Každý väčší pracovný projekt prechádza piatimi fázami. Dĺžka a detaily sa môžu líšiť od projektu k projektu, ale všetky budú stále dodržiavať rovnaký základný rámec. Zatiaľ čo niektorí projektové metodiky ako napríklad agilné prístupy komprimujú alebo opakujú nasledujúce fázy v rýchlejších, iteračných cykloch, práca každej fázy je viditeľná a zreteľná v každom projekte.
Päť etáp
Formálne fázy projektu sú nasledovné:
- Zasvätenie: formovanie projektového tímu, charter projektu a štart
- Plánovanie: dokončenie rozsahu projektu, definovanie podrobného rozpisu prác, posúdenie rizika, identifikácia požiadaviek na zdroje, dokončenie harmonogramu a príprava na skutočnú prácu
- Poprava: vykonávanie skutočnej práce, ktorú vyžaduje definícia a rozsah projektu
- Monitorovať a kontrolovať: skutočné riadenie, podávanie správ a kontrola zdrojov a rozpočtov počas fázy realizácie
- Uzavretie projektu: odovzdanie projektu, vyhodnotenie získaných skúseností, odloženie projektového tímu
A projektový manažér povedie svoj tím cez týchto päť fáz za sebou – bez ohľadu na veľkosť projektu – až do dokončenia projektu. Pri agilných alebo iteratívnych projektoch vývojového typu prebieha plánovanie a realizácia v krátkych spurtoch alebo sprintoch, pričom fázy sa opakujú, kým sa projekt nedokončí k spokojnosti zákazníka.
Pozrime sa na tieto fázy podrobnejšie.
Zasvätenie
Správna iniciácia projektu nielen pripraví váš projekt na úspech, ale položí aj základy pre všetky budúce fázy. Počas iniciácie dostanete priradených členov projektového tímu, informujete ich o celkových cieľoch projektu, a položte klientovi alebo vlastníkovi projektu čo najviac otázok, aby ste mohli projekt naplánovať efektívne. Je to tiež skvelý čas na budovanie tímového nadšenia pre projekt a zhromažďovanie akýchkoľvek podrobností na poslednú chvíľu, ktoré by mohli ovplyvniť plánovanie projektu. Medzi ďalšie kroky patria:
- Analýza zainteresovaných strán
- Pridelenie an výkonný sponzor
- Vývoj a komunikácia charterových dokumentov
- Oficiálne úvodné stretnutie
Plánovanie
Po spustení projektu a zhromaždení všetkých relevantných informácií môžete začať plánovať svoj projekt. Fáza plánovania závisí od veľkosti vášho projektu, množstva informácií, ktoré musíte zorganizovať, a od toho, aký veľký je váš tím. Výsledok plánovania by mal byť jasný plán projektu alebo harmonogram, z ktorého bude každý sledovať svoje zadané úlohy.
Používanie programu na plánovanie projektu, ako je Microsoft Project alebo Basecamp, je mimoriadne užitočné pri plánovaní projektu. Na internete sú k dispozícii aj ďalšie bezplatné možnosti. Napriek tomu, že používanie programu na plánovanie projektov je užitočné, nie je to vždy potrebné. Používanie Excelu a Wordu na vytvorenie plánu a jeho komunikáciu s tímom je rovnako efektívne.
Konkrétne úlohy vo fáze plánovania zahŕňajú:
- Vytvorenie komunikačného plánu pre rôzne zainteresované strany
- Vypracovanie podrobnej štruktúry rozpisu práce
- Identifikácia kritická cesta
- Zakreslenie zdrojov do plánu projektu a dolaďovanie postupnosti práce na základe projektové závislosti a obmedzenia zdrojov
- Vypracovanie podrobného harmonogramu
- Hodnotenie rizík a vypracovanie plánu stanovenia priorít a zmiernenia rizika
Poprava
Teraz, keď máte solídny plán projektu, tím môže začať s realizáciou projektu na základe pridelených úloh. Toto je fáza, v ktorej každý začína robiť prácu. Budete chcieť oficiálne začať fázu realizácie osobnými stretnutiami, aby ste sa uistili, že každý má to, čo potrebuje, aby mohol začať vykonávať svoju časť projektu. Naštartovanie tímu na správnu cestu je neoddeliteľnou súčasťou úspechu projektu, preto jasne formulujte harmonogram a komunikačný plán.
Monitorovanie a ovládanie
Kým je projekt vo fáze realizácie, začnete ho monitorovať a kontrolovať, aby ste sa uistili, že sa pohybuje podľa plánu. Existuje množstvo spôsobov, ako môžete monitorovať a riadiť projekt. Efektívne sú príležitostné kontroly s vedúcimi tímov, organizované denné „stand-upy“ alebo formálnejšie týždenné stretnutia o stave. Informácie, ktoré vzídu z týchto stretnutí alebo komunikačných kanálov, budú informovať slučku spätnej väzby a v konečnom dôsledku akékoľvek preplánovanie a úpravy, ktoré môžu byť potrebné pre projekt.
Medzi ďalšie dôležité činnosti v tejto fáze patria:
- Dodržiavanie vopred stanoveného komunikačného plánu na zabezpečenie informovanosti zainteresovaných strán o stave projektu
- Monitorovanie pracovných tímov a pracovných činností na kritickej ceste
- Identifikácia príležitostí na zlepšenie výkonnosti plánu zrýchleným sledovaním alebo paralelným dokončením činností alebo v prípade potreby zlyhaním plánu pridaním zdrojov
- Monitorovanie skutočné vs. plánované náklady
- V niektorých prípadoch monitorovanie, výpočet a podávanie správ o získanej hodnote pre plán projektu
- Monitorovanie a zmierňovanie rizík a dolaďovanie plánu rizík podľa potreby
Zatvorenie projektu
Keď sú všetky detaily a úlohy vášho projektu dokončené a schválené klientom alebo vlastníkom projektu, môžete svoj projekt definitívne uzavrieť. Môže sa to zdať ako formalita, ale uzavretie projektu je rovnako dôležité ako jeho spustenie, plánovanie a realizácia.
Dobrý projektový manažér zdokumentuje všetky informácie z projektu a usporiada ich prehľadne, aby sa k nim v prípade potreby mohli vrátiť. Toto je tiež vhodný čas na pitvu projektu, aby sa všetci členovia tímu mohli zamyslieť nad tým, čo bolo počas projektu správne alebo nesprávne. Všetky dôležité poznámky k projektu by mali byť tiež zdokumentované, aby bolo možné výsledok zdieľať s ostatnými členmi projektu a uložiť do priečinka s históriou projektu. Nakoniec je dôležité formálne odložiť projektový tím a poskytnúť spätnú väzbu a hodnotenie výkonu, ako je uvedené v politike vašej firmy.
