E-mail sa stal tak populárnym, že ho ľudia v niektorých prípadoch používajú častejšie ako telefón. Pretože písané slovo môže byť tak ľahko nepochopené, porozumenie správna emailová etiketa je nevyhnutné v podnikateľskom prostredí.
Bohužiaľ, veľa ľudí nerozumie tomu, ako využiť e-mail vo svoj prospech, a výhody, ktoré môže firme poskytnúť, často chýbajú. Nasledujúce pravidlá etikety obchodných e-mailov môžu pomôcť vašim zamestnancom vytvárať e-maily, ktoré sú efektívne a efektívne.
Posielajte iba jasné a stručné e-maily
Prvým pravidlom dobrej emailovej etikety je vyhýbať sa zdĺhavým emailom, ktoré obsahujú nepodstatné informácie a irelevantné fakty. Držte sa komunikovaného predmetu a používajte čo najmenej slov. Ak potrebujete rozhodnutie, požiadajte ho. Ak potrebujete informácie, požiadajte o ne. Ak chcete, aby niekto konal, požiadajte o to. Nenechajte svojich čitateľov čudovať sa, prečo ich kontaktujete. Keď píšete e-mail, predstavte si ho ako dielo literatúry faktu. Nerobte z toho záhadu.
Vždy používajte zmysluplný predmet
Nikdy nenechávajte predmet e-mailu prázdny. Pri prázdnom riadku s predmetom môže byť váš e-mail označený ako spam a nikdy sa nedostane do cieľa. E-maily s prázdnymi predmetmi sa tiež často prehliadajú, najmä ak zamýšľaný príjemca zvyčajne dostáva veľa e-mailov v ktorýkoľvek daný deň. Vždy používajte predmet, ktorý primerane odráža obsah vášho e-mailu. Pomôže vašim príjemcom efektívnejšie triediť e-maily a podporí rýchlejšiu odpoveď na váš e-mail.
Vyhnite sa extravagantne formátovaným e-mailom
Posielajte e-maily v profesionálnych formátoch. Vyhnite sa viacfarebným fontom a obrázkom na pozadí. Tieto doplnky môžu odvrátiť pozornosť čitateľa alebo sťažiť čítanie správy. Akékoľvek obrázky na pozadí, ktoré pridáte, môžu nafúknuť veľkosť súboru vášho e-mailu. To môže prinútiť príjemcov s pomalým pripojením, aby čakali strašne dlho, kým sa vaša správa stiahne. Akékoľvek obrázky na pozadí, ktoré pridáte, môžu nafúknuť veľkosť súboru vášho e-mailu. To môže prinútiť príjemcov s pomalým pripojením, aby na stiahnutie vašej správy čakali strašne dlho.
Ak vaša spoločnosť trvá na tom, aby ste použili konkrétny e-mailový papier na vytvorenie konzistentného vzhľadu a štýlu, využite to. Logo spoločnosti a podpisový riadok môžu premietnuť do vašich e-mailov profesionálny obraz.
Posielajte včasné odpovede
Nenúťte ľudí čakať na včasné odpovede na ich e-maily. Okamžite odpovedzte jasnou a stručnou správou. Ak potrebujete viac času na preskúmanie odpovede alebo zhromaždenie ďalších informácií, povedzte odosielateľovi e-mailu, kedy môže očakávať odpoveď.
Použite nástroje na odpoveď mimo kancelárie
Ak sa chystáte byť mimo kancelárie a nemôžete si prečítať e-maily, použite nástroj mimo kanceláriu v e-mailovom systéme, ktorý automaticky odpovie každému, kto sa vás pokúsi kontaktovať. Uistite sa, že vaša automatická odpoveď dáva odosielateľom vedieť, kedy môžu očakávať odpoveď.
Neplač vlka s vlajkami vysokej priority
Väčšina e-mailových systémov vám umožňuje označiť e-mail ako „Vysoká priorita“ alebo „Unáhlený“. Nenastavujte to ako predvolený e-mailový príznak. Používajte ho s mierou, inak vaši príjemcovia ignorujú príznak priority. Keď konečne odošlete skutočne dôležitý e-mail, nedostane pozornosť, ktorú by si zaslúžil.
Zvážte, či je „Odpovedať všetkým“ potrebné
Neklikajte inštinktívne na tlačidlo „Odpovedať všetkým“ pre každý e-mail, ktorý má viacero odosielateľov alebo príjemcov. Zvážte tému a rozhodnite sa, kto si má prečítať vašu odpoveď. Zbytočné neustále odpovedanie na každého vám rýchlo získa povesť „obchodného spamera“ a ľudia môžu začať úplne ignorovať vaše e-maily.
Oddelené obchodné a osobné e-mailové účty
Pokiaľ to nie je naliehavé, nikdy nepoužívajte svoj firemný e-mail na osobnú korešpondenciu. Aj keď vlastníte vlastnú firmu, je dobré mať dva samostatné e-mailové účty. Umožní vám to uprednostniť vaše e-maily a udržať nesúvisiace osobné správy mimo obchodnej siete.
Použite profesionálne názvy e-mailových účtov
Použite svoje vlastné meno ako súčasť akejkoľvek firemnej e-mailovej adresy. Napríklad [email protected] alebo [email protected]. Vyhnite sa prezývkam, popisovačom, prezývkam alebo nejasným odkazom. Nepoužívajte napríklad [email protected] alebo [email protected].
Je pre túto odpoveď najlepší e-mail?
Nepoužívajte e-mail ako jediný komunikačný nástroj. Nie všetky správy sú vhodné pre e-mail a niekedy môžu byť krátky telefonát alebo krátka návšteva kancelárie efektívnejším spôsobom, ako odovzdať správu. Stretnutie alebo rozhovor cez telefón môže do interakcií vniesť ľudský prvok, a to všetko rozdiel je, keď sa snažíte niečo vysvetliť alebo keď chcete niekoho presvedčiť, aby to vzal akcie.
Buďte citliví a prístupní
Nikdy nepoužívajte e-mail na ukončenie vzťahu alebo zmluvy. V profesionálnej obchodnej korešpondencii vždy uveďte riadok s podpisom, ktorý poskytuje alternatívne spôsoby, ako vás kontaktovať. Môžete napríklad uviesť číslo svojej kancelárie, faxu a mobilného telefónu a poštovú adresu kancelárie.
Vyhnite sa posielaniu veľkých príloh e-mailom
Nikdy neviete, ako a kde bude váš príjemca pristupovať k svojmu e-mailu. Mobilné zariadenia môžu začať sťahovať súbor skôr, ako požiadajú používateľa o potvrdenie sťahovania. Môže to trvať dlho a spotrebovať šírku pásma, za ktorú musí príjemca zaplatiť. Udržujte kombinovanú veľkosť príloh pod 50 MB.
Ak musíte odoslať veľký súbor, kontaktujte najprv príjemcov a opýtajte sa, ako by chceli súbor prijať. Na odoslanie súboru môžete použiť aj službu prenosu súborov.
Zamyslite sa pred odoslaním tohto e-mailu
Nakoniec si nájdite chvíľu a zvážte, čo ste napísali predtým, ako stlačíte tlačidlo „odoslať“. Je to niečo, čo by sa nemalo posielať e-mailom? Je to osobného charakteru a nie je vhodné používať firemný e-mailový systém? Napísali ste e-mail nahnevaný a zahrnuli ste do neho pasáže, ktoré môžete neskôr ľutovať? Ak áno, stlačte tlačidlo „vymazať“.
