Hoci hlavné časti vášho návrh grantu zaberie vám väčšinu času a energie, motivačný list neskracujte. Pozornosť na jemnejšie body zostavovania balíka návrhov môže spôsobiť alebo porušiť žiadosť o financovanie. Nevypínajte svojho donora nedbalým sprievodným listom.
Mim Carlson a Tori O'Neal-McElrath, autori Výherné granty, krok za krokom,poukázať na to, že sprievodný list by mal:
- Predstavte svoju organizáciu správnej osobe.
- Ubezpečte donora, že tento projekt má vašu podporu predstavenstvo.
- Uveďte, čo požadujete – koľko a za čo.
Kedy zahrniete sprievodný list?
Sprievodný list používajte pri návrhoch korporáciám a nadáciám, nie však pri žiadostiach o federálny alebo štátny grant. Títo donori chcú len to, o čo žiadajú, a len zriedka žiadajú sprievodný list.
Vlastnosti dobrého sprievodného listu
Váš sprievodný list by mal:
- Buďte struční
- Rýchlo k veci
- Neopakuje informácie, ktoré sú v návrhu
- Povedzte čitateľovi, ako dobre rozumiete donorovi a ako váš grant spĺňa jeho požiadavky
Beverly A. Browning, autor
„Ako považujete za svoj veľký úspech (dokončenú žiadosť o financovanie), nechajte svoju tvorivú pravú stranu nakopnite mozog a spojte svoje pocity z úspechu s osobou, ktorá vám pomôže uskutočniť vaše plány pravda."
Formátovanie sprievodného listu
- Použite hlavičkový papier vašej organizácie. Na sprievodný list uveďte rovnaký dátum, aký je na vyplnenej žiadosti o grant. To je dátum, kedy pošlete návrh na grant poskytovateľovi grantu. Ak použijete rovnaký dátum, budú všetky dokumenty v balíku návrhov konzistentné.
- Pre vnútornú adresu (v hornej časti listu) použite meno a titul nadácie alebo firemnej kontaktnej osoby, za ktorým nasleduje názov zdroja financovania, adresa, mesto, štát a PSČ. Overte si tieto informácie telefonicky alebo e-mailom. Takéto informácie sa často menia, preto sa uistite, že máte aktuálne meno a adresu.
- Vo svojom pozdrave použite „Dear“ plus osobný titul (Pán, Pani, Pani, Dr., Páni atď.), za ktorým nasleduje priezvisko. Je dôležité, aby ste list adresovali konkrétnej osobe. Zavolajte do nadácie alebo firemnej kancelárie, aby ste sa uistili, že máte správnu osobu a správny osobný titul. Tieto detaily sa môžu zdať nedôležité, ale sú dôležité.
- Váš prvý odsek by mal byť krátky a zameraný. Predstavte svoju organizáciu (jej právny názov, ktorý bude vašou spoločnosťou) a povedzte donorovi, koľko peňazí požadujete a prečo. Zahrňte jednu alebo dve vety o tom, čo vaša organizácia robí, a potom zahrňte jeden bod výskumu, ktorý ukazuje, že je potrebné, čo vaša organizácia robí.
- Napíšte ešte jeden alebo dva krátke odseky. Uveďte účel svojho projektu a ako sa zhoduje s poslaním donora alebo prioritami financovania. Zahrňte skutočnosť, že vaše predstavenstvo plne podporuje projekt.
- Zakončite svoj list súhrnným odsekom. Pridajte, čo môže toto partnerstvo financovania znamenať pre cieľovú skupinu vášho projektu. Možno budete chcieť pridať aj pozvánku na návštevu lokality.
- Použite uzáver, napríklad „S pozdravom“.
- List by mal podpísať výkonný riaditeľ alebo predseda predstavenstva, prípadne obaja. Pod podpis napíšte krstné meno, iniciály, priezvisko a pracovnú pozíciu podpisujúceho. Hoci by mal list podpísať výkonný riaditeľ alebo predseda predstavenstva, na konci posledného odseku uveďte kontaktné informácie na osobu, ktorá najlepšie odpovie na otázky.
- V spodnej časti písmena uveďte slovo „ENCLOSURE“ (všetkými veľkými písmenami).
Aký dlhý má byť sprievodný list?
Obmedzte svoj sprievodný list na jednu stranu s tromi alebo štyrmi odsekmi. Malo by to byť rýchle čítanie.
Tón a špecifiká vášho sprievodného listu sa môžu líšiť v závislosti od toho, či ste boli vyzvaní na predloženie úplného návrhu po odoslaní Letter of Inquiry (LOI), alebo ak je tento projekt prvým prístupom vašej organizácie k tejto konkrétnej nadácii.
Vzor sprievodného listu
Mary Smith, PhD.
Programový dôstojník.
komunitná nadácia.
4321 Common Lane.
Some City, YZ 55555.
Vážený Dr. Smith:
Seniorské centrum Some City úctivo žiada o grant vo výške 50 000 USD na náš pilotný projekt Senior Latino Community Outreach.
Ako najväčšie centrum pre seniorov v ktoromkoľvek kraji, ktoré každý deň obsluhuje viac ako 450 seniorov, si uvedomujeme meniacu sa demografiu v našej oblasti služieb. A sme odhodlaní rásť a prispôsobovať naše centrum tak, aby vyhovovalo novým potrebám. Pilotný projekt Senior Latino Community Outreach nám umožní otestovať jednoročné úsilie na zistenie, či naše centrum dokáže efektívne:
Poskytovať komplexný prístup k zdravotným a sociálnym službám seniorom v latino komunitách obsluhovaných naším centrom, a.
Zvýšiť a plne integrovať kultúrnu kompetenciu predstavenstva, zamestnancov a dobrovoľníkov Senior centra Some City.
Naša predstavenstvo je týmto programom nadšené a chce ho spustiť, aby sme sa ním mohli stať najinkluzívnejšie a kultúrne najkompetentnejšie centrum pre seniorov vo všetkých našich komunitách, ktoré to potrebujú služby. Ak na konci nášho pilotného roka zistíme, že tento program je v skutočnosti úspešný, naša rada sa zaviazala zahrnúť a časť ročných výdavkov projektu do nášho ročného prevádzkového rozpočtu, aby sa program stal neoddeliteľnou súčasťou nášho jadra služby.
Prostredníctvom tohto projektu sa centrum stane primárnym odporúčaním zo strany Health Access Latinos, Families of Any County a troch komunitných kliník v okruhu pätnásť míľ od nášho centra. Prijímame aj odporúčania španielsky hovoriacich seniorov z akejkoľvek inej komunitnej agentúry v našej bezprostrednej oblasti služieb.
ďakujeme za posúdenie našej žiadosti. Budúci týždeň sa s vami spojím, aby som odpovedal na všetky vaše otázky a tiež sa dozvedel, či by sme sa s vami mohli stretnúť, aby sme prediskutovali podstatu nášho návrhu. Medzitým, ak by ste mali nejaké otázky, neváhajte kontaktovať Connie Jones, nášho riaditeľa vývoja, na čísle (555) 555-5555, x555 alebo [email protected].
s pozdravom
Jane Lovely.
Výkonný riaditeľ.
OHRADA.
*List pretlačený (s úpravami) so súhlasom Winning Grants, Krok za krokom, druhé vydanie, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.
V sprievodnom liste sa vyvarujte chýb
- Písanie príliš veľa. Motivačný list nie je dizertačná práca, ani úplný návrh. Nechajte to stručné a vecné Tip: Nechajte to prečítať niekoho iného. Rozumejú tomu?
- Používanie veľkých slov. Ak ste absolvovali vysokú školu, naučili ste sa písať komplikovaným spôsobom. Nerobte to tu. Nesnažíte sa na niekoho zapôsobiť svojou erudíciou. Svoj prípad chcete vyjadriť čo najprirodzenejšie. Ak neviete, kedy si písanie príliš komplikujete, použite aplikáciu ako napr Hemingway. Povie vám, kedy sú vaše vety ťažko čitateľné a kedy ste príliš rozvláčni.
- Robiť gramatické chyby. Ak si nie ste istí gramatikou, neriskujte. Použite kontrolu gramatiky vo WORD a tiež spustite svoj koncept cez aplikáciu, ako je napr Gramaticky. K dispozícii je bezplatná verzia, ale platená verzia výrazne presahuje nevyhnutnú kontrolu gramatiky.
Nechajte svoj sprievodný list vyniknúť
Je to smutné, ale váš návrh na grant môže byť medzi stovkami alebo tisíckami, ktoré typická nadácia uvidí počas priemerného roka. Váš sprievodný list môže znamenať rozdiel v dosiahnutí ďalšieho kroku k financovaniu. Ale ako ho môžete nechať vyniknúť?
Neskúšajte nič „roztomilé“, pretože na úradníkov nadácie to nezapôsobí.
Sprievodný list by nebol vhodný pre a príbeh o klientovi, aj keď by ste mali mať príbeh pre iné časti vášho návrhu, ako je napríklad popis problému. Zahrňte odsek o tom, prečo je vaša organizácia tá, ktorá môže najlepšie splniť toto poslanie. Preskúmajte svoje konkurenčné organizácie a zhodnoťte, ako a kde vynikáte. To môže byť v sile vašich zamestnancov a dobrovoľníkov, vašej skúsenosti s týmto konkrétnym problémom alebo podpore komunity, ktorá sa vám páči.
Nie je potrebné uvádzať mená konkurentov ani ich kritizovať. Stačí zdôrazniť svoje prednosti. Bolo by vhodné poradiť sa s ostatnými v kancelárii. Spojte pár ľudí a premyslite si, ako vaša nezisková organizácia vyniká.
Sprievodný list by sa mal v zásade pohybovať dopredu, mal by byť ľahko čitateľný a mal by prinútiť čitateľa k väčšiemu návrhu. Neklaďte čitateľovi do cesty žiadne prekážky, ktoré by ho mohli odradiť od ďalšieho čítania.
