Administratívny asistent príklady na pokračovanie a tipy na písanie

Efektívny kancelársky manažér alebo administratívny asistent udržiava všetko v kancelárii v poriadku, od rozvrhov po zásoby a ešte oveľa viac. Ľudia v tejto úlohe sú často opravári: Ak nepoznajú odpoveď na otázku, vedia, kto môže pomôcť. Sú tiež zruční v riešení problémov (spolu s ich predchádzaním). Vedúci kancelárie môžu tiež dohliadať na zamestnancov.

V životopise určenom pre pozície administratívnych asistentov budete chcieť zdôrazniť svoje manažérske, administratívne, organizačné a komunikačné schopnosti.

V závislosti od odvetvia môže byť dôležité spomenúť aj ďalšie špecializované zručnosti. Tu je zoznam špičkové zručnosti pre kancelárskych manažérov.

Čo zahrnúť do životopisu administratívneho asistenta

Existuje mnoho typov životopisov a spôsobov formátovania dokumentu. Zvážte, ktoré možnosti sú pre vás najzmysluplnejšie. Vo všeobecnosti bude chronologický životopis zvyčajne najlepšou voľbou – ak ho nemáte veľa Avšak, alebo ste boli na chvíľu mimo pracovného sveta, funkčný životopis môže byť výhodnejšie.

• Všetky životopisy by mali obsahovať sekcie pre kontaktné informácie, skúsenosti a vzdelanie.
• Keďže budete chcieť zdôrazniť mäkké aj tvrdé zručnosti, môže byť užitočné zahrnúť sekciu zručností. Týmto spôsobom si môžete overiť svoje znalosti o softvéri.
• Môžete tiež chcieť zahrnúť profil, súhrn alebo objektívnu sekciu v hornej časti svojho životopisu. Je to dobrý spôsob, ako poskytnúť prehľad o vašich relevantných skúsenostiach a talentoch, pokiaľ ide o danú rolu.

Tipy na písanie životopisu

ohromený? Tu je to, na čo nezabúdajte pri zostavovaní životopisu:

• Zvážte svoje schopnosti: Ak chcete začať, môžete si napísať zoznam. Pozrite si aj pracovné inzeráty, aby ste získali predstavu o tom, čo je žiadané.
• Vyčíslite svoje úspechy: Snažte sa ísť nad rámec opisu vašej každodennej práce v rolách. Namiesto toho si vo svojom životopise zakomponujte popisy úloh do rámca toho, čo ste dokázali (napr. prepracovali ste fakturačný systém, úspešne spustili informačný bulletin o internej komunikácii atď.). Vždy, keď je to možné, použite čísla a percentá na kvantifikáciu týchto skúseností.

• Dôkladne skontrolujte: Po dokončení návrhu životopisu si ho pozorne prečítajte. Budete sa chcieť uistiť, že neexistujú žiadne preklepy alebo chyby a že všetko formátovanie je konzistentné. Môže byť užitočné nechať si recenziu od priateľa alebo člena rodiny pre druhý okruh očí.

Pozrite si príklad životopisu

Tu je príklad životopisu pre office manažéra alebo administratívneho asistenta. Nekopírujte životopis presne; namiesto toho ho použite ako inšpiráciu pri písaní a formátovaní vlastnej verzie.

Napísanie životopisu – najmä ak začínate od nuly – môže byť výzvou. Preskúmanie tohto vzorového životopisu vám ukáže, ako usporiadať informácie, ako aj ukázať, aké druhy podrobností zdieľať.

Po prečítaní vzorového životopisu nájdete zoznam kľúčových slov administratívneho asistenta, ktoré môžete použiť v sekcii zručností a inde vo svojom životopise. Tu sú tipy, ako tieto kľúčové slová zahrnúť.

Kľúčové slová administratívneho asistenta pre životopisy

Použite tieto kľúčové slová a frázy pri písaní svojho životopisu a motivačného listu, aby ste zabezpečili, že si vašu žiadosť všimnú náboroví manažéri.

Manažérske schopnosti

Postavte sa tak, aby ste prevzali zodpovednosť za dohľad tým, že vo svojom životopise a motivačnom liste uvediete niekoľko z nasledujúcich vodcovských zručností:

• Kontrola nákladov
• Účinnosti
• Zlepšenie kvality
• Uprednostňovanie úloh
• Riešenie problémov
• Zadanie úlohy
• Kontrola kvality
• Šetrenie peňazí
• Prevziať iniciatívu

Administratívne zručnosti

Tu sú najčastejšie administratívne zručnosti, ktoré zamestnávatelia hľadajú u svojich kandidátov na prácu:

• Presnosť
• Prispôsobivosť
• Pozornosť na detail
• Vytváranie atraktívnych prezentačných snímok
• Vytváranie komplexných makier
• Spoľahlivosť
• Grafický dizajn
• Identifikácia optimálnych dodávateľov
• Zachovanie dôvernosti
• Správa databáz
• Microsoft Access
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Microsoft Word
• Vytváranie veľkého objemu práce
• Korektúry dokumentov
• Vzhľad stránky

Organizačné schopnosti

Schopnosť organizovať súbory, údaje, plány, procesy a projekty je charakteristickým znakom talentovaného administratívneho asistenta alebo manažéra kancelárie. Skúste uviesť niektoré z týchto zručností vo svojej žiadosti o zamestnanie spolu s príkladmi:

• Vždy sa hláste do práce načas
• Predvídanie potrieb nadriadených
• Dôsledne dodržiavať termíny
• Vysoko organizované
• Žonglovanie s konkurenčnými prioritami
• Naučte sa rýchlo nové technológie
• Organizovanie podujatí
• Organizovanie stretnutí
• Obsluhovanie viacerých nadriadených
• Zefektívnenie procesov
• Time Management

Komunikačné schopnosti

Administratívni asistenti musia byť schopní komunikovať rečou aj písmom naprieč organizačnými úrovňami a so zákazníkmi. Medzi vyhľadávané jazykové a medziľudské komunikačné zručnosti patria:

• Upokojenie nespokojných klientov
• Vytváranie efektívnej korešpondencie
• Zákaznícky servis
• Výborná znalosť anglického jazyka
• Jasné vysvetlenie
• Srdečne pozdravujeme návštevníkov
• Príjemný spôsob telefónu
• Riešenie sťažností
• Preverovanie hovorov a návštevníkov
• Verbálna komunikácia

Mäkké zručnosti

„Mäkké zručnosti“ sú osobné a medziľudské talenty, ktoré umožňujú ľuďom dobre spolupracovať s ostatnými. Na rozdiel od „tvrdých zručností“, o ktorých sme hovorili vyššie, sú zvyčajne skôr vrodené ako získané, hoci svoje mäkké zručnosti môžete určite posilniť praxou.

Medzi dôležité mäkké zručnosti pre administratívnych asistentov a kancelárskych manažérov patria: spoľahlivosť, prívetivosť, flexibilita, pedantnosť, precíznosť, profesionálne oblečenie a vystupovanie, solídna tímová orientácia, schopnosť uspieť pod tlakom, neochvejnosť, pohodlie pri samostatnej práci a kladný postoj.