Keď ty píšu obchodný list, je dôležité uviesť na začiatok listu vhodný pozdrav. To platí bez ohľadu na to, či správu odošlete e-mailom alebo poštou. Použitie vhodného pozdravu udáva tón vášmu listu a ukazuje príjemcovi, že rozumiete základným pravidlám obchodnej etikety.
Zatiaľ čo jednoduché „Ahoj“, „Ahoj“ alebo dokonca „Ahoj“ je vhodné v bežnej korešpondencii, formálnejší pozdrav je vhodný, keď píšete e-mail o záležitostiach súvisiacich s obchodom, ako je napr. Sprievodný list, odporúčací list alebo dopytový list.
Nasleduje zoznam príkladov listových pozdravov, ktoré sú vhodné pre obchodnú a zamestnaneckú korešpondenciu. Neskôr vysvetlíme, ako vybrať a naformátovať pozdrav, ako aj ako adresovať list niekomu, koho meno nepoznáte.
Príklady oslovenia obchodného listu
- Vážený pán Smith
- Vážení páni a pani. Smith
- Vážený pán White a pani Smithová
- Vážený Dr. Smith
- Vážený sudca Smith
- Vážená pani Jonesová
- Milá Jane Doe
- Vážený Dr. Haven
- Vážený pán doktor a pani. Haven
- Milé krstné meno (ak danú osobu dobre poznáte)
Všetky tieto pozdravy začínajú slovom „drahý“. Aj keď môžete jednoducho začať písmeno menom osoby, môže to byť nesprávne interpretované ako náhle alebo dokonca hrubé. Vždy je bezpečné začať svoj pozdrav slovom „drahý“ v obchodnom liste.
Jedinou výnimkou je, keď použijete všeobecný pozdrav „Komu sa to môže týkať“, ale o tom viac o chvíľu.
Skúste nájsť kontaktnú osobu
Pred použitím všeobecného pozdravu (alebo vynechaním pozdravu) sa však pokúste zistiť meno osoby, ktorú kontaktujete. Ak sa uchádzate o prácu alebo sa na ňu pýtate a meno náborového manažéra nie je uvedené v zozname práce, môžete si vyhľadať názov zamestnávateľa alebo náborového manažéra na webovej stránke spoločnosti. Ak existuje kontaktné číslo, môžete tiež zavolať a požiadať administratívneho asistenta o meno náborového manažéra.
Ak posielate iný typ listu, stále môžete vyhľadať meno osoby na webovej stránke spoločnosti alebo sa porozprávať s administratívnym asistentom alebo kontaktom v spoločnosti a požiadať o meno osoby, ktorú sa pokúšate osloviť.
Keď nemáte kontaktnú osobu
Ak v organizácii nemáte kontaktnú osobu, môžete buď vynechať pozdrav a začať prvým odsekom svojho listu, alebo použiť všeobecný pozdrav ako napríklad „Koho sa to týka“. „Komu sa to môže týkať“ sa považuje za zastarané, preto si pred použitím skontrolujte ďalšie možnosti.
Všeobecné pozdravy pre obchodné listy
- Vážený manažér zákazníckeho servisu
- Vážený tím zákazníckych služieb
- Vážený manažér náboru
- Vážený náborový tím
- Vážený manažér ľudských zdrojov
- Vážený pán alebo pani
- Vážený tím
- Komu sa to môže týkať
Pokyny pre mená a tituly
Použite pán alebo pani.
Pozdrav by mal zvyčajne používať priezvisko osoby spolu s „Mr“. alebo "Pani." Vo všeobecnosti sa vyhnite používaniu "Pani." alebo "slečna" pokiaľ si nie ste istý, ako chce byť príjemca oslovovaný. Ak máte pochybnosti, predvolene použite „Pani“.
- Vážená pani Smithová
- Vážený pán Jones
Čo je potrebné uviesť pre osobu s doktorátom alebo lekárskym titulom
Ak píšete niekomu, kto má doktorát alebo lekársky diplom, použite skrátenú formu: "Dr." Pri iných tituloch (napríklad „profesor“, „sudca“, „rabín“ atď.) však napíšte celý titul a používať veľké písmená. Napríklad váš pozdrav v liste sudcovi by bol: "Vážený sudca Barnard." Alebo, ak bola vaša korešpondencia s rabínom, môžete napísať: "Drahý rabín Williams."
- Vážený doktor Hancock
- Vážená pani sudkyňa Simona
Čo vypísať pre viacerých príjemcov
Ak je váš list určený viacerým osobám, napíšte všetky ich mená oddelene a oddeľte ich čiarkami. Napríklad: "Vážený pán Hobbes, pani Luxeová a pán Hopman." V prípade manželských párov, ak si jedna osoba z páru zmenila meno, stačí priezvisko použiť iba raz. Napríklad: „Vážený pán a pani. Smith."
- Vážená pani Cicana, Dr. Liberman a pani Danesová
- Vážení páni a pani. Foyle
Keď nepoznáte pohlavie
Niekedy nie je z mena jasné pohlavie osoby – mená ako „Corey“ alebo „Blake“ sú bežné ženské aj mužské mená. Ak je to tak, vykonajte nejaké vyšetrovanie na určenie pohlavia vyhľadávaním na LinkedIn alebo na webovej stránke spoločnosti. Ak to však zostane nejednoznačné, jednoducho napíšte celé meno osoby, pričom názov vynechajte. Napríklad "Dear Corey Meyer."
- Milá Bailey Timmonsová
- Milý Rowan McDaniels
Ako naformátovať listový pozdrav
Nasledujte pozdrav dvojbodkou alebo čiarkou, medzerou a potom začnite prvým odsekom svojho listu. Použitie dvojbodky je formálnejšia možnosť. Napríklad:
Vážený pán Smith:
[Prvý odsek listu.]
Pred odoslaním skontrolujte pravopis
Nakoniec sa pred odoslaním obchodného listu úplne uistite, že ste meno osoby napísali správne. Skontrolujte pravopis na webovej stránke spoločnosti alebo na LinkedIn.
Zvážte, či nepožiadate dôveryhodného priateľa, aby skontroloval vašu správu pred jej odoslaním, pričom osobitnú pozornosť venujte pravopisu mien.
Kľúčové poznatky
- Pri písaní obchodnej korešpondencie vždy začnite svoju správu skôr formálnym než neformálnym pozdravom: „Vážený pán Jones“ namiesto „Ahoj“. „Vážený“ by malo byť vždy pred menom príjemcu, okrem prípadov, keď nemôžete nájsť kontaktné informácie a musíte použiť „Komu môže Obavy.”
- Ak máte pochybnosti o mene, pohlaví alebo profesijnom titule príjemcu, preskúmajte tieto informácie tak, že sa pozriete na jeho účet LinkedIn alebo webovú stránku ich spoločnosti. Prípadne je tiež v poriadku zavolať na personálne oddelenie alebo recepciu svojho zamestnávateľa a požiadať o tieto informácie.
- Potvrďte, že ste použili správny pravopis mena vášho korešpondenta tak, že dvakrát skontrolujete jeho pravopis na stránkach sociálnych médií alebo na firemných webových stránkach.
