Poďakovanie darcovi ukončuje jednu transakciu, ale vytvára most k budúcej podpore a hlbšiemu zapojeniu. Urobte to dobre a ste na ceste k budúcemu úspechu pri získavaní finančných prostriedkov.
Tu je desať tipov, ako urobiť tento ďakovný list správnym.
Získajte to rýchlo poštou
Štyridsaťosem hodín je ideálny obrat na ďakovný list. Ak to nie je možné, nezamerajte sa na viac ako týždeň. Chcete, aby si darca pamätal, že daroval, aby vaše poďakovanie posilnilo jeho činnosť a odmenilo ho za darovanie.
Ak dostanete list rýchlo, meno vašej charity sa darcovi zapíše do pamäti, uistíte ho, že ste dar dostali, a zapôsobíte na neho svojou efektívnosťou a ohľaduplnosťou.
Dokonca aj online darcovia by mali dostať ďakovný list poštou, ale to je drahé a mnohé neziskové organizácie prechádzajú na online čo najviac. V takom prípade sa uistite, že váš online darca práve nedostal potvrdenie e-mailom. Nájdite si čas na prispôsobenie e-mailu s poďakovaním a urobte z neho niečo nezabudnuteľné.
Oprášte osvedčené postupy pre e-mailom posielané ďakovné listy. V plných e-mailových schránkach môže zostať váš ďakovný list nepovšimnutý, preto mu venujte pozornosť predmet a uistite sa, že riadok „od“ jasne identifikuje vašu organizáciu.
Poďakovaniu darcovi e-mailom je veľa prekážok, na ktoré možno zabudnete. Musí zostať mimoPriečinok so spamom, upútať pozornosť darcu a nalákať ho na otvorenie správy. Nedovoľte, aby vás jednoduchosť a relatívne nízke náklady na e-mail zaslepili pred jeho nedostatkami.
Urobte to osobné
Prispôsobte si svoj ďakovný list menom darcu (dvakrát skontrolujte pravopis a nikdy nevolajte pani a pána) a napíšte priamo danej osobe. Krstné mená sú silné.
To, čo funguje pri fundraisingovom liste, funguje aj pri ďakovnom liste. Napríklad použite osobné zámená, ako napríklad „vy“, „my“ a „ja“.
Uveďte informácie o darcovi, napríklad ako dlho je darcom alebo že sa vám páčilo vidieť ho na poslednej udalosti. Možno, že darca dostal ocenenie alebo bol povýšený. Neváhajte a pridajte niečo o tom do svojho listu.
Dobrý systém evidencie darcov bude vaším najlepším priateľom, pokiaľ ide o túto úroveň personalizácie. Väčšina systémov, dokonca aj tých nízkonákladových, má schopnosť zachytiť aktuálne informácie o vašich darcoch.
Kedy naposledy dali? Prihlásili sa dobrovoľne? Kedy bol darca naposledy v kontakte s vašou organizáciou a aký bol charakter tejto interakcie?
Ak ide o prvého darcu, pošlite uvítací balíček a pozvite darcu, aby sa prihlásil na odber bulletinov a oznámení.
Ak ďakujete darcovi za dlhý čas, zvážte a rukou písaná poznámka skôr ako formálny list, príp ďalší kreatívny spôsob, ako poďakovať.
Skoordinujte to s témami kampane
Skoordinujte poďakovanie s výzvou alebo kampaňou, ktorá priniesla dar.
Pri písaní materiálov na získavanie finančných prostriedkov navrhnite šablónu ďakovného listu. Berte to ako súčasť balíka kampane. Ak je dar v reakcii na nejaký iný podnet – možno udalosť, ktorú ste zinscenovali – priraďte list k tejto udalosti.
Ak sa vrátime k odvolaniu, zlepší sa priľnavosť mena vašej organizácie v mysli darcu. Je to upokojujúce aj pre darcu.
Ak je dar odpoveďou na konkrétne e-mailové odvolanie, vytvorte na svojom webe vstupnú stránku po darovaní špeciálne pre týchto darcov.
Generic je vonku. Špecifickosť toho, čo darca videl, čo ho prinútilo dať, je nevyhnutnosťou. Ak napríklad darca prispel na pomoc obetiam zemetrasenia, uistite sa, že vaše poďakovanie sa vzťahuje na túto situáciu.
Použite príbehy na prepojenie darcov s výsledkami
Pomôžte darcom predstaviť si, ako boli vynaložené ich peniaze. Najlepší spôsob, ako to urobiť, je vyrozprávať príbeh konkrétneho človeka, ktorému dar pomohol. Príbeh nemusí byť príliš dlhý. Na vzbudenie empatie u darcu môže stačiť len pár viet a použitie mena človeka.
Urobte zo svojho darcu hrdinu týchto príbehov. On alebo ona umožnili tento príbeh. Majte zoznam príbehov o dobrých veciach, ktoré vaša charita dosahuje. potom pomocou týchto príbehov vytvorte bloky kópií a podľa potreby ich vložte do ďakovných listov.
Častým obmieňaním príbehov udržíte vaše listy čerstvé a uľahčíte odosielanie mnohých listov bez toho, aby ste museli každý z nich robiť úplne nový.
Aj keď slúžite ľuďom, ktorí sa nachádzajú v citlivých situáciách a potrebujete chrániť ich identitu, existujú spôsoby, ako povedať ich príbehy bez toho, aby ste narušili ich súkromie.
Nechajte svoje listy podpísať skutočnou osobou
Vyhnite sa digitálnym podpisom, pokiaľ neposielate naraz tisíce listov. Dokonca aj vtedy si vyhraďte listy, ktoré idú darcom, ktorí poskytujú významné dary, aby ich podpísal váš výkonný riaditeľ, predseda správnej rady alebo predseda dobrovoľníckej zbierky. Na tieto písmená použite skutočné pečiatky prvej triedy.
Pridajte osobnú, rukou napísanú poznámku
Ak je to vhodné, požiadajte výkonného riaditeľa alebo predsedu predstavenstva, aby k listu pridal osobnú poznámku. Dlhoroční darcovia, ktorí môžu poznať vašu ED alebo členov správnej rady, to považujú za obzvlášť potešujúce.
Zmienka o nedávnom podujatí, na ktorom sa darca zúčastnil, mu pripomenie príjemný zážitok a zároveň dodá zápisu autentickosť. Zvážte možnosť usporiadať večierok na písanie poznámok s dobrovoľníkmi, ktorí môžu písať poznámky na listy alebo pripájať lístky post-it s ručne písanými správami.
Zahrňte obálku s odpoveďou
Neodporúčam žiadať o ďalší dar v ďakovnom liste. Úprimne povedané, to ľudí odradí viac, ako si myslíte. Samotné priloženie obálky s odpoveďou však môže darcovi pripomenúť, že budúce dary sú vítané.
Mnohí darcovia si tieto obálky nechávajú a použijú ich ako darček neskôr...alebo dokonca hneď. Andrew Olsen z Fundraising Fundamentals je nadšený zahrnutím odpoveďové obálky v ďakovných listoch. Zistil, že charitatívne organizácie, ktoré používajú túto taktiku pre nových darcov, majú „mieru konverzie 2. daru, ktorá je o 8 % až 12 % vyššia ako v prípade organizácií, ktoré ich nezahŕňajú“.
Použite list ako daňový doklad
Potvrdením môže byť aj vaše darcovské poďakovanie. Ak darca daruje, musíte každoročne poskytnúť potvrdenie na daňové účely 250 dolárov alebo viaca môžete to zahrnúť zverejnenie s týmto listom.
Ďakovné listy dnes zvyčajne obsahujú náležité informácie vždy, keď darca dáva, či už online, šekom alebo prostredníctvom mesačné dávanie.
Dobrou praxou je tiež poskytnúť súhrn darov za daný rok na začiatku budúceho roka, práve v čase, keď darcovia zvyčajne pripravujú svoje daňové priznania. Nezabudnite, že účtenka nie je poďakovanie. Potvrdenie by malo byť menšou časťou listu.
Pozvite viac zapojenia
Vždy je fajn pridať pozvánku na návštevu vašej agentúry a pozrieť si svoju prácu z prvej ruky.
V dnešnom svete, kde možno žiadate o dary od ľudí z celého sveta, možno angažovanosť dosiahnuť prostredníctvom sociálnych médií. Povzbudzujte svojho darcu, aby sledoval vašu organizáciu na Facebooku a Twitteri alebo iných sociálnych sieťach, na ktorých sa podieľate.
Keďže v zaslanom liste nie sú žiadne hypertextové odkazy, uveďte adresu svojej webovej stránky a potom sa uistite, že tlačidlá sociálnych médií sa dajú ľahko nájsť.
Zahrňte výslovnú pozvánku na návštevu webovej stránky a kliknutie na tieto tlačidlá a na prihlásenie sa na odber e-mailového bulletinu alebo inej komunikácie. Ikony sociálnych médií sú niektoré z najdôležitejších prvkov na webovej stránke vašej charitatívnej organizácie.
Pridajte Postscript a uveďte kontaktné informácie
Všetci sme skimmeri. Preto si väčšina z nás prečíta hornú časť listu a potom preskočí na P.S. Potom sa môžeme vrátiť a prečítať si zvyšok listu. Marketingoví predajcovia priamej pošty vedieť všetko o P.S. a vždy to zahrnúť. Niekedy majú viac ako jednu.
Pre P.S ďakovného listu sa možno budete chcieť znova odvolať na príbeh, ktorý ste poskytli („Michael a Jane sú vďaka vám v bezpečí a šťastní“), alebo tam uviesť dôležité kontaktné informácie.
Darcovia by mali mať meno, telefónne číslo a e-mailovú adresu osoby v organizácii, na ktorú sa môžu obrátiť s otázkami. Zákaznícky servis je rovnako dôležitá pre neziskové organizácie ako pre firmy, takže darcovi uľahčite nájdenie skutočnej osoby, ak má problém.
