Pri plánovaní obchodného stretnutia, konferencie alebo iného odborníka udalosť, návštevnosť je kľúčovým meradlom úspechu. Chcete prilákať dostatok hostí, aby ste zaplnili miesta, uspokojili očakávania a aby bola udalosť finančne úspešná. Účastníci sa chcú dozvedieť nové informácie a komunikovať s kolegami a lídrami vo svojom odbore.
Zvýšenie návštevnosti a prilákanie tých správnych ľudí na podujatie sa nedeje náhodou. Najúspešnejšie stretnutia presahujú rámec hviezdnych kľúčových slov a inšpiratívnych prezentácií, aby vytvorili profesionálne, hodnotné a priateľské prostredie pre každého. Tento proces začína v počiatočných fázach plánovania.
Vytvorte silnú agendu
The agendy vašej udalosti je prvá vec, na ktorú sa budú účastníci pozerať pri rozhodovaní, či sa zúčastniť alebo nie. Vyberte si silnú ústrednú tému na ukotvenie vášho podujatia, potom usporiadajte workshopy, panely, kľúčové poznámky a ďalšie časti programu, aby ste v rámci tejto témy poskytli hodnotný a rôznorodý obsah.
Pri nastavovaní programu zvážte potreby účastníkov aj prezentujúcich. Nechajte si dostatok času na prestávky a jedlo a zorganizujte deň okolo veľkých udalostí, na ktorých chcete, aby sa všetci zúčastnili.
Ak budete mať viacero workshopov alebo panelových diskusií naraz, rozmiestnite podujatia pod vedením vašich hlavných rečníkov, aby si ich každý mohol vypočuť.
Zvážte logistiku
Dokonca aj s najlepšou agendou a najzaujímavejšími hlavnými rečníkmi logistika ovplyvní vašu účasť. Pri plánovaní dátumov, časov a miest vašej udalosti majte na pamäti potreby vašich účastníkov aj vášho odvetvia.
- Ako dlho trvá vaše podujatie a akí miestni sú jeho účastníci? Krátke udalosti sa môžu stať počas pracovného dňa alebo bezprostredne po ňom. Viacdňové podujatia možno bude potrebné naplánovať na víkend.
- Sú vo vašom odvetví rušné sezóny alebo obľúbené podujatia, ktoré sa už etablovali? Naplánujte si udalosť na čas, ktorý bude mať menšiu konkurenciu v návštevnosti.
- Budú musieť účastníci cestovať alebo zostať cez noc? Vyberte si miesto vhodné pre ubytovanie, letiská alebo iné spôsoby cestovania. Pozrite sa na vyjednanie zníženej hotelovej sadzby pre účastníkov, či už tam, kde sa podujatie koná, alebo v jeho blízkosti.
- Kde organizujete podujatie? Ak je to vo vašej firme, budete si musieť naplánovať miesta na sedenie, jedlo a parkovanie. Ak je to v hoteli alebo kongresovom centre, vyberte a umiestnenie so skúsenosťami s plánovaním podobných podujatí.
Ak plánujete organizovať každoročné alebo opakované podujatie, buďte pri plánovaní logistiky citliví na potreby účastníkov. Uľahčenie účasti na podujatí a vytvorenie reputácie pre včasné začatie aj ukončenie.
Používajte marketingové techniky
Správajte sa k vašej udalosti ako k akejkoľvek inej časti vášho podnikania a rozvíjajte a marketingový mix použiť na propagáciu a propagáciu.
- Identifikujte svoje cieľové publikum. Kto sú ideálni účastníci vášho podujatia? O čo im ide? Môže sa zúčastniť ktokoľvek z branže, alebo len tí, ktorých pozvete osobne? Snažíte sa spojiť jednotlivcov s podobným postavením a skúsenosťami alebo prilákať účastníkov v rôznych fázach ich kariéry?
- Stanovte konkrétne kritériá. Aké veľké bude vaše podujatie? Koľko účastníkov chcete? Aké ciele sa snažíte dosiahnuť?
- Vypracujte marketingový mix. Vytvorte plán propagácie vášho podujatia na základe cieľového publika a cieľov podujatia. Budete inzerovať otvorene, či už online alebo v odborných časopisoch? Chcete použiť optimalizáciu pre vyhľadávače na prilákanie ľudí na webovú stránku podujatia? Chcete odoslať iba osobné pozvánky vybranému zoznamu hostí?
Spôsob, akým vzbudíte záujem, bude závisieť od veľkosti a rozsahu vašej udalosti. Ale bez ohľadu na to, aké veľké je alebo kto je vaše cieľové publikum, pomocou tradičného marketingu a techniky predaja vám môže pomôcť zvýšiť návštevnosť.
Pozvať skôr
Jedným z kľúčov k dosiahnutiu veľkej návštevnosti vašej udalosti je včasné pozývanie ľudí a následné sledovanie. Harmonogram pozvánok môže zahŕňať:
- Čo najskôr v procese plánovania pozvite a potvrďte všetkých hlavných prezentujúcich alebo panelových rečníkov.
- Pred odoslaním pozvánok spomeňte túto udalosť hosťom, ktorých (alebo váš tím) osobne poznáte.
- Pošlite papierové alebo elektronické uloženie dátumu jednotlivcom alebo organizáciám, o ktorých dúfate, že sa zúčastnia.
- Odošlite papierové alebo elektronické pozvánky vrátane dôležitých bodov programu a špeciálnych hostí so žiadosťou o potvrdenie účasti.
- Pošlite podrobnú pozvánku znova s prispôsobenou poznámkou kolegom alebo známym, ktorých poznáte.
- Skontaktujte sa s pozvanými, ktorí ešte neposlali RSVP mesiac pred udalosťou.
- Týždeň pred plánovaným podujatím odošlite účastníkom potvrdenie o podujatí (elektronicky alebo telefonicky, v závislosti od počtu účastníkov).
- Po skončení udalosti e-mailom pozvite spätnú väzbu alebo oznámte nadchádzajúce udalosti, ktoré by mohli účastníkov zaujímať.
Posielajte osobné pozvánky
Bez ohľadu na to, kto je vaším cieľovým publikom, rozšírenie osobných pozvánok môže byť cenným spôsobom, ako zabezpečiť účastníkov a vzbudiť vzrušenie z vašej udalosti. Hostia, ktorí dostanú osobné pozvánky, s väčšou pravdepodobnosťou odpovedia áno, aj keď vás ani vašu organizáciu ešte nepoznajú.
Poslať fyzické pozvanie sprevádzaný buď osobnou poznámkou alebo telefonátom priateľom, kolegom a známym, ako aj významným hosťom, ktorých nepoznáte, ale dúfate, že sa ich zúčastnia.
Pri niektorých udalostiach môže pomôcť zdieľať túto zodpovednosť. Zoznam hostí udalosti sa často zostavuje zo zoznamov kontaktov, ktoré vedú rôzne osoby a jednotlivci s najbližšími vzťahmi k pozvaným by mali priamo pozvať svojich hostia.
Ak plánujete veľké sympózium alebo zjazd so stovkami účastníkov, pozvať každého osobne nebude možné. Ale pri plánovaní väčších akcií môže aj pár osobných pozvánok výrazne pomôcť. Identifikujte hlavných hráčov vo svojom odvetví, s ktorými sa chcete spojiť alebo ktorí by mohli zvýšiť profil vašej udalosti, a potom sa skontaktujte telefonicky alebo e-mailom.
Sledujte a poďakujte účastníkom
Mnohí účastníci oceňujú, že dostanú ďalšie podklady, prezentačné snímky, odporúčanú literatúru alebo iné materiály, na ktoré mohli prezentujúci odkazovať. Pokračovanie je vynikajúcou príležitosťou podeliť sa o tieto informácie, poslať ďakovné správy tým, ktorí sa zúčastnili, a začať zverejňovať akékoľvek ďalšie udalosti, ktoré plánujete do budúcnosti.
Následné e-maily a korešpondencie sú tiež skvelým časom na vyžiadanie spätnej väzby o vašej udalosti prostredníctvom online prieskumu, zaslaného formulára alebo e-mailových komentárov. Napríklad:
- Cítili účastníci, že materiál zahrnutý v prezentáciách a kľúčových prejavoch zodpovedá ich očakávaniam?
- Poskytlo podujatie cenné príležitosti na vytváranie sietí alebo vzdelávanie?
- Splnilo podujatie očakávania hostí?
- Kde bol priestor na zlepšenie?
- Čo považovali účastníci za najdôležitejšie z podujatia?
- Zúčastnili by sa podobného podujatia aj v budúcnosti?
Tento druh spätnej väzby vám môže pomôcť pochopiť, kde bola vaša udalosť úspešná a kde zaostala, čo vám umožní zlepšiť proces plánovania akýchkoľvek budúcich stretnutí alebo konferencií.
