Pracujete na projekte? Alebo je to, čo robíte, súčasťou každodennej prevádzky vášho podnikania? Oboje sa v organizácii vyžaduje a je rovnako platné, no pomáha to pochopiť, na čom pracujete, aby ste mohli lepšie vidieť, kde to zapadá do celkovej stratégie.
Existuje päť hlavných rozdielov medzi prácou na projekte a prácou v bežnej prevádzke (často skracované ako BAU). S ohľadom na tieto pokyny by malo byť ľahké zistiť, či pracujete na projektoch alebo práci BAU, alebo na oboch.
Časovo ohraničené vs. Prebieha
Projekty majú dátum začiatku, stredu a konca a sú jednorazovou udalosťou. Toto je životný cyklus projektu. V skutočnosti je najdefinujúcejšou charakteristikou projektu to, že má svoj koniec. Počas tejto doby na projekte pracuje projektový manažér a tím. Na konci je tím zvyčajne rozpustený.
BAU prebieha. Môžete samozrejme zatvoriť funkciu alebo zastaviť proces, ak už to nie je pre podnikanie potrebné – ale aj to sa zvyčajne robí ako projekt. Funkcia BAU vytvára prebiehajúcu prácu bez predvídateľného dátumu ukončenia.
Changemakers vs. Zmeniť identifikátory
Je rozdiel v tom, ako sa so zmenami zaobchádza v projekte a v práci BAU. Tímy BAU identifikujú potrebu zmeny a projektové tímy túto zmenu implementujú.
Keďže tímy BAU riadia obchod, sú tiež prví, ktorí vedia, keď existujúce procesy nefungujú a už nie sú užitočné. Keď sa to stane, identifikujú potrebu zmeny.
Manažér môže v rámci strategického preskúmania navrhnúť, aké zmeny je potrebné urobiť, aby jednotka dosiahla svoje ciele. Alebo člen tímu môže navrhnúť zmenu. Na druhom konci spektra môžete mať kompletný obchodný prípad vytvorený senior manažérom na vykonanie zmien potrebných na to, aby ich divízia mohla dosiahnuť svoje ročné ciele. Tí, ktorí pracujú v úlohách BAU, si môžu tiež uvedomiť, že zmena je nevyhnutná kvôli posunom v regulačnom rámci alebo ako súčasť konkurenčného prostredia pre organizáciu.
Projektové tímy pomáhajú implementovať všetky tieto potrebné zmeny. Projekty prinášajú zmeny do a prostredníctvom funkcií BAU pomocou projektového manažmentu. Zvyčajne sa to stane, keď projekt prešiel obchodným prípadom a schvaľovacím procesom vrcholového manažmentu.
Riadenie vs. Zmiernenie rizika
Aby boli bežné funkcie efektívne, zistíte, že tímy BAU sa snažia zmierniť všetky riziká pre prevádzku. Pracujú na odstránení neistoty z podnikania pre lepšiu organizačnú stabilitu a opakovateľné procesy.
Projekty zo svojej podstaty, že sú jedinečné a neisté, vyžadujú prvok rizika. Spoločnosť robí malý skok do neznáma len tým, že robí projekt, pretože zavádza zmenu a prináša niečo, čo tu predtým nebolo.
Projektové tímy preto pristupujú k riziku iným spôsobom ako tímy BAU. Projektoví manažéri sa snažia riadiť riziká – pozitívne aj negatívne – aby dosiahli čo najlepšie výsledky. To môže zahŕňať zmiernenie rizika v snahe obmedziť pravdepodobnosť, že sa to stane, ale zahŕňa aj iné stratégie riadenia rizika.
Kapitalizácia vs. Nie kapitalizácia nákladov
Projekty môžu byť zvyčajne kapitalizované a BAU to často nemôže byť, pretože sa spoliehate na prevádzkové náklady pre vašu prebiehajúcu prácu ako obvykle. Inými slovami, účtovné postupy pre projekty a iné úlohy sú odlišné.
Financovanie projektu sa často týka uvedenia majetku do prevádzky, čo znamená, že náklady môžu byť kapitalizované. V niektorých prípadoch, v závislosti od toho, kde sa vo svete nachádzate, a vašich miestnych účtovných predpisov, môžete dokonca vziať náklady na projekt pod čiaru.
Náklady BAU sa bežne považujú za prevádzkové výdavky a sledujú sa vo výkazoch ziskov a strát spoločnosti.
Financovanie projektov a financovanie podnikania vo všeobecnosti je veľmi špecializovaná oblasť, takže je vždy najlepšie nechať si poradiť od vašich finančných expertov predtým, ako urobíte úsudky o tom, čo by sa malo a nemalo kapitalizovať Organizácia. Účtovné pravidlá sa líšia v závislosti od krajiny a dokonca aj podľa organizácie, kde jednotlivé podniky majú konkrétne procesy a spôsoby, ako robiť veci.
Cross-Functional vs. Funkčné tímy
Nakoniec je tu veľký rozdiel v zložení projektových a BAU tímov. Projekty majú tendenciu zahŕňať multidisciplinárne tímy odborníkov združených s cieľom poskytnúť konkrétny výstup.
Projektové tímy sa skladajú z ľudí, ktorí plnia konkrétne úlohy. Nejde o pracovné pozície, ale o pozície v rámci projektu s odlišnými zodpovednosťami. Hlavné úlohy v projektovom tíme sú:
- Sponzor projektu
- Projektový manažér
- Senior dodávateľ (organizácia zodpovedná za vykonanie práce, čo môže byť interný tím, ako je IT alebo externý dodávateľ alebo predajca)
- Zákazník (môže to byť interný zákazník, napríklad manažér iného oddelenia, alebo v organizácii poskytujúcej služby klientom zákazník, pre ktorého dodávate projekt)
- Odborníci na danú problematiku (ľudia privedení do tímu buď počas trvania projektu alebo jeho časti, ktorí využívajú svoje odborné znalosti na to, aby prispeli k úspechu projektu).
Na druhej strane prácu BAU riadia funkčné tímy. Sú to odborníci sami o sebe, ale zoskupení ako divízia. Bežne dochádza k menšiemu prekrývaniu medzi funkciami s inými oddeleniami a tieto oddelenia budú mať definované ciele a víziu úlohy, ktorú oddelenie zohráva v spoločnosti. Príkladom môže byť tím služieb zákazníkom, ktorý pracuje ako súčasť väčšej divízie služieb zákazníkom, ktorá vybavuje hovory a e-maily od zákazníkov o vašom produkte.
Môže dochádzať k určitému prekrývaniu, keďže ľudia z tímov BAU sú povolaní, aby sa zúčastnili projektových tímov.
BAU a projektové konflikty
Projektová práca a BAU práca môžu sedieť pekne vedľa seba, ale často môže dôjsť k napätiu. Stáva sa to preto, lebo projekty sa snažia zmeniť status quo.
Po druhé, keď žiadate ľudí, aby sa pripojili k vášmu projektovému tímu, môžu trpieť konfliktom lojality. Je ich prvou zodpovednosťou ich každodenná práca alebo projekt? Tu môžu pomôcť jasné ciele a silný záväzok manažmentu k projektu, ako aj udržiavanie otvorených komunikačných liniek, aby vedeli, aké by mali byť priority.
Po tretie, udržanie podnikania v chode je vždy prioritou. Má to dôsledky pre projektové tímy, ktoré by mohli zaznamenať zníženie financovania, kľúčové zdroje stiahnuté späť do BAU úlohy a časové harmonogramy sa oneskorujú, pretože udržiavanie každodenných operácií organizácie v chode je náročné zameranie.
