Zásady a postupy spoločnosti zabezpečujú bezpečné, organizované, priateľské, posilňujúce a nediskriminačné pracovisko. Politiky chránia zamestnancov pred slobodným prostredím zvýhodňovania a nespravodlivého zaobchádzania. Dávajte si však pozor, aby ste nevytvárali politiky pre každú nepredvídaná situácia, pretože manažment nebude mať priestor na riešenie individuálnych potrieb zamestnancov. Nadmerné množstvo politík zvyšuje pravdepodobnosť, že ich manažéri budú uplatňovať nerovnomerne a nespravodlivo.
Môžete dosiahnuť zdravú rovnováhu. Vo väčšine prípadov, ak priamo oslovíte zamestnancov, ktorí sa správajú spôsobom nevhodným pre vaše pracovisko, možno nebudete musieť vypracovať novú firemnú politiku.
Politické usmernenia
Zvážte vytvorenie politiky v týchto situáciách:
- Zmätok ohľadom najvhodnejšieho spôsobu správania (dress codes, email, internetové politiky, alebo používanie smartfónu)
- Návod na riešenie bežných situácií (štandardy správania, cestovné výdavky alebo nákup firemného tovaru)
- Právna ochrana spoločnosti (odmietnuť obvinenia z obťažovania resp diskriminačné zamestnávanie a povýšenie)
- Súlad s vládnymi zákonmi a agentúrami (zákon o rodinnej a zdravotnej dovolenke, zákon o Američanoch so zdravotným postihnutím, komisia pre rovnaké pracovné príležitosti alebo minimálna mzda)
- Vytvorte konzistentné pracovné štandardy, pravidlá a predpisy (progresívna disciplína, bezpečnostné pravidlá, prestávky alebo pravidlá fajčenia)
- Zabezpečte konzistentné a spravodlivé zaobchádzanie so zamestnancami (nárok na výhody, platené voľno, školné, čas smútkualebo povinnosť poroty)
Môžu existovať aj iné dôvody na vypracovanie politiky, ale nedovoľte, aby zlé správanie jedného zamestnanca vynútilo implementáciu politiky, ktorá ovplyvní ostatných.
Vyjadrite ciele politiky
Keď zistíte, že je politika nevyhnutná, písomne zdokumentujte svoje ciele na vytvorenie politiky. Ak je to možné, povedzte zamestnancom, prečo implementujete politiku. Uveďte dostatok podrobností, aby bola pozícia spoločnosti jasná, ale nesnažte sa pokryť každú potenciálnu situáciu.
Ak je to možné, udržujte zásady krátke a jednoduché. Niektoré zásady týkajúce sa právnych oblastí – ako napríklad prístup spoločnosti k zákonu o rodinných a zdravotných dovolenkách, diskriminácia alebo vyšetrovanie sťažností alebo progresívny disciplinárny systém – môže byť zdĺhavý a obsiahly.
Získať informácie
Odhlásiť sa vzorových zásad. Možno nenájdete presne to, čo by vyhovovalo podmienkam, jazyku a kultúre vašej spoločnosti, ale môžete ich použiť ako východiskový bod. Nemusíte začínať od nuly.
The Spoločnosť pre riadenie ľudských zdrojov (SHRM) poskytuje vzory politík pre svojich členov. Ďalšími zdrojmi sú vaši právnici v oblasti pracovného práva. Právnické firmy zvyčajne píšu všeobecné pravidlá, ktoré si ich klienti môžu prispôsobiť vždy, keď prejde príslušný zákon alebo keď ministerstvo práce USA vydá nové pravidlá.
Vypracujte, napíšte a skontrolujte zásady
Napíšte politiku pomocou jednoduchých slov a konceptov. Hovorte priamo so zamestnancami, ktorí budú čítať, presadzovať a dodržiavať pravidlá.
Po každom odseku si položte otázky typu „čo keby“, aby ste sa uistili, že pravidlá pokrývajú základy a bežné výnimky a otázky. Nebuďte tým však posadnutí; žiadna politika nebude pokrývať všetky možné nepredvídané udalosti.
Vyberte pilotnú skupinu zamestnancov, ktorí si prečítajú zásady a klásť otázky, aby ste zistili, či im budú zamestnanci porozumieť a budú ich dodržiavať. Upravte na základe spätnej väzby.
Získajte podporu manažmentu a právnu kontrolu
Preštudujte si zásady s manažérmi, ktorí ich budú musieť dodržiavať, aby ste ich získali ich podporu a vlastníctvo politiky. Je pravdepodobné, že tento proces sa začal, keď ste identifikovali potrebu, ale pre implementáciu je kľúčová podpora manažmentu. Je tiež dobré, ak ho ukážete svojmu právnikovi, aby ste sa vyhli prípadným právnym sporom.
Implementujte Zásady
Distribuujte a revidujte novú politiku zamestnancom v malých skupinách, individuálne alebo na celofiremnom stretnutí, v závislosti od toho, či je politika kontroverzná a ako ľahko sa dá pochopiť. Dajte zamestnancom príležitosť klásť otázky.
Poskytnite zamestnancom kópiu zásad a požiadajte ich, aby podpísali, že ich dostali a porozumeli im. Mali by si ponechať kópiu pre svoje vlastné súbory.
Vzorové vyhlásenie o odhlásení zásad
Potvrdzujem prijatie a pochopenie pravidiel [Vaša spoločnosť]. Zásady sú účinné [Dátum] až do odvolania.
_______________________________________________________.
Podpis zamestnanca.
_______________________________________________________.
Meno zamestnanca (vytlačte)
________________________________.
Dátum.
Rozhodnite sa, ako budete v budúcnosti komunikovať o politike
Zahrňte politiku do svojho Príručka pre zamestnancov. Môžete tiež chcieť, aby sa politika stala súčasťou nová orientácia zamestnancov. Niektoré spoločnosti umiestňujú zásady na svoj intranet alebo do priečinka zásad na spoločnom disku počítačovej siete. Určite, či chcete politiku distribuovať aj ďalšími metódami.
Dávajte dátum a archivujte všetky predchádzajúce pravidlá, ktoré táto nahrádza. Možno ich budete potrebovať na právne účely alebo referencie.
Interpretovať a integrovať politiku
Vaša aplikácia politiky a pracovné postupy určia skutočný význam politiky. Nezabudnite byť konzistentný a spravodlivý pri interpretácii pravidiel v priebehu času. Ak zistíte, že sa vaše postupy líšia od písomných zásad, preštudujte si ich a podľa potreby ich prepíšte.
