Zodpovednosť, ktorá je dôležitá pre každého úspech projektu, neznamená a projektový manažér musí opatrovať, mikromanažovať alebo biť ľudí, aby veci zvládli. Takáto taktika často spôsobuje spory a nepriateľstvo voči projektovému manažérovi. Namiesto toho, aby bol projektový manažér jedinou osobou, ktorá vedie ľudí k zodpovednosti, lepším prístupom, ktorý môže projektový manažér prijať, je splnomocniť celý tím, aby zodpovedal za projekt. Tu je šesť spôsobov, ako zabudovať zodpovednosť do projektu:
Vyjadrite sa k zodpovednosti na úvodnom stretnutí
Úvodné stretnutie projektu je časom, kedy projektový tím nadchne pre projekt a stanoví očakávania, ako bude projekt prebiehať. Stanovenie zodpovednosti vopred ako základného princípu projektu je rozhodujúce.
Na úvodnom stretnutí sponzor projektu a projektový manažér jasne vyjadria svoje očakávania. Sponzor projektu poznamenáva, ako bude viesť projektového manažéra k zodpovednosti a ako projektový manažér bude brať na zodpovednosť všetkých ostatných.
Zodpovednosť tam nekončí. Na základe týchto bodov dáva projektový manažér členom tímu vedieť, že od nich očakávajú, že ich budú brať na zodpovednosť aj projektového manažéra. Projektový manažér tiež poznamenáva, ako očakávajú od členov tímu, že sa budú navzájom zodpovedať. Vzájomné oslovovanie sa odporúča, pokiaľ si všetci členovia tímu zachovávajú profesionalitu a rešpekt voči ostatným.
Tieto vyhlásenia vytvárajú jasný systém zodpovednosti. Projektový manažér je v konečnom dôsledku zodpovedný za úspech projektu, ale aby uspel, projektový manažér očakáva, že všetci budú zodpovední a navzájom sa budú zodpovedať.
Zvýraznite vzájomnú prepojenosť úloh
Projekty takmer vždy zahŕňajú vzájomne závislé úlohy. Niektoré veci sa musia diať postupne, aby bol projekt úspešný. Keďže projektový manažér predkladá tímu podrobnosti o projekte, projektový manažér by mal zámerne zdôrazniť, ako sa úlohy prelínajú.
Niekedy sa úlohy spúšťajú súčasne. Môže sa to stať z nutnosti alebo v záujme efektívnosti. Po dokončení úloh sa ich pracovné produkty použijú v ďalšej úlohe. Štruktúra zodpovednosti funguje ako v príklade vyššie. Tí, ktorí pracujú na nasledujúcej úlohe, berú na zodpovednosť tých, ktorí pracujú na predchádzajúcich úlohách.
Projektový manažér ukazuje členom tímu, ako úlohy navzájom súvisia a ako každý člen tímu potrebuje konať dobro pracovať v prospech ostatných členov tímu, projektový manažér motivuje členov tímu, aby sa navzájom držali zodpovedný.
Ak jeden člen tímu nemôže začať úlohu, kým iný člen tímu nedokončí svoju úlohu, závislý člen tímu má pridelenú záujem o úspech druhého člena tímu a bude brať tohto člena tímu na zodpovednosť za včasnosť a vysokú kvalitu výkon.
Získajte verejné záväzky týkajúce sa akčných položiek
Jedným z dôvodov, prečo projektoví manažéri organizujú tímové stretnutia, je určiť ďalšie kroky na základe toho, ako projekt pokročil. Ak je to možné, veci by mali ísť podľa plánu, ale keď sa objavia neočakávané problémy, treba ich riešiť.
Bez ohľadu na to, kto súhlasí s riešením problému, člen tímu, ktorý prevezme úlohu, projektový manažér by mal zdokumentovať, čo sa má urobiť a kedy by to malo byť dokončené.
Položka akcie by sa potom mala zahrnúť do poznámok k schôdzi alebo do denníka položiek akcií. Rôzne filozofie projektového manažmentu to robia inak. Kľúčom je zapísať si akčné položky pre budúce použitie.
Verejné sledovanie akčných položiek
Keď sa členovia tímu zaviažu, celý tím sa musí spoľahnúť na splnenú úlohu. Spísať si tie predsavzatia je skvelé, ale úlohy treba splniť.
Keď sú úlohy prideľované, projektový manažér by ich mal sledovať, aby zabezpečil, že členovia tímu dodržia svoje slovo. Najlepšia časť zdieľania zodpovednosti je, že projektoví manažéri nemusia byť tým zlým.
Keď projektový manažér vytvorí atmosféru zodpovednosti, nie je potrebné, aby projektový manažér kritizoval niekoho, kto to nedodrží. O situáciu sa postará skupinová dynamika. Tlak rovesníkov môže pôsobiť pozitívne. Projektovému manažérovi stačí upozorniť na daný úkon a nechať prehovoriť zodpovednú osobu.
Z času na čas sa môže stať, že projektový manažér bude musieť položiť skúmavé otázky o tom, prečo sa záväzok nesplnil, ale zvyčajne bude zodpovedná osoba upozorní na chyby, prepočty alebo prekážky a prijme nový záväzok, že dokončí pôvodnú akciu a prípadne odčiní akékoľvek prerušenie výkon.
Čeliť slabému výkonu
Člen projektového tímu slabý výkon je problém, ktorý musia projektoví manažéri riešiť rýchlo a diplomaticky. Ak ostatní členovia projektového tímu vidia, že sa toleruje slabý výkon, ich motivácia sa zníži a ich výkon sa pravdepodobne zodpovedajúcim spôsobom zníži.
Projektoví manažéri však nemôžu byť bzučiacimi pílami, ktoré obmedzujú slabých výkonov, keď nespĺňajú očakávania. Ide o rovnováhu medzi rýchlym zaobchádzaním s vecami a ľudským zaobchádzaním.
Slabý výkon nezmizne sám od seba. Nemôžeme dovoliť, aby to zdržiavalo, no projektoví manažéri musia dopriať tým, ktorí nefungujú dobre, čas na nápravu svojho správania, keď naň boli upozornení.
Eskalujte problémy s výkonom, keď je to potrebné
Ak riešenie slabého výkonu jeden na jedného nefunguje, projektový manažér musí problém postúpiť nadriadenému členovi tímu. Ak sa to nepodarí, sponzor projektu bude možno musieť zasiahnuť.
Pred eskaláciou problému sponzorovi projektu by mal projektový manažér vyčerpať všetky ostatné možnosti. V prípade slabého výkonu by mal byť projektový manažér konkrétny so sponzorom projektu a mal by dať odporúčania na vyriešenie problému.
Ak projektový manažér chce, aby člen tímu radil napríklad manažér druhej línie, mal by to povedať projektový manažér. Ak chce projektový manažér vymeniť člena tímu, projektový manažér by mal podať takúto žiadosť. Projektový manažér by mal poskytnúť možnosti a zdôrazniť výhody a nevýhody každej možnosti.
