Veľa pracovného života trávime na stretnutiach. V mnohých prípadoch chudák vedenie stretnutí praktiky vedú k neproduktívnemu využívaniu času účastníkov. V súvisiacom článku ponúkame návod, ako zmeniť päť bežných scenárov stretnutí produktívne udalosti. Tu sú ďalšie nápady na podporu posilnenia užitočnosti, produktivity a vplyvu stretnutí.
Kľúč na riadenie schôdze — Stoj PAT
Niektorí manažéri zamestnávajú P.A.T. prístup k stretnutiam, vyžadujúci a Púčel, an Agenda, a Timeframe. Vyzbrojenie účastníkov týmito kritickými bodmi kontextu pred stretnutím zaisťuje, že ľudia sa dostavia pripravení zúčastniť sa a podporia celkový zámer stretnutia. Jasné P.A.T. obrys pomáha zabezpečiť produktívnu reláciu.
Účel stretnutia by ste mali vedieť definovať maximálne v 1 alebo 2 vetách. „Toto stretnutie má naplánovať novú marketingovú kampaň“ alebo „toto stretnutie má preskúmať nové pravidlá prepravy pre vybavovanie vrátených tovarov.“ The Účel pomáha zabezpečiť, aby každý vedel, prečo tam je, čo treba urobiť a ako usmerňovať pokrok a smerovať k záveru.
Stanovte si agendu. Uveďte položky, ktoré sa chystáte preskúmať/diskutovať/kontrolovať. Každému bodu programu radi pridelíme časový limit (pozri nižšie) a určíme osobu, ktorá je zodpovedná za moderovanie diskusie. Nastavte časový rámec; nastavte aspoň čas začiatku a konca. Odporúčame tiež nastaviť trvanie pre každý bod programu. Tieto by mali zodpovedať celkovému časovému rámcu stretnutia.
Začnite svoje stretnutia včas
Ak pracujete v niektorej z kultúr, kde sa ľudia hromadia na stretnutiach až päť alebo desať minút po plánovanom čase začiatku, je čas začať nový trend. Jedna firma nabáda svojich manažérov, aby zavreli dvere v plánovanom čase začiatku, a tí, ktorí meškajú, nie sú vítaní. Aj keď to môže byť drakonickejšie, ako by ste sa chceli správať, nemali by ste mať žiadne výčitky s cieľom uviesť schôdzku do poriadku, prehodnotiť účel a potvrdiť očakávania a načasovanie.
Nečakajte, kým sa objavia opozdilci. Keď niekto príde neskoro, nevracajte sa a neprehodnoťte, čo už bolo prebraté. Pokračujte v témach stretnutí. Pre opozeraného to bude nepríjemné a zvýši to pravdepodobnosť, že príde včas na ďalšie stretnutie.
Ak sa organizátor/sponzor stretnutia nedostaví načas, považujte stretnutie za zrušené a vráťte sa do práce. Čakacia doba päť až sedem minút je primeraná. Je pravdepodobné, že organizátor stretnutia narazil na neočakávané ťažkosti a bol by radšej, keby ste na neho/ju nestrácali čas.
Udržujte stretnutie na tému
Osvedčeným postupom je prideliť niekomu úlohu, aby všetci počas stretnutia udržiavali správnu cestu. Príliš často sa diskusie posúvajú a potom degradujú na vír názorov, myšlienok, faktov a emócií. Namiesto toho prideľte rolu a informujte všetkých prítomných, že tento jednotlivec vystúpi, ak a keď sa diskusia odkloní od programu a konkrétneho bodu diskusie. V niektorých firmách je táto rola označovaná ako „Traffic Cope“, v iných ako „Topic Keeper“. Bez ohladu na štítku, rola je mimoriadne užitočná pri posilňovaní efektívnosti a produktivity vášho stretnutia.
Ak sa objavia ďalšie témy, ktoré sú mimo agendy, ale je dôležité o nich diskutovať, mali by byť jasné zachytené a umiestnené na „parkovisku“ na budúce zváženie a diskusiu alebo na diskrétne účely stretnutie. Vlastník stretnutia si vyhradzuje právo povoliť menšiu odlišnú diskusiu, ak to podporuje celkový účel stretnutia.
Uchovávajte a distribuujte poznámky/zápisnice zo stretnutí
Niekto iný ako organizátor stretnutia by mal viesť zápisnicu zo stretnutia. Dobrý záznam zápisnice bude zahŕňať:
- Čas stretnutia, dátum, miesto
- Popis účelu
- Kópia programu rokovania
- Zoznam prítomných a zoznam tých, ktorí sa nezúčastnili
- Podrobný súhrnný zoznam záverov, akčných bodov, zodpovedností a dátumov dokončenia. Mnoho zapisovateľov používa agendu ako návod na zostavovanie záverov a činností.
- Plánované následné stretnutie, ak je to skutočne potrebné.
V ideálnom prípade rozošlite poznámky zo stretnutia čo najskôr po skončení stretnutia a absolútne do jedného pracovného dňa. Zápisnica a poznámky slúžia ako dôležitá pripomienka pre účastníkov, ako aj zdroj informácií pre ostatné zainteresované strany alebo pre tých, ktorí stretnutie zmeškali. Zápisnice sú skvelým nástrojom na pripomenutie ľuďom a tímom ich odhodlaných následných akcií.
Spodný riadok
Je možné, že stretnutie prinesie pozitívny výsledok, pomôže posunúť projekty a ľudí dopredu, len s tým nerátajte. Určitá usilovnosť a zámerné posilnenie techník riadenia schôdzí zlepší vaše šance na dosiahnutie skvelého výsledku.
Aktualizoval Art Petty
