Chyby pri fundraisingu, ktorým sa musíte vyhnúť

Fundraisingové podujatia každého druhu, od black-tie gala cez upocené maratóny až po bujaré aukcie, sú už desaťročia významnou súčasťou fundraisingového mixu väčšiny charitatívnych organizácií.

Prečo je táto forma získavania peňazí taká populárna? Niektorým charitatívnym organizáciám prinášajú špeciálne akcie dosť peňazí. Pre iných dosahujú fundraisingové podujatia ciele, ako je budovanie vzťahov, privádzanie nových podporovateľov alebo vytváranie väčšej publicity v ich komunitách.

Hoci boli fundraisingové podujatia na celom svete v roku 2020 buď odložené alebo zrušené, mnohé charitatívne organizácie sa poučili ako ich udržať v chode prechodom na virtuálne podujatia alebo vymýšľaním nových typov podujatí, ktoré sa hodia k digitálu sveta. Tieto udalosti zahŕňali virtuálne koncerty, virtuálne hry a dokonca aj virtuálnu atletiku.

Špeciálne udalosti si však vyžadujú veľa plánovania a čo je možno najdôležitejšie, vyžadujú si vyhýbanie sa bežným chybám, ako minúť viac za udalosť, ako to prinesie, myslieť si, že udalosť sa dá zvládnuť rýchlo a zle nasleduj. Tu je niekoľko chýb, ktorým sa treba vyhnúť.

Chybám pri plánovaní udalostí, ktorým sa treba vyhnúť

Príliš dlhé čakanie na začatie plánovania

Je ľahké si myslieť, že na poslednú chvíľu môžeme zorganizovať akciu, ale to môže byť drahá chyba. Čím väčšia udalosť, tým viac času by ste mali venovať plánovaniu.

Nemáš cieľ? Určite si jednu skôr, ako pôjdete ďalej. Je vaším cieľom vyzbierať veľa peňazí, alebo je to budovanie vzťahu, či publicita? Váš cieľ môže zahŕňať všetky tieto, ale rozhodnite sa, ktorý bude mať prioritu, a podľa toho naplánujte.

Váš peňažný cieľ a účel určia, ako dlho vopred by ste mali začať plánovať, najmä ak ide o novú udalosť. Napríklad tichá aukcia alebo gala môže zabrať veľa času na plánovanie a stratégiu.Neon, poskytovateľ softvéru pre udalosti, navrhuje, aby ste umožnili dvojmesačné plánovanie pre každých 100 hostí.

Atletické podujatie, akým je napríklad chôdza, môže spočiatku trvať rok alebo aj viac, jednoducho preto, že má veľa pohyblivých častí. od vytvorenia online registrácie, vytvorenia peer-to-peer fundraisingovej kampane až po získanie lukratívnych sponzorských darov pre udalosť.

Samozrejme, menšie podujatia sa dajú pripraviť pomerne rýchlo, v závislosti od vášho cieľa a počtu účastníkov, na ktorých sa zameriavate.

K špeciálnej udalosti však pristupujte realisticky. Pravdepodobne to bude trvať dlhšie, ako ste si pôvodne mysleli, najmä ak ide o úplne novú udalosť. Opakovanie udalostí prirodzene trvá menej času. Ale 6-12 mesiacov je ideálny časový rámec na plánovanie prvého.

Vytvorenie nereálneho rozpočtu

Dve veci, ktoré je potrebné zvážiť pri rozpočtoch, je to, či udalosť zarobí peniaze alebo utratí peniaze. Ak je vaša udalosť malá a vaším cieľom je budovanie vzťahov, nezarábanie peňazí môže byť v poriadku. Ale plánovať veľkú udalosť bez lámania čísel môže byť chyba.

Zvážte návratnosť investícií (ROI) vašej udalosti. Ak je vaším cieľom získať viac, ako miniete, uistite sa, že to dokážete. Pri zostavovaní rozpočtu na podujatie zahrňte všetky aspekty od nákladov na miesto konania cez zábavu až po čas, ktorý tomu strávia vaši zamestnanci.

Zvážte aj to, či máte dobrovoľnícku silu na to, aby ste túto udalosť zvládli. Tieto náklady by mali byť čo najviac vyčíslené a zahrnuté do vášho rozpočtu.

Zistite, či výnosy z akcie držia krok s infláciou. Rastú alebo klesajú dary? Nebojte sa zrušiť fundraisingovú udalosť, ak začne prskať. Niekedy nový nápad generuje novú energiu a záujem.

Nie výber témy

Téma je jednoducho zjednocujúca myšlienka. Spája všetky vaše snahy pod jednou strechou. Témy môžu byť zábavné, inšpiratívne alebo účelové. Keď premýšľate o téme, vrhnite širokú sieť. Skúste ísť nad rámec toho, čo je samozrejmé, ako je „Casino Night“ alebo „Dance with the Stars“.

Zvážte všetky možnosti dizajnu pre vašu tému. Bude to fungovať dobre pre marketing a reklamu? Ako to bude vyzerať na programe, ktorý vytlačíte, na značkách, ktoré vytvoríte v tlačových správach a inej propagácii?

Najlepšie témy sú vzrušujúce a nútia k zamysleniu. Pamätajte, že zvolená téma vysiela podvedomú správu vašim účastníkom, takže vyberajte múdro.

Tu je niekoľko skutočných tém, ktoré podnietia vašu predstavivosť:

• Odmaskovanie budúcnosti: V rámci 26. výročnej zbierky Hob Nob Gala nadácie Saint Francis Foundation sa vyzbieralo viac ako 300 000 dolárov, ktoré boli použité na jej komunitný grantový program a ďalšie nemocničné služby. Išlo o virtuálnu udalosť zahŕňajúcu aukciu a profesionálnu zábavu.
• Prejdite míľu v jej topánkach: Tento inovatívny walk-a-thon vyzval mužov, aby prešli míľu v dámskych topánkach na vysokom opätku, aby získali prostriedky na boj proti domácemu násiliu. Podujatie sa konalo na celoštátnej úrovni a zúčastnilo sa ho množstvo malých miestnych organizácií.
• Vyhladovať upíra. Darujte krv: Toto bola akcia krvi, ktorú začal pred niekoľkými rokmi Americký Červený kríž, ale školy, univerzity a dokonca aj spoločnosti stále používajú túto myšlienku a tému na Halloween.

Slabá ponuka sponzorstva

Nie všetky fundraisingové akcie majú sponzorov, no väčšie väčšinou áno. Sponzorstvo je pozoruhodné najmä pri veľkých atletických podujatiach, ale môže byť vhodné aj pri galavečeroch, výstavách v múzeách alebo pri podujatiach viacerých štátov alebo pri získavaní finančných prostriedkov. Sponzori môžu pomôcť zabezpečiť publicitu, financovať miesto konania a poskytnúť sofistikovanú technickú pomoc.

Sponzorstvo je partnerstvo. Spoločnosti získavajú obrovské množstvo dobrého mena sponzorovaním neziskových podujatí. Podľa The Edelman Trust Barometer 2020 spotrebitelia v dnešnom svete uprednostňujú etiku spoločností nad kompetenciou.Charitatívne organizácie by mali využiť túto potrebu podnikov, aby ukázali, aké sú sociálne zodpovedné.

Ak chcete nájsť sponzorstvo, môžete podniknúť niekoľko krokov, ktoré sú uvedené nižšie:

• Zistite, aké kontakty už môžete mať s firmami. Zvážte firmy, ktoré už používate, ako sú vaši predajcovia. Opýtajte sa členov správnej rady, aké majú kontakty. Rozhliadnite sa po združeniach, ktoré môžete mať, ako napríklad Obchodná komora alebo obchodné kluby ako Rotary Club alebo Kiwanis.
• Urobte si zoznam spoločností v okolí, ktoré by mohli mať záujem o vaše podujatie. Môžu to byť len miestne podniky alebo pobočky národných podnikov. Oslovte tieto podniky prostredníctvom ich marketingových alebo filantropických kancelárií.
• Keď nájdete kontakt v podniku, preskúmajte jeho ciele, publikum a marketingové plány. Zodpovedá vášmu poslaniu, vášmu publiku, vašim aktivitám?
• Keď nájdete firmu s cieľmi a publikom, ktoré sa zhodujú s vašimi, pripravte si návrh sponzorstva. Premýšľajte o partnerstve z obchodného hľadiska a modelujte svoj návrh podľa záujmov tohto podniku.

Databázu nesegmentujete

Možno ste zvyknutí používať prieskum potenciálnych zákazníkov pre svoje hlavné kampane na získavanie finančných prostriedkov, ale funguje to aj pri podujatiach zameraných na získavanie finančných prostriedkov – najmä ak ide o udalosť vo veľkom počte.

Vaši vlastní zamestnanci môžu robiť prieskum vyhliadok, alebo si môžete najať konzultanta alebo spoločnosť na prieskum vyhliadok. Nezabúdajte, že čistý majetok je len časťou toho, čo darcu núti darovať. Ich predchádzajúce spojenie s vašou vecou a angažovanosťou sa pravdepodobne počíta viac.

To, čo nájdete, vám môže pomôcť vytvoriť rozumnejšiu tabuľku sedadiel alebo ovplyvniť spôsob, akým oslovujete konkrétnych účastníkov. Okrem odoslania pozvánky môže člen vašej rady zavolať a povzbudiť tohto záujemcu, aby sa zúčastnil.

Chybám, ktorým sa treba počas udalosti vyhnúť

Udalosť je príliš dlhá

Ďalšou chybou mnohých neziskových organizácií pri zriaďovaní fundraisingového podujatia je, že podujatia trvajú dlhšie, ako je potrebné.

Je lepšie poslať hostí domov o niečo skôr, ako ich požiadať, aby si presedeli dlhý program alebo súbor aktivít.

Účastníci fundraisingového podujatia nechcú zostať navždy v zajatí. Majú životy, deti a prácu a nechcú stráviť šesť hodín na vašom podujatí, bez ohľadu na to, aké je to úžasné.

Jedným zo spôsobov, ako udržať udalosť pod kontrolou, je vziať si príklad z divadla. Zvážte scenár celej záležitosti. Ak máte rečníkov, povedzte im, koľko majú času a dokonca im ponúknite, že im napíšete nejaké poznámky.

Skriptujte každý detail udalosti od začiatku segmentu až po jeho koniec. Dajte scenár každému zamestnancovi, ktorý na podujatí pracuje, a každému dobrovoľníkovi. Zdôraznite dôležitosť čo najpresnejšieho dodržiavania časového rámca.

Udržujte svoje fundraisingové udalosti krátke, sladké a výstižné. Vždy chcete, aby vaši hostia chceli viac.

Nepožiadanie o dar od účastníkov

Ak nikdy nepožiadate svojich priaznivcov o dary a nikdy nebudete konkrétni o svojich potrebách, ako môžete očakávať, že pre vás prídu?

Najlepší spôsob, ako napraviť tento rozpor, je skočiť priamo do toho. Povedzte svojim účastníkom všetko o svojich vznešených cieľoch a ambíciách. Nechajte ich vstúpiť do plánovania vašich nadchádzajúcich iniciatív.

Pravdepodobne sú zvedaví na projekty, ktoré plánujete riešiť. Okrem toho chcú vedieť, ako môžu pomôcť a dostať sa na prízemí k dobrej práci, o ktorú sa usilujete.

Na prvý pohľad môže byť neprirodzené žiadať o peniaze priamo, ale vaši darcovia by radšej poznali pravdu, než aby si neuvedomovali, ako by mohli skutočne pomôcť vašej veci.

Opýtajte sa priamo účastníkov vašej udalosti. Možno budete prekvapení, aké pozitívne sú ich ohlasy.

Nekoordinuje sa na všetkých platformách

Všetko vo fundraisingu je teraz viackanálové, dokonca aj osobné udalosti. Môžete predávať vstupenky online, prevádzkovať aukciu online, ponúkať príležitosti online počas podujatia alebo prevádzkovať komplexný systém získavania finančných prostriedkov peer-to-peer.

Vaša organizácia môže zvládnuť malú udalosť pomocou niekoľkých digitálnych komponentov, ale väčšia udalosť môže vyžadovať pomoc zvonku.

Mnohé neziskové organizácie využívajú služby plánovania udalostí, ktoré im pomáhajú organizovať a propagovať ich podujatia, najmä ak existuje veľa pohyblivých častí. V tomto priestore funguje veľa služieb.

Niekoľko firiem, ktoré sa oplatí pozrieť, sú Dirigo Design and Development a Sir Isaac. Tiež množstvo crowdfundingu platformy môžu pomôcť s digitálnymi komponentmi akejkoľvek špeciálnej fundraisingovej akcie, ako je CauseVox, Classy a Eventbrite.

Chybám po udalostiach, ktorým sa treba vyhnúť

Nepoďakujte svojim darcom okamžite

Jednou z najväčších chýb, ktorú mnohí fundraiseri robia, je, že nepoďakujú svojim účastníkom a darcom. Alebo ak áno, možno nepoďakujú svojim darcom správnym spôsobom. Napríklad, ak darca dá 10 dolárov po fundraisingovej akcii, je úplne prijateľné poslať mu ďakovný e-mail.

Ak však hlavný darca daruje vašej neziskovej organizácii 5 000 USD, e-mail nestačí. Dobre premyslený ďakovný list je na mieste. Navyše, formálny telefonát od člena predstavenstva, aby uznal ich štedrý príspevok, by bol najlepší zo všetkých.

Ak chcete poskytnúť najlepší možný zážitok zo správcovstva, je dôležité, aby ste každého z vašich darcov považovali za jednotlivcov. Je tiež dôležité si uvedomiť, že uznanie darcov je to, čo ich núti vracať sa do vašej organizácie. Vo výskumnej štúdii Donor Voice zistil, že rýchle a efektívne poďakovanie darcovi bolo jedným zo siedmich kľúčových faktorov darcovského záväzku.

Prakticky to znamená, že by ste pravdepodobne mali najskôr poslať všeobecné poďakovanie prostredníctvom e-mailu a potom prejsť na personalizovanejšie spôsoby, ako sú telefonáty a ďakovné listy.

Nezabudnite poďakovať svojim darcom včas, často a spôsobom, ktorý vyhovuje ich zapojeniu do vašej organizácie.

Nežiadam o spätnú väzbu

Žiadosť o spätnú väzbu je len rozumnou súčasťou podpory vzťahov so zákazníkmi. Dostávame prieskumy odkiaľkoľvek, kde nakupujeme alebo podnikáme, alebo aj keď žiadame o pomoc so službou online. Nikomu z vašich účastníkov podujatia teda nebude vadiť, ak od vás dostane prieskum, v ktorom sa spýta, ako sa mu podujatie páčilo a či má nejaké návrhy, ako ho nabudúce vylepšiť.

Najlepšou možnosťou je e-mailový prieskum. Dokonca aj vaši starší účastníci sa pravdepodobne budú môcť zúčastniť. Existujú aplikácie na prieskum, ktoré fungujú dobre, sú jednoduché a lacné. SurveyMonkey je najznámejší. Ak však pre svoju prevádzku používate predajcu udalostí, pravdepodobne bude existovať vstavaný systém prieskumu. V oboch prípadoch by malo byť ľahké zostavenie a pochopenie odpovedí.

Odošlite prieskum rýchlo, do 24 hodín, ak je to možné, a zvážte poskytnutie stimulu na jeho vyplnenie. Spravte tiež krátky prieskum. Eventbrite nenavrhuje viac ako 10 otázok s možnosťou výberu z viacerých odpovedí.