Rozpočtovanie založené na nule znie ako jeden z nápadov, ktoré začínajúci podnikatelia zavádzajú do rozhovoru, keď chcú zapôsobiť na kapitánov priemyslu a anjelských investorov. Tento koncept vás však nemusí vystrašiť ani vás nemusí prinútiť ho použiť na každom networkingovom podujatí. Namiesto toho pochopte, že ide o základný prístup k podnikovému riadeniu, ktorý spoločnosti využívajú na každom kroku od mikropodnikov až po nadnárodné korporácie a aj to môže pomôcť vášmu podniku rásť udržateľnosť.
Rozpočet založený na nule
Počnúc „nulovým základom“ (t. j. bez prenesených zostatkov alebo výdavkov), každé obdobie v kalendári spoločnosti je rozpočtované výlučne vo vzťahu k potrebám a nákladom na toto obdobie. Či už je to mesiac, štvrťrok alebo rok, obdobie môže byť akékoľvek meranie času, ktoré najlepšie vyhovuje vašej firme.
Na začiatku nového obdobia sú prvoradé finančné požiadavky a oprávnené výdavky vstupy do rozpočtu spoločnosti bez ohľadu na to, či bol rozpočet vyšší alebo nižší ako predchádzajúci obdobie. Keď začne ďalšie obdobie, vrátite sa na nulový základ a proces zopakujete.
Ako to funguje
Tradičné rozpočtovanie alebo rozpočtovanie založené na nákladoch zahŕňa riadenie operácií spoločnosti na základe rozpočtu z predchádzajúcich období. Napríklad, ak firma počíta s 5-percentným nárastom produkcie vďaka získaniu nového klienta, jednoducho pridá 5 percent do rozpočtu z predchádzajúceho obdobia. Rozpočtovanie založené na nákladoch predpokladá, že všetky predchádzajúce výdavky na výrobu a prevádzku sú nevyhnutné, a pokračuje v udržiavaní rozpočtu pre tieto funkcie bez ďalšej analýzy.
Pri zostavovaní rozpočtu s nulovým základom musí byť každý výdavok zdôvodnený v každom období, takže opakujúce sa výdavky sú preverované, potom schválené, upravené alebo ukončené podľa potreby. A nové výdavky sa analyzujú s rovnakou pozornosťou ako pri tradičnom rozpočtovaní, ale vždy s tým, že náklady by sa mali optimalizovať z hľadiska efektívnosti a hodnoty.
Ak ste napríklad samostatný podnikateľ a prevádzkujete kreatívnu spoločnosť s papierovým tovarom mimo svojho domova, môžete sa rozhodnúť implementujte rozpočet s nulovým základom, aby ste zvýšili efektívnosť po tom, čo ste sa rozhodli preniesť svoj podnik do zahraničia a odoslať v zámorí. Jednou z oblastí, ktoré to môže ovplyvniť, sú vaše náklady na tlač. Po komplexnej kontrole ste si uvedomili, že môžete kompenzovať dodatočné poplatky za dopravu a skrátiť dobu obratu nákup dvoch nových tlačiarní a využitie výhod hromadného nákupu atramentu vďaka novému partnerstvu s miestnym dodávateľa. V každom období by ste si prezreli všetky alebo svoje výdavky, aby ste zistili, či sú náklady vo vašom rozpočte opodstatnené s cennou návratnosťou vašej investície.
Ako začať
Kroky na spustenie metódy nulového rozpočtu sú jednoduché:
- Identifikujte svoj cieľ. Dúfate, že zvýšite príjmy o 10 percent? Chcete znížiť náklady o 2 percentá? Váš cieľ musí byť merateľný a dosiahnuteľný v časovom rámci, ktorý ste si vybrali.
- Zvážte, ako môžete dosiahnuť tento cieľ. Čo máte vo svojom arzenáli, čo sa dá použiť na úpravu nákladov, efektívnosti alebo zdrojov na dosiahnutie vášho cieľa?
- Skontrolujte svoje možnosti od kroku 2. Pomohla by vám realizácia jednej úlohy dosiahnuť váš cieľ? Alebo potrebujete zaviesť niekoľko postupov? A ak áno, vyvaľujete ich po čase jednotlivo alebo naraz?
- Stanovte si priority svojej novej úlohy (úloh) a zdokumentujte potrebné náklady na implementáciu.
- Ohodnotiť všetky náklady a výdavky potrebné na nadchádzajúce obdobie v každom aspekte vášho podnikania (alebo oddelenia, ktoré plánujete prispôsobiť, aby ste dosiahli svoj cieľ). Zahrňte potrebné náklady na novú úlohu (úlohy), ktoré ste zdokumentovali v kroku 4.
- Ak hodnotenie splní váš súhlas a všetky výdavky sú oprávnené, zapojte sa do implementácie a dodržujte svoj rozpočet.
- Na konci obdobia preskúmajte svoje merania a zistite, či ste splnili svoj cieľ. Prebehla implementácia hladko? Ak sa vyskytli chyby, chcete sa v ďalšom období prispôsobiť a posunúť sa v procese? Alebo úplne prerušiť úlohu (úlohy)?
- Začnite od kroku 1 na začiatku nového obdobia.
Prečo to môže byť pre vás to pravé
Vďaka svojej podrobnej štruktúre umožňuje nulové rozpočtovanie vlastníkom podnikov začleniť nové stratégie v priebehu času bez strachu zo straty udržateľnosti. Tento proces, ktorý je často nastavený na priebežnom princípe, ponúka majiteľom firiem možnosť ponoriť sa do nich implementačné plány a vyhnúť sa carte blanche zvyšovaniu rozpočtu, ktoré nemusí dlho vykazovať návratnosť investícií časové úseky.
Ďalším plusom tejto metódy riadenia podniku je, že dokáže efektívne znížiť náklady na každodenné operácie. Zdroje sa prideľujú len vtedy, keď sú potrebné, čím sa znižuje plytvanie a nadbytočnosť a zároveň sa zvyšuje komunikácia medzi oddeleniami, ktoré si vyžadujú lepšiu koordináciu, aby zostali v rozpočte.
Prečo to nemusí byť pre vás to pravé
Je pravda, že táto metóda môže viesť k nižším prevádzkovým nákladom pre veľké podniky, ale to často znamená, že oddelenia, ktoré nevyrábajú príjmy, sa môžu krátkodobo zmeniť alebo podfinancované. Tam, kde niektoré oblasti vášho rozpočtu, ako je výroba alebo predaj, ľahko odôvodnia svoje výdavky, ďalšie potrebné funkcie ako je zákaznícky servis alebo výskum a vývoj, môže byť ťažšie odôvodniť svoje výdavky nad rámec holých nákladov minimálne.
Ďalšou nevýhodou nulového rozpočtovania je, že môže byť časovo náročné v porovnaní s rozpočtovaním na základe nákladov alebo rozpočtovaním podľa činností. Platí to najmä pre väčšie spoločnosti, ale platí to aj pre malých podnikateľov. Prechádzať každú riadkovú položku v každom období, ktoré odôvodňuje jej nevyhnutnosť, môže byť náročné na prácu a neefektívne využitie vášho času.
Kam vás to môže zaviesť
Bez ohľadu na veľkosť vašej spoločnosti si nulové rozpočtovanie vyžaduje, aby ste sa bližšie pozreli na to, čo prináša hodnotu vo vašom procese. Hoci je to časovo náročná metóda, je to metóda, ktorá pri správnom použití môže viesť k väčšej udržateľnosti a vyváženému rastu.
V konečnom dôsledku to urobí každý podnikateľ, ktorý sa rozhodne pre svoje operácie používať rozpočtovanie s nulovým základom určite sa naučíte, aké dôležité je investovať čas a zdroje do riadenia efektívnosti ich podnikania a hodnotu.
