Maticový manažment sa bežne používa v organizáciách na zdieľanie zamestnancov a zdrojov medzi funkciami. V systéme maticového riadenia má jednotlivec primárnu správu šéfovi a zároveň pracuje pre jedného alebo viacerých manažérov, zvyčajne na projektoch.
Existujú rôzne typy štýlov riadenia matice a rôzne metódy na prekonanie výziev, ktoré s nimi súvisia. Mali by ste vedieť, či je vhodné používať maticový manažment a aký štýl by ste mali použiť.
Kde má maticový manažment zmysel
Matrix management je ideálny na zdieľanie talentov a zručností naprieč oddeleniami. Je to obzvlášť praktický systém pri vývoji nových produktov – umožňuje jednotlivcom z rôznych funkcií v rámci organizácie pracovať pod projektovým manažérom a vytvárať niečo nové a jedinečné. To dáva tímu možnosť čerpať z rôznych súborov zručností z viacerých disciplín, čím sa posilňuje projektový tím.
Je to tiež skvelý spôsob, ako znížiť náklady – maticový prístup k projektom je zvyčajne menej nákladný ako vytvorenie špecializovaných projektových tímov. Rôznorodosť členov tímu robí tím lepším ako mnohé čisto funkčné tímy.
Tam, kde riadenie matice nie je ideálne
Aj keď existuje veľa potenciálnych výhod tohto flexibilného štýlu tímovej štruktúry, existujú okolnosti, kedy nie je ideálny. Tie obsahujú:
- Projekt, o ktorom sa predpokladá, že bude dlhodobý. Optimálny môže byť špecializovaný tím so stálym pridelením
- Situácie, v ktorých sú zručnosti jedného zamestnanca pre konkrétnu funkciu kritické. Zdieľanie tohto jednotlivca môže znížiť účinnosť tejto funkcie
Odrody štýlov riadenia matice
Typy štýlov riadenia matice závisia od právomoci zverenej projektovému manažérovi, ktorý vedie medzifunkčnú iniciatívu. Existujú tri typy štýlov projektových tímov: slabá matica, vyvážená matica a tímy so silnou maticou.
Formát tvrdej matice je podobný špeciálnemu tímu, kde členovia tímu majú jasnú líniu podávania správ projektovému manažérovi. Projektový manažér je funkčným manažérom až do konca projektu. Vo všeobecnosti funkcia, do ktorej člen tímu patrí, túto osobu stratí počas trvania projektu.
Vo forme vyváženej matice sa členovia tímu hlásia projektovému manažérovi aj funkčnému manažérovi. V tejto forme sa od členov vo všeobecnosti očakáva, že budú pracovať na projekte a vo svojej funkcii, pričom budú informovať oboch manažérov.
Slabá forma matice zvyčajne znamená, že projektový manažér musí komunikovať s funkčnými manažérmi každého príslušného člena tímu. Každý člen zodpovedá svojmu funkčnému manažérovi za úlohy týkajúce sa oboch funkcií a projektu, ku ktorému je priradený.
Výzvy so správou matice
Aj keď existuje veľa výhod prístupu maticového manažmentu, existujú aj výzvy. Niektoré z nich zahŕňajú:
- Možnosť pre účastníkov konfliktu medzi rôznymi manažérmi a prioritami
- Zmätok v komunikácii medzi projektmi a funkciami a medzi nimi
- Strata prehľadnosti o tom, kto je za to zodpovedný hodnotenie výkonu
- Žiadne rozhodnutie o zodpovednosti za koučing a profesionálny rozvoj
- Zníženie individuálnych schopností, pretože účastníci sa stávajú príliš veľa iniciatívami
- Znížená efektivita medzi funkčnými tímami, ktoré už nejaký čas spolupracujú
- Strata organizačného učenia a tímového učenia, pretože jednotlivci sú zapojení len krátko
Aby sa znížil zmätok, konflikty a strata jasnosti, mali by byť zodpovednosti definované v projektovej charte alebo by mali byť odsúhlasené príslušnými manažérmi.
Členovia priradení k projektu by mali byť dôkladne preverení, aby sa zabezpečilo, že sú schopní zvládnuť nárast objemu práce. Mali by sa preskúmať rôzne formy maticových štýlov, aby sa zabezpečilo, že sa vyberie ten správny pre schopnosti členov tímu a firmy.
Dokumentácia by mala byť dôkladná a počas celého projektu by mala chrániť získané poznatky a poskytovať hodnotiace informácie pre členov tímu.
Zamestnanecké kľúče k úspechu
Práca v matrixovom prostredí môže byť obohacujúca aj frustrujúca. Vaše vystavenie rôznym iniciatívam a kolegom podporí vzdelávanie a rozvoj vzťahov. Je však dôležité, aby zamestnanec pracujúci v matici porozumel prístupu vašej firmy k vášmu hodnoteniu a rozvoju. Niektoré akcie, ktoré môžete ako člen maticového tímu vykonať, sú:
- Vyriešte identitu svojho primárneho manažéra prehľadov
- Ujasnite si, ako budú vstupy vašich rôznych maticových manažérov zachytené a premietnuté do vášho hodnotenia výkonnosti
- Udržujte pravidelný dialóg so svojím manažérom, ktorý bude podávať správy, aby ste ich informovali o vašom pokroku a prioritách
- Identifikujte protichodné priority a sprostredkujte diskusie medzi rôznymi manažérmi, aby ste objasnili prípadné nejasnosti
- Prevezmite iniciatívu a navrhnite alebo povzbuďte svojho zodpovedného manažéra, aby investoval do vášho profesionálneho rozvoja prostredníctvom školení, vzdelávania a koučingu
- Získajte podporu svojich manažérov pre tieto snahy
- Všetko zdokumentujte. Napíšte si každý deň poznámku o komplikáciách a úspechoch. Takto máte dokumentáciu o svojom výkone a práci počas celého projektu
Každá štruktúra a prístup riadenia má svoje klady a zápory. Riadenie matice nie je za každých okolností ideálne a môže vytvárať stres pre účastníkov, kde nároky presahujú čas a dostupné zdroje.
Matrix management môže dočasne ponúknuť prístup k špecializovaným znalostiam, pričom je nákladovo efektívnejší ako spoliehanie sa na špecializované tímy. Úspech v maticovom manažmente si vyžaduje aktívne zapojenie a komunikáciu všetkých strán.
