Sledovanie a fakturácia času klientom je dôležitou súčasťou práce v advokátskej kancelárii. Partneri, spolupracovníkov, asistenti, pomocný personál pri súdnych sporoch, a iní časomerači účtujú svoj čas v šesť, desať alebo pätnásťminútových prírastkoch v závislosti od firemnej politiky a pokynov klienta. Ak nevyúčtujete svoj čas, firma nemôže fakturovať klientovi a firma nedostane zaplatené. Preto vedieť, ako účtovať čas v advokátskej kancelárii, je dôležité pre úspech vás a vašej firmy.
S rastúcimi právnymi poplatkami sa klienti stávajú vedomejšími voči nákladom a technicky zdatnejším. Následne klienti skúmajú právne účty bližšie a využívaním rôznych databázových aplikácií na elektronické triedenie a analýzu fakturačných údajov. Rastúci trend smerom k elektronickej fakturácii (elektronické faktúry) podrobuje právne faktúry zvýšenej kontrole, vyjednávaniu a sporom.
Či už ste nováčik v účtovaní času alebo ste skúsený časomer, tipy uvedené nižšie vám môžu pomôcť vytvoriť rýchle, presné a presné časové údaje.
Vypracujte podrobné popisy fakturácie
Podrobný popis úloh je základnou súčasťou dobre vypracovanej faktúry. Je dôležité, aby popis vášho úsilia obsahoval dostatočne podrobný popis, aby kontrolór mohol posúdiť povahu a hodnotu úlohy.
Nájsť správnu rovnováhu medzi stručnosťou a detailmi môže byť zložité. Príliš dlhý a rozvláčny opis úlohy zvyšuje nejednoznačnosť a oslabuje porozumenie. Príliš stručný popis sťažuje posúdenie vhodnosti vykonanej úlohy a vynaloženého času. Napríklad povrchné frázy ako „kontrola súboru“; „príprava na skúšku“ a „preskúmanie dokumentu“ len málo hovoria o tom, čo ste robili a prečo ste sa zapojili do konkrétnej úlohy. Namiesto „previerky dokumentu“ je lepší a presnejší popis „Preskúmanie druhej skupiny výsluchov žalobcu“.
Vyhnite sa blokovaniu fakturácie
Blokové účtovanie je prax uvádzania skupiny úloh v súhrne bloku pod jedným časovým záznamom. Napríklad: „Návrh žiadostí o výsluch; telefonická konferencia s Dr. Brownom o správe expertov; zhrnúť výpoveď pána Smitha; kontrolovať a revidovať korešpondenciu s oponentom. 7,3 hodiny."
Klienti uznávajú blokovú fakturáciu ako stratégiu maskovania neefektívnosti. Okrem toho mnohé súdy nepovoľujú blokové účtovanie, pretože to bráni efektívnemu preplateniu poplatkov za právne zastupovanie po rozsudku. Efektívnejším spôsobom účtovania je rozpis každej samostatnej činnosti a jej zodpovedajúceho času.
Okamžite nahrajte čas
Zaznamenanie času ihneď po dokončení úlohy je najlepší spôsob, ako zabezpečiť presnosť. Pokus o rekonštrukciu aktivít dňa (alebo týždňa alebo mesiaca) po udalosti je ťažký a povzbudzuje časová „výplň“, čo je prax nafukovania skutočného času stráveného nad úlohou, aby sa vyplnili medzery čas.
Možno sa vám bude zdať nepraktické zadávať každú úlohu do softvéru na meranie času v momente, keď ju dokončíte. Preto je rozumné vyvinúť systém na zaznamenávanie času, ktorý podporuje rýchle meranie času. Niektorí časomerači diktujú každú úlohu ihneď po jej vykonaní a na konci dňa ju nechajú prepísať. Iní považujú za jednoduchšie viesť si časový zápisník, zaznamenať si každú úlohu ručne a potom ju zadať alebo nechať sekretárku, aby do nej zapísala na konci dňa, týždňa alebo fakturačného obdobia.
Pamätajte na svoje publikum
Ako každý dokument, ktorý pripravujete na kontrolu iným, je dôležité mať pri zaznamenávaní časových záznamov na pamäti vaše publikum. Možno poznáte osobu, ktorá kontroluje vaše účty, ako je napríklad interný poradca priradený k súboru. Pochopte však, že tým sa recenzia nemusí skončiť. Faktúru v mnohých prípadoch spracováva množstvo jednotlivcov na rôznych úrovniach vo vnútri aj mimo nej spoločnosti, vrátane právnikov, účtovníkov v korporácii klienta a tretej strany audítorov. Pri zaznamenávaní času je najlepšie vyhnúť sa skratkám, slangu a zložitému žargónu. Používajte stručnú právnu terminológiu, ale majte na pamäti, že vaše časové výkazy môžu kontrolovať osoby, ktoré nie sú vyškolené v oblasti práva.
Oboznámte sa so zásadami klientskej fakturácie
Každý klient má svoje vlastné účtovné zásady a postupy. Tieto zásady sú často obsiahnuté v zadržacom alebo zákazkovom liste klienta. Tieto zásady účtovania môžu obsahovať obmedzenia týkajúce sa počtu zamestnancov, rozpočtové usmernenia, zásady vyplácania a špecifické pokyny na meranie času. Keď si hneď na začiatku uvedomíte základné pravidlá, môžete zodpovednejšie počítať so svojím časom a splniť očakávania klientov.
Firemní klienti čoraz častejšie využívajú fakturáciu podľa úloh. Fakturácia založená na úlohách sleduje fakturáciu firmy podľa súdnych úloh. Každá vecná aktivita má priradený počítačový kód, ktorý si klient vopred vyberie. Kódovaná faktúra sa potom elektronicky triedi a analyzuje, čo umožňuje hĺbkovú analýzu faktúry. Súčasťou oboznámenia sa so zásadami účtovania klientov je naučiť sa a správne aplikovať nespočetné množstvo špecializovaných účtovných kódov založených na úlohách, ktoré sú jedinečné pre každého klienta.
