiť svoje meno.
Pridávanie efektných múčnikov
Niektorí právnici sa snažia získať kreatívny vzhľadom ich e-mailov. Efektné ozdoby v podpisoch sú bežné, rovnako ako zbytočná grafika alebo umelecké diela. Čokoľvek, čo sťažuje čítanie slov, je zlý nápad. Tiež to spomaľuje otváranie správy. Nech je to jednoduché. Nepredávaš svoje umelecké schopnosti.
Zabudli ste použiť blok podpisu
Väčšina e-mailových systémov má ľahko použiteľný automatický blok podpisov. Použite ho, aby ste eliminovali riziko, že zabudnete uviesť základné informácie, ako je vaše meno, adresa a telefónne číslo. Niektorí právnici premieňajú päty e-mailov na minireklamy, zatiaľ čo iní majú minimalistický prístup. Mnohí pridávajú upozornenie o ochrane osobných údajov alebo právne vylúčenie zodpovednosti. Toto všetko sú prijateľné spôsoby použitia bloku podpisu e-mailu.
Posielanie e-mailov počas hnevu
Právnici môžu byť obzvlášť ohrození e-mailom, keď sú nahnevaní, hoci sa to môže stať komukoľvek. V dávnych dobách mali právnici sekretárky písať ich listy a dlho meškali, kým si vyzdvihli poštu. Pred odoslaním e-mailu si znova vytvorte obdobie na rozmyslenie. Mohlo by to znamenať rozdiel medzi udržaním alebo stratou klientov, priateľov a peňazí.
Neschopnosť rýchlo reagovať
Niektorí právnici predpokladajú, že na e-mail sa vzťahuje staré päťdňové pravidlo na odpovedanie na obchodnú korešpondenciu. To nie. Ľudia očakávajú rýchlejšie odpovede na e-maily ako na list zaslaný poštou. Skúste odpovedať do 24 hodín. Ak je záležitosť komplikovaná, pošlite potvrdenie a dajte danej osobe vedieť, kedy má očakávať odpoveď. V opačnom prípade zostáva klientovi špekulácia, či príde nejaká odpoveď.
Posielanie pošty na nesprávnu adresu
Funkcia automatického dopĺňania na e-mailových systémoch je veľkou výhodou, ale zvyšuje riziko odoslania e-mailu nesprávnemu príjemcovi. Môže to byť len malá hanba, ale v niektorých prípadoch môže ísť o profesionálnu nedbalosť. Neposielajte náhodou e-mailom dôvernú komunikáciu s klientom oponentovi alebo inému klientovi.
Používanie funkcie „Odpovedať všetkým“ bez dvojitej kontroly
Povedzme, že odporca vám pošle e-mail s návrhom alebo vyjadrením názoru. E-mail prepošlete ostatným právnikom vo vašej firme, ktorí sú zapojení do prípadu. Čoskoro sa tlačidlo „odpovedať všetkým“ začne voľne používať a nikto si nevšimne, že v internej diskusii vo vašej firme sa kopíruje odporca. To sa stáva. Keď stlačíte „odpovedať všetkým“, pred stlačením tlačidla Odoslať skontrolujte každú e-mailovú adresu v zozname príjemcov.
Používanie nedbalých riadkov predmetov
Jednoduchý a informatívny predmet, ako napríklad „Prípad Parkerson“ alebo „Smith navrhovaná dohoda“, funguje najlepšie. Nenechávajte riadok s predmetom prázdny, inak môže byť vaša správa prehliadnutá. Udržujte svoj tón vážny a profesionálny, vyhýbajte sa akémukoľvek pokušeniu použiť predmet ako „môj idiotský klient“ alebo „hlúpy príkaz sudcu“. Nikdy nezabudnite, že e-mail môže byť preposlaný komukoľvek.
Nehádajte sa e-mailom
Keď ľudia hovoria tvárou v tvár, narážky na tvári a hlasové tóny pomáhajú objasniť ich zámer. Pri telefonických hovoroch hlas hovoriaceho signalizuje, či má byť vyhlásenie sarkastické, vtipné alebo vážne. Ale v e-mailoch je nebezpečne ľahké úplne nesprávne prečítať zámer osoby a nevhodne reagovať.
Ohrození môžu byť najmä právnici, ktorí sa medzi sebou neustále hádajú. Reakcia spúšťača vlasov na vnímanú hrubosť alebo nepriateľstvo môže byť katastrofálna. Chvíľu počkajte a potom si správu prečítajte znova. Aj keď stále vnímate hrubosť, skúste reagovať slušne. Možno zistíte, že to zmierni situáciu.
