Otázka zamestnanca sa zdá byť jednoduchá, priamočiara a malo by byť ľahké na ňu odpovedať. Správny? Nie, ak je tam vaša práca Ľudské zdroje. Dokonca aj tá najjednoduchšia otázka zamestnanca vyvoláva nespočetné množstvo varovných signálov pre personálny tím zamestnávateľa. Opäť kráčaš po tej päťcípej ceste. Ako uspokojíte všetkých päť zainteresovaných strán a zároveň spravodlivo zaobchádzate so súčasným zamestnancom?
Čo je pre zamestnávateľa najlepšie? Čo je pre zamestnanca najlepšie? Čo je legálne alebo čo vyžaduje vládna agentúra? Čo vytvára precedens pre budúce rozhodnutia a spravodlivé zaobchádzanie so zamestnancami? Aké rozhodnutie vás bude žalovať so všetkými súbežnými nákladmi a zhoršením?
Nemôžete urobiť rozhodnutie, pokiaľ rozhodnutie neuspokojí všetkých päť zainteresovaných strán – do určitej miery. Je naozaj prekvapujúce, že niekedy trpí zainteresovaná strana zamestnanca? Tu je návod, ako ľudia z oddelenia ľudských zdrojov musia premýšľať a rozhodovať sa, aby odpovedali na otázku zamestnanca. Použime ako príklad úpravu cestovnej politiky tejto spoločnosti na veľtrh.
Ako HR myslí, robí rozhodnutia a odpovedá na otázky
Otázka, ktorú položil čitateľ, sa zdala dosť jednoduchá. Zamestnanec, ktorý cestuje služobne na veľtrhy a iné klientske akcie, si chcel čas v meste eventu predĺžiť využitím dovolenky. Žiaden problém.
Žiadny problém, to znamená, kým ho HR neinformuje o tom, ako budú dni účtované oproti jeho platenej dovolenke. So sympatiou k HR aj zamestnancovi tu je návod, ako musí personalista myslieť a rozhodovať sa.
Zamestnanec odcestoval v nedeľu na veľtrh. (Žiaden problém s týmto cestovným časom; spoločnosť podľa zásad, ktorým rozumejú všetci zamestnanci, neplatí víkendový cestovný čas za oslobodených zamestnancov.) The zamestnanec pracoval od pondelka do stredy na veľtrhu a chcel začať čerpať deň dovolenky po udalosť.
Dobre, povedal HR manažér, štvrtok a piatok sú dni dovolenky. Nie, odpovedal zamestnanec, vo štvrtok by som normálne cestoval späť do firmy; keďže tento deň by bol zaplatený ako súčasť môjho bežného pracovného týždňa, nie je fér, aby som si zobral dovolenku na štvrtok. Ste so mnou?
HR myslenie a rozhodovanie sa rozbieha
Dobre, hovorí HR manažér, ktorého prvým cieľom je účtovať štvrtok ako deň dovolenky, keďže zamestnanec v skutočnosti tento deň nevyužíva na cestu späť do firmy. Personalista právom nechce rozhodovať o voľnom od prípadu k prípadu pre zamestnancov, ktorí sa zúčastňujú podujatí sponzorovaných spoločnosťou.
Pri kontrole s niekoľkými generálnymi riaditeľmi a ďalšou osobou z ľudských zdrojov obe rozhodnutia mali priaznivcov. Ak sa očakávalo, že sa zamestnanec vráti z konferencie v stredu a bude pracovať vo štvrtok, potom by mal byť štvrtok dňom dovolenky.
Ak by bol štvrtok normálne deň cesty, počítalo by sa to ako pracovný deň, nie ako deň dovolenky. Za normálnych okolností by aj tak cestoval späť a firma by ho nemala pokutovať, pretože si pobyt predĺžil o dovolenku.
Ale rozhodol sa necestovať späť, ale namiesto toho ísť na dovolenku, uviedli disidenti. To nie je problém spoločnosti a čas na cestu platíme len vtedy, ak zamestnanec využije na cestu späť pracovný deň. Keďže cez víkendy neplatíme za žiadny cestovný čas a nič také ako deň cesty neexistuje, zamestnanci by mali byť platení len vtedy, ak pracujú.
Navyše, normálne sa od zamestnanca, pokiaľ nebol pridelený na búranie kabíny, očakávalo, že odcestuje späť v stredu a nastúpi do práce vo štvrtok. Mohol by sa dohodnúť na neskoršom príchode so svojím manažérom, ak mal let červené oči.
V takom prípade niet pochýb, štvrtok by sa mal účtovať ako deň dovolenky. Aká však bola doterajšia prax v spoločnosti? Očakáva sa, že zamestnanci budú cestovať späť v stredu, ak je to možné, alebo je štvrtok bežným dňom cesty na návrat?
Väčšina zamestnancov sa chce čo najskôr vrátiť domov a pracovať. Takže cestujú domov v stredu, ak je možný nejaký let, namiesto toho, aby strávili noc sami v cudzom meste a nemali čo robiť.
Toto je tiež otázka súkromného a verejného sektora zamestnancov. Ak ste zamestnancom verejného sektora a často pracujete na základe dohodnutých podmienok odborovej zmluvy, očakávate také protihodnoty, ako je platba za každú minútu, ktorú odpracujete. Ak nie v priamej kompenzácii, zamestnanec verejného sektora očakáva comp čas za odpracované hodiny a očakával by, že dostane zaplatené aj za cestovanie cez víkend.
Toto myslenie je kliatbou pre zamestnávateľa v súkromnom sektore, ktorý očakáva, že oslobodení zamestnanci urobia prácu a splnia ciele. V skutočnosti myslenie ako hodinový zamestnanec prekáža vašej kariére a zníži si vašu hodnotu ako zamestnanca. Tu je niekoľko predchádzajúcich myšlienok o kompenzácii zamestnancov za cestovný čas.
Ak je zamestnanec hodinový resp neoslobodený zamestnanec, zamestnávatelia musia brať do úvahy platený cestovný čas plus hodiny odpracované na veľtrhu. Ak má zamestnanec nárok na prácu nadčas, tieto predpisy platia aj na cestách.
(Toto je jedna z teórií o tom, prečo sú nevyňatí zamestnanci tak zriedka žiadaní, aby cestovali na zákaznícke akcie a školenia. Vládne nariadenia spôsobujú, že ich náklady na dochádzku sú neúmerné – alebo prinajmenšom – trápenie, ktoré musia zaplatiť a zaplatiť zamestnávatelia. A keďže tieto pravidlá môžu brániť využitiu a kariérnemu rastu hodinových zamestnancov, HR sympatizuje so zamestnávateľmi.)
Úvahy o rozhodnutí HR o zásadách obchodných výstav
Ďalším problémom, ktorý musí HR v tomto prípade zvážiť, je, že mnohí zamestnanci často cestujú na obchodné výstavy a iné firemné akcie. Rozhodnutie prijaté v tomto prípade má ďalekosiahle dôsledky pre zamestnávateľa a rozhodnutia o ďalších požiadavkách zamestnancov v budúcnosti.
Naozaj chce HR robiť tieto rozhodnutia od prípadu k prípadu? Kedy sa končí práca a začína dovolenka? Keď sa veľtrh skončí o 16:00 hod. v stredu?
Kedy v stredu večer odchádza posledné lietadlo do domovského mesta zamestnanca? Čo ak v stredu nebude lietadlo? Koľko dokumentácie a výskumu bude musieť HR v budúcnosti vyžadovať od ostatných zamestnancov, aby sa zaistilo, že rozhodnutia o účtovnom voľnom v spoločnosti sú konzistentné a spravodlivé?
V určitom bode musí HR zistiť, že rozhodnutie v prospech toho, aby tento zamestnanec mohol využiť štvrtok ako deň dovolenky, má príliš veľa dôsledkov pre podobné požiadavky v budúcnosti. Zamestnanec sa bude pochopiteľne cítiť nešťastný.
Ale nikto z HR, koho poznám, nechce tráviť svoj pracovný čas ako policajt. Zamestnanec sa rozhodol necestovať späť v platenom čase; môže cestovať späť, ak chce svoju výplatu, a potom ísť na dovolenku. Akékoľvek iné rozhodnutie otvára príliš veľkú plechovku červov.
Posledná myšlienka pre personalistu sa týka toho, ako sa so zamestnancami zaobchádzalo v minulosti. Cestujú zamestnanci spravidla v stredu večer alebo vo štvrtok? Ak vo štvrtok, očakáva sa, že sa objavia v kancelárii? Ak v stredu večer, koľko zo štvrtka sa očakáva, že budú pracovať?
Ak by sa v rámci normálneho podnikania vrátil v stredu večer, štvrtok by sa mal počítať ako dovolenka. Ak by v rámci bežnej obchodnej činnosti cestoval vo štvrtok, ale očakávalo by sa, že sa na pracovisku objaví aj vo štvrtok, štvrtok by mal byť účtovaný ako deň dovolenky.
Ach, je to prvýkrát, čo ste sa stretli s touto otázkou? Skvelé. Máte šancu vytvoriť precedens a vytvoriť cestovnú politiku a postupy vašej spoločnosti.
Pravdepodobne dokonca môžete pridať svoje rozhodnutie do Príručka pre zamestnancov, takže všetci zamestnanci poznajú polohu pozemku, aby sa mohli riadiť ich rozhodovaním v budúcnosti.
HR dosiahne riešenie
Čo poviete na riešenie aktuálnej otázky? Ako spoločnosť v minulosti riešila cesty zamestnancov na veľtrhy a akcie pre zákazníkov? Letia zamestnanci v tú noc späť a pracujú nasledujúci deň, alebo im spoločnosť dáva voľnosť a nechá ich letieť späť deň po udalosti a hlásia sa do práce nasledujúci deň?
Podľa niekoľkých vašich manažérov, ktorí sú zodpovední za zamestnancov, ktorí sa zúčastňujú podujatí zameraných na zákazníkov, zistite, čo sa riadilo riadením týchto praktík v minulosti. Minulá prax určí využitie dňa dovolenky – alebo nie – pre neprítomnosť vo štvrtok.
Čo ak zistíte – ako je pravdepodobné –, že postupy boli vo všeobecnosti nekonzistentné a neexistuje žiadna jasná predchádzajúca prax? Nakreslite čiaru v piesku. Povedzte aktuálne žiadajúcemu zamestnancovi, ktorý nemal žiadne pravidlá, ktoré by ho usmerňovali, že môže využiť deň dovolenky na štvrtok. potom:
- Vypracujte svoju politiku,
- Pridajte politiku do zamestnaneckej príručke,
- Vyškoliť zamestnancov, ktorí cestujú, o revidovanej politike,
- Dajte manažérom vedieť, že rozhodovanie zamestnancov o cestovaní už nebude riadiť rozhodovanie zamestnancov podľa vlastného uváženia, pretože rozhodnutia neboli konzistentné a spravodlivé, a
- Použite novú politiku robiť konzistentné a spravodlivé rozhodnutia v budúcnosti.
Jazyk cestovnej politiky pre budúcnosť
V spoločnosti, kde zamestnanci často cestujú za obchodom, a najmä ak je skupina zamestnancov veľká, by to bolo a pre spoločnosť je nočnou morou rozhodovať sa od prípadu k prípadu a spoločnosť nikdy nemôže byť spravodlivá doska. Požiadavky na dokumentáciu pre zamestnancov pridať zbytočnú záťaž.
Hnusiť sa s dobrými, prispievajúcimi zamestnancami počas minútového sledovania času je urážlivé a ponižujúce – pre manažéra, HR a zamestnanca. A porazí váš cieľ dôverovať zamestnancom, zaobchádzať so zamestnancami ako s dospelými a očakávať, že zamestnanci budú robiť zodpovedné rozhodnutia v rámci stanovených smerníc.
Takže v závislosti od potrieb vašej spoločnosti je tu politika odporúčaná ako súčasť vašej celkovej cestovnej politiky. (Pre komplexnú politiku máte veľa ďalších rozhodnutí.)
A, mimochodom, ak máte len pár zamestnancov, ktorí cestujú? Ignorujte všetko toto HR myslenie a rozhodovanie. Fuj! Manažéri môžu rozhodovať o časovom účtovníctve od prípadu k prípadu.
Cestovanie do az firemných podujatí sponzorovaných spoločnosťou:
V (názov spoločnosti) zamestnanci často cestujú za prácou. Zamestnanci sa zúčastňujú školení alebo stretnutí profesijných združení, navštevujú predajcov a konkurentov, stretávajú sa so zákazníkmi a zúčastňujú sa obchodné výstavy a ďalšie udalosti interakcie so zákazníkmi, aby sme vymenovali len niekoľko príkladov. Keďže sa tieto podujatia často konajú na želaných miestach, zamestnanci často žiadajú, aby využili svoj PTO alebo čas dovolenky na predĺženie svojho pobytu na mieste podujatia.
V týchto prípadoch je spoločnosť zodpovedná za náklady na cestu zamestnancov vrátane lietadiel, taxíkov, letiskových autobusov a potrebných dopravných prostriedkov odo dňa, keď zamestnanec cestuje na podujatie, až kým zamestnanec nedokončí obchodnú činnosť spoločnosti na podujatí. Zamestnanec musí zaúčtovať každý ďalší pracovný deň odvolaný z práce po udalosti ako platenú dovolenku, čas PTO alebo neplatené voľno s povolením vedenia.
Všetky náklady, ktoré vzniknú zamestnancovi alebo jeho spolucestujúcim na cestu, stravu, ubytovanie, dopravu a podobne, počas čerpania voľna, musí uhradiť zamestnanec. Časť letenky, zakúpenej spoločnosťou na vrátenie zamestnanca po účasti na podujatí, príp započítané najazdené kilometre, ktoré spoločnosť bežne vypláca za návrat zamestnanca, možno použiť na návrat zamestnanca domov.
Spoločnosť nebude platiť žiadne dodatočné náklady. Zamestnanec musí vyúčtovať každý deň voľna po podujatí sponzorovanom spoločnosťou.
Áno, toto je dlhá odpoveď na otázku zamestnanca o využití dovolenky na predĺženie cestovania na firemné akcie. Je to však dobrý príklad všetkých faktorov, ktoré musí HR zvážiť pri HR myslení a rozhodovaní. Pre HR to nie je zábava, ale je to nevyhnutné HR myslenie a rozhodovanie na uspokojenie potrieb piatich zainteresovaných strán spoločnosti.
Len ty nie neznášam HR žargón? Začnite slovom: stimulovať.
