Všetky štáty vyžadujú, aby korporácie robili a distribuovali zápisnice zo stretnutí, a všetky štáty vyžadujú, aby správnej rady viedli zápisnice zo stretnutí. Neexistujú však žiadne konkrétne pravidlá o tom, čo zahrnúť do zápisnice zo zasadnutia správnej rady a ako túto zápisnicu vyhotoviť. Tu je niekoľko tipov na sťaženie života vašej firemnej rady vrátane tipov na virtuálne stretnutia.
Prečo uchovávať zápisnice zo zasadnutia predstavenstva
V skutočnosti existuje niekoľko dôvodov na vytváranie a zaznamenávanie zápisníc z vašich firemných stretnutí.
Na právne účely. Prvým a najdôležitejším dôvodom na vyhotovovanie zápisníc zo stretnutí je mať záznam o tom, o čom ste rozhodli, pre prípad, že si zápisnicu vyžiada súd počas súdneho sporu.
Na účely zodpovednosti. Členovia predstavenstva sú v pozícii dôvery. Ochrana členov predstavenstva pred zodpovednosťou sa nazýva firemný závoj, pretože zachováva právnu prekážku medzi predstavenstvom a podnikom. Členovia predstavenstva rozhodujú o peniazoch, ktoré investujú akcionári korporácií, a musia tak urobiť schopní dokázať, že konali múdro, v najlepšom záujme spoločnosti a bez konfliktov záujem. Zápisnica pomáha členom predstavenstva vyhnúť sa osobnej zodpovednosti za svoje činy.
Čo rada robí – a čo nie – robí
Predstavenstvo spoločnosti rozhoduje o celkovej politike podniku alebo organizácie. Každodenné rozhodnutia prijímajú vedúci pracovníci spoločnosti na základe tejto politiky. Niekedy sa rady presahujú a snažia sa robiť rozhodnutia, ktoré je najlepšie nechať na manažment.
Pred stretnutím prijmite program
V programe schôdze sú uvedené témy, ktoré sa majú počas schôdze prediskutovať a schváliť. Vďaka špecifickému programu nielenže schôdza prebieha hladšie, ale umožňuje správnej rade (a komukoľvek, kto si zápisnicu prečíta neskôr), vedieť o relatívnej dôležitosti každého bodu programu. Prezident zvyčajne na začiatku schôdze predloží návrh programu a po vykonaní zmien ho rada prijme.
Program vašej správnej rady by mal obsahovať špecifiká každej z týchto oblastí, o ktorých sa má diskutovať, o ktorých hlasujú členovia správnej rady:
- Program na schválenie (predsedníctvo môže schváliť doplnenie)
- Zápisnica z posledného zasadnutia na schválenie
- Správy od vedúcich pracovníkov a výborov
- Stará firma (prenesená z predchádzajúceho stretnutia)
- Nový biznis
- Komentáre a oznámenia
- Odloženie (s časom)
- Stanovený dátum ďalšieho stretnutia.
Aby vaša schôdza prebehla rýchlejšie a aby ste mali čas prediskutovať všetko, nedovoľte diskusiu o ničom, čo nie je zahrnuté v programe. Pridajte predmet do programu nasledujúcej schôdze.
Dôležité časti zápisnice zo zasadnutia predstavenstva
Vzor zápisnice zo zasadnutia správnej rady by mal obsahovať:
Aký typ zasadnutia správnej rady – pravidelné, mimoriadne alebo ročné (všetky štáty vyžadujú, aby spoločnosti mali výročné zasadnutie). Ak prezentácie prednášajú výbory alebo iní, uveďte mená a tituly prednášajúcich.
Kto bol prítomný, zaznamenal riaditeľov, hostí a zamestnancov a ktorí členovia predstavenstva neboli prítomní. Mená každého, kto príde neskoro alebo odíde skôr, musia byť zaznamenané.
Či je prítomné kvórum. Stanovy spoločnosti zvyčajne vyžadujú kvórum pre akékoľvek hlasovanie. Požiadavka na kvórum je zvyčajne nadpolovičná väčšina členov. (Napríklad pre deväťčlennú radu musí byť prítomných päť členov, aby bola uznášaniaschopná).
Vzory zápisníc zo schôdze predstavenstva
Microsoft má rôzne šablóny zápisníc pre rôzne druhy podnikov a organizácií.
BoardEffect, ktorý slúži neziskovým a vzdelávacím inštitúciám, má a šablóna zápisnice zo stretnutia môžeš použiť.
Čo nahrávať a čo NIE
Pravdepodobne najväčšou chybou boardov je požadovanie podrobných informácií o diskusiách (niekedy argumentoch) a procesoch. Stretnutia by mali odrážať to, čo sa urobilo a rozhodlo na stretnutí, nie to, kto čo povedal v diskusii.
Povedzme, že vaša rada hlasuje o návrhu na predaj nového radu produktov. V zápisnici by sa malo uvádzať: „Návrh pridať nový rad korenín. Návrh bol schválený a schválený, s tým a takým nesúhlasom." Ak mala skupina diskusiu, nemusíte o tom nič hovoriť.
Zápisnica je úradným záznamom, čo znamená, že môže byť predmetom súdneho predvolania. Zahrňte len to, čo je potrebné.
Používanie programu súhlasu na krátke stretnutia
Nikto nemá rád dlhé porady, no existuje niekoľko spôsobov, ako skrátiť poradu a zápisnicu. Možno budete chcieť ušetriť čas schôdze predstavenstva vytvorením súboru agendu súhlasu. Táto agenda je v podstate zoznamom problémov, ktoré sa dajú rýchlo vyriešiť bez diskusie. Zoznam môže obsahovať zápisnice z predchádzajúceho stretnutia, financie a správy výborov alebo generálneho riaditeľa.
Možnosti virtuálnych stretnutí predstavenstva spoločnosti
Virtuálne stretnutia predstavenstva môžete mať v jednom z niekoľkých rôznych typov:
- Na telefóne alebo hlasitom telefóne, s podporou internetu alebo bez nej
- Kombinácia členov online a osobne
- Plnohodnotné stretnutie s možnosťou internetu, telefónu, zvuku, videa, textu a hlasovania
Niektoré úvahy a otázky na zodpovedanie:
- Ako môžu členovia hlasovať? Povolíte anonymné hlasovanie cez telefón alebo SMS? Ako to bude fungovať? Bude stačiť prihlásenie?
- Ako uvidia členovia agendu a dôležité dokumenty? Čo so zmenami v dokumente pred hlasovaním? Bude potrebné podávať návrhy písomne?
- Bude niekto po ruke, kto pomôže členom s technickými problémami a riešením problémov?
- Ako budete rozhodovať o tom, kto má slovo do diskusie?
Možno budete chcieť zahrnúť svoje rozhodnutia o vedení virtuálnych stretnutí predstavenstva do podnikových predpisov. Roberts Rules of Order má nejaké vzorové pravidlá pre elektronické stretnutia ktoré vám môžu pomôcť robiť rozhodnutia a zdokumentovať ich vo vašich stanovách.
Uchovávajte záznamy zo zápisníc zo stretnutí
Po všetkých problémoch, do ktorých sa pustíte, aby ste uchovali dobré minúty pre vašu spoločnosť, nezabudnite uchovávať zápisnice z firemných stretnutí niekde v bezpečí a prístupnom. Nastavte proces uchovávania minút v podnikovej knihe záznamov alebo „v cloude“ v súbore chránenom heslom.
Pridajte právnika do svojej správnej rady
Či už je vaša spoločnosť súkromná, verejná alebo nezisková, mali by ste mať právnika, ktorý vám poradí, ako postupovať firemné zápisnice a zúčastňovať sa na dôležitých zasadnutiach predstavenstva, aby ste sa uistili, že ste vy a vaše predstavenstvo chránení.
