Aký je najlepší pozdrav pri písaní listov a e-mailov? Začať list správnym tónom je dôležité vo formálnej písomnej alebo e-mailovej korešpondencii, ako napr Sprievodný list alebo a poďakovanie. Preto je dôležitý pozdrav, ktorý používate v tejto korešpondencii. V prípade neformálnej komunikácie môže byť váš pozdrav menej formálny.
Oboznámte sa s bežnými pozdravmi, ktoré vám pomôžu vyjadriť správnu úroveň známosti a rešpektu v akejkoľvek profesionálnej situácii.
Pokyny pre výber pozdravov
Pozdrav je pozdrav na začiatku listu alebo e-mailovej správy. Keďže pozdrav je prvá vec, ktorú náborový pracovník, náborový manažér alebo iný obchodný kontakt urobí pozri, pre pozdrav je dôležité nastaviť tón, ktorý je interpretovaný ako vhodný príjemcu.
Vhodnosť závisí od:
- Ako dobre poznáte príjemcu
- Či už posielate písaný alebo tlačený list alebo e-mail
- Typ listu, ktorý posielate
Vo všeobecnosti platí, že čím lepšie danú osobu poznáte a čím neformálnejšia je korešpondencia, tým menej formálny pozdrav môžete použiť.
Pozdravy v e-mailoch sú zvyčajne menej formálne ako tie v písaných alebo tlačených listoch.
Formálne listové pozdravy
Pozdravy (alebo dobré ráno, dobré popoludnie): Zvážte tieto možnosti ako trochu formálnejšiu verziu „Ahoj“ a „Ahoj“. Sú vhodné pre formálne písané alebo tlačené listy a e-maily ľuďom, ktorých nepoznáte (alebo ich poznáte len príležitostne). Zvážte ich použitie napríklad pri odosielaní newslettera inému oddeleniu.
Drahá: Tento pozdrav je vhodný pre väčšinu typov formálnej písomnej alebo e-mailovej korešpondencie. Môžete ho použiť bez ohľadu na to, či danú osobu poznáte alebo nie a či je príjemcom listu nadriadený alebo obchodný známy. „Vážený“ sa bežne používa v sprievodných listoch, následných listoch a rezignačných listoch pre zamestnávateľov. Zamestnávatelia ho využívajú aj v prijímacích a odmietavých listoch uchádzačom o zamestnanie.
Pre koho sa to môže týkať: Používa sa vo formálnej písomnej alebo e-mailovej korešpondencii, keď nemáte spôsob, ako poznať konkrétnu osobu, ktorej píšete. „Komu sa to môže týkať“ môžete použiť pri zadávaní dopytu na prácu, o ktorú sa chcete uchádzať, alebo keď sa uchádzate o prácu, ale nepoznáte meno osoby, ktorá vedie vyhľadávanie kandidátov.
Neformálny listový pozdrav
Ahoj: Zatiaľ čo je univerzálny pozdrav, "Ahoj" je vo všeobecnosti vhodný iba v e-mailovej korešpondencii. Aj tam by sa mal používať iba v bežnej korešpondencii s ľuďmi, s ktorými ste už nadviazali profesionálny vzťah (napríklad ďakovný list nadriadenému).
Ahoj: Táto neformálna variácia je vhodná len v najbežnejšej e-mailovej korešpondencii s ľuďmi, ktorých dobre poznáte. Zvážte napríklad použitie v ďakovnom liste blízkemu kolegovi.
Pokúste sa nájsť meno niekoho konkrétneho z oddelenia, ktorého máte záujem kontaktovať. (Skúste použiť webovú stránku spoločnosti alebo LinkedIn na vyhľadanie konkrétneho kontaktu.) Použitie mena osoby prepožičiava správe osobný nádych.
Ako nasledovať pozdrav
Po úvodnom termíne, ktorý vyjadruje, že danú osobu poznáte (napríklad „Vážený“), uveďte čestné meno a meno príjemcu (napríklad „Pani. Hudson“ alebo „Doktor Živago“), meno (krstné alebo prvé a priezvisko, ako napríklad „Abby“ alebo „Peter Parker“) alebo všeobecný titul („Pán“ alebo „Pani“) v závislosti od vášho vzťahu s príjemcu.
Keď danú osobu dobre poznáte
Ak danú osobu poznáte dostatočne dobre na to, aby ste boli krstným menom (napríklad súčasný kolega alebo nadriadený), po pozdrave uveďte iba jej krstné meno ("Dear Jamison").
Keď osobu nepoznáte
Ak danú osobu dobre nepoznáte, použite Mr./Ms. Priezvisko alebo Mr./Ms. Meno Priezvisko. Ak má váš kontakt rodovo neutrálne meno (napríklad Taylor Brown) a nie ste si istí, či ním áno ak oslovíte ženu alebo muža, po úvodnom slove uveďte celé meno osoby („Milý Taylor Hnedá").
Pre potenciálneho zamestnávateľa
Pre potenciálneho zamestnávateľa alebo nadriadeného vždy použite pán resp Pani. pokiaľ vás výslovne nepožiadali, aby ste použili krstné meno danej osoby.
Všeobecný pozdrav
Pozdravy „Vážený pán alebo pani“ alebo „Komu sa to môže týkať“ môžu niektorí považovať za zastarané, ale pri korešpondencii v rámci podnikania je lepšie sa mýliť na strane konzervativizmu vzťahy. Vo všeobecnosti nezaškodí byť príliš formálny, zatiaľ čo vaša profesionalita môže byť spochybnená, ak zvolíte neformálny pozdrav.
Riešenie pohlavia
Ak poznáte pohlavie osoby, ale nepoznáte jej meno, môžete použiť príslušný rodový titul (napríklad „Pán“ alebo „Pani“). Aj keď by ste mali vždy adresovať svoje listy čo najkonkrétnejšie, ak nemôžete zistiť pohlavie osoby, môžete použiť jej meno a priezvisko: Milý Rory Smythe. Použite „Vážený pán alebo pani“ ako poslednú možnosť.
Oslovovanie viacerých ľudí
Pri oslovovaní viacerých ľudí sú vyššie uvedené pozdravy a pozdravy stále vhodné. Ak však máte tri alebo menej mien, mali by ste uviesť mená všetkých príjemcov.
Môžete napísať „Ahoj, Rick a Jen“ alebo „Drahá Mary, Bob a Sue“. Ak však máte viac ako tri mená alebo dávate prednosť skupinovému pozdravu, použite za menom „Všetci“ alebo „Tím“ („Ahoj, všetci“ alebo „Vážený tím“).
Interpunkčné pozdravy
Na konci pozdravu by ste mali pripnúť čiarku alebo dvojbodku. Napríklad všetky nasledujúce sú prijateľné:
- Vážená pani Brownová:
- Vážená pani Brownová,
- Milá Sarah:
- Milá Sarah,
To znamená, že dvojbodka je formálnejšia možnosť, vďaka čomu je vhodná pre písomnú aj e-mailovú korešpondenciu. Naproti tomu čiarka je trochu neformálnejšia voľba, vďaka čomu je vhodnejšia na e-maily alebo bežné písané či tlačené listy.
Kedy prejsť na menej formálne pozdravy
Majte na pamäti, že niektoré úvodné pojmy, ktoré vo vašom prvom komunikujú profesionálny tón korešpondencia môže vyjadrovať strnulý tón, ak sa použije v nasledujúcich správach, v tomto bode to budete vedieť človek lepšie.
Zvážte vyhradenie formálnych výrazov ako „Vážený“ alebo „Zdravím“ pre miesto prvého kontaktu a potom prepnite na známejšie pozdravy a pozdravy (napríklad „Ahoj ešte raz“) e-maily.
Podobne zmeňte pozdravy, keď sa váš vzťah s obchodným kontaktom prehĺbi. Napríklad, keď sa potenciálny zamestnávateľ stane nadriadeným, môžete prejsť z „Vážený“ na „Ahoj“. A ak sa váš kontakt podpíše krstným menom a osloví vás krstným menom, môžete oplácať.
Písanie účinných listov
Pozdrav je dôležitou súčasťou formálnej korešpondencie, ktorá vtiahne príjemcu a nastaví profesionálny tón. O písaní obchodných listov sa však môžete dozvedieť viac.
Zlepšenie vášho celku schopnosť písať obchodné listy vám pomôže vytvoriť presvedčivú časť listu, aby ste mohli získať rozhovor, poslať vhodný ďakovný list a nakoniec získať obchodné kontakty. Odkazovanie na vzorky obchodných listov vám môže pomôcť zhodnotiť a zdokonaliť vaše zručnosti v písaní listov.
Kľúčové informácie
- Pozdrav udáva tón. Vyberte si vhodný list na základe spôsobu komunikácie, toho, ako dobre poznáte príjemcu a aký typ listu posielate.
- Vždy, keď je to možné, použite meno osoby. Ak nemôžete zistiť, čo to je, je vhodné „Komu sa to môže týkať“ alebo „Vážený pán alebo pani“.
- Postupom času môžu byť pozdravy menej formálne. Keď si s niekým dopisujete, „Vážený pán Smith“ sa môže zmeniť na „Ahoj, Bob“. Nasledujte vedenie osoby, s ktorou komunikujete. Ak máte pochybnosti, je lepšie sa mýliť a byť príliš formálny, a nie príliš neformálny.
