Plánovanie konferencie vyžaduje súbor zručností, ktorý zahŕňa neuveriteľné organizačné schopnosti, schopnosť multitaskingu, energiu, kreativitu, obchodnú zdatnosť, medziľudské zručnosti a zmysel pre detail. Vyžaduje si to aj komplexného sprievodcu plánovaním konferencie, ktorý vás nielen udrží v pláne, ale poskytne veľmi potrebnú istotu, že ste na niečo nezabudli.
Ako sa líši od iného plánovania udalostí
Plánovanie konferencie sa líši od iných typov plánovania udalostí a zahŕňa ďalšie kroky. Konferencie majú tendenciu byť veľkými udalosťami, ktorých plánovanie zvyčajne trvá rok alebo viac. Váš zoznam úloh môže zahŕňať výber miesta konania, rezerváciu hotelových izieb, nastavenie online registrácie, zabezpečenie rečníci, zariaďovanie pohostinských apartmánov, usporiadanie výstavnej siene, plánovanie stretnutí, manipulácia s jedlom a nápojmi a viac. Príprava dobre organizovaného sprievodcu plánovaním konferencie, ktorý zmapuje jednotlivé kroky, je nevyhnutnosťou pre každého úspešného plánovača konferencie.
Sprievodca plánovaním konferencie slúži ako plán na plánovanie akejkoľvek konferencie. Prispôsobte a upravte sprievodcu na základe udalosti, ktorú plánujete, a majte ho vždy po ruke. Keď je správne pripravený a používaný, čoskoro sa stane vaším najcennejším nástrojom na plánovanie konferencií.
Začnite so základmi plánovania konferencií
Prvá časť vášho sprievodcu plánovaním konferencie by mala obsahovať základy týkajúce sa konferencie:
- Dátum a čas udalosti
- Miesto udalosti (ak je známe)
- Účel podujatia
Zahrňte akékoľvek ďalšie známe prvky, ako sú náhradné dátumy alebo počet účastníkov.
Aký je plán?
Predtým, ako sa pustíte do plánovania rôznych prvkov konferencie, musíte zistiť, aké sú tieto rôzne prvky a kam zapadajú do celkovej schémy vašej udalosti. Takže vytiahnite pero a blok, alebo si sadnite pred počítač a začnite si zapisovať všetko, čo vám napadne.
Nerobte si starosti so zoznamom vecí v poradí podľa dôležitosti alebo v akomkoľvek chronologickom poradí. To príde neskôr. Práve teraz budete v podstate vytvárať veľmi dlhú, ale jednoduchú verziu svojho zoznamu úloh, ktorý budú rozdelené do rôznych samostatných komponentov, s ktorými sa bude počas plánovania zaobchádzať individuálne proces.
V tejto časti môže byť uvedené čokoľvek z nasledujúceho:
- Výber miesta konania
- Výber hotela
- Priestor na stretnutie
- Pohostinské apartmány
- Konferenčná výstavná sála a stánky
- Otvárací ceremoniál
- Registrácia rečníka/vystavovateľa
- Registrácia účastníkov
- Cestovné opatrenia
- Účastnícke odznaky
- Program podujatí
- Jedlá a nápoje
- Audio-vizuálne
- Personálne obsadenie na mieste
Venujte nejaký čas zostavovaniu tohto zoznamu, aby ste nič neprehliadli a mohli pridať čokoľvek, čo sa objaví neskôr. Nenechajte sa zahltiť množstvom uvedených oblastí zodpovednosti; cieľom je myslieť na všetko hneď, aby ste mohli efektívne plánovať a spravovať každú položku.
Vyberte miesto konania
Keď určíte, kedy sa má konferencia konať, a pochopíte celkový rozsah podujatia, ďalším krokom je výber miesta konania. V závislosti od veľkosti konferencie si možno budete môcť vybrať jedno miesto pre všetky vaše konferenčné potreby, od výstavnej sály po zasadacie miestnosti, banketové sály a hotelové izby.
Ak je konferencia príliš veľká na to, aby sa dala umiestniť na jednom mieste, vyhľadajte miesto, ktoré je v blízkosti vonkajších hotelov alebo cateringové miesta, aby účastníci konferencie nemuseli cestovať príliš ďaleko, aby sa presunuli z jednej konferencie na druhú.
Myslite na registráciu účastníkov
Zvážte najlepší spôsob registrácie účastníkov na túto konferenciu a spôsob, akým potvrdíte ich registráciu. Možno sa budete chcieť pozrieť na vytváranie odznakov alebo menoviek pre účastníkov. Keď prejdete na registráciu, nezabudnite si prečítať a aktualizovať sprievodcu plánovaním.
Ak sa očakáva, že podujatie pritiahne veľké davy, potom je správnym riešením online registračný systém konferencie. Systém môže spracovávať platby, sledovať registrácie a organizovať ďalšie relevantné informácie a pomáhať pri vytváraní správ a zoznamov účastníkov.
Vystavovatelia a konferenčné výstavné sály
Výstavné plochy sú bežnou súčasťou konferencií a poskytujú možnosť pre sponzorov a predajcov prenajať si priestory na propagáciu svojich produktov a služieb. Toto je tiež príležitosť pre hostiteľa konferencie priniesť príjmy, ak je výstavná funkcia efektívne propagovaná a dobre prijatá. V závislosti od veľkosti vašej konferencie bude správa vystavovateľov a výstavnej haly vyžadovať dodatočný čas a zdroje, preto si to naplánujte.
Ako je uvedené vyššie, online registračné systémy na konferencie sú najlepším spôsobom, ako sledovať registrácie, takže ak očakávate veľký počet vystavovateľov, potom zvážte začlenenie registrácie vystavovateľa do vašej registrácie účastníkov systém. Vystavovatelia budú tiež potrebovať:
- Vystavovateľské odznaky
- Mapa konferenčnej výstavnej sály s číslami stánkov
- Manuály pre montáž a demontáž výstavného stánku
- Vystavte zmluvy na stánky
- Zoznam predajcov na mieste, ktorí vám pomôžu s prenájmom exponátov a službami
Ako plánovač konferencií, budete zodpovední za zabezpečenie nájmu, aby ste zaistili bezpečnosť materiálov umiestnených vo výstavnej hale.
Naplánujte si podrobnosti o konferencii
S niektorými väčšími povinnosťami, ako je výber miesta konferencie a registrácia účastníkov, môžete presunúť svoje zameranie na plánovanie podrobností konferencie. Rovnako ako v prípade plánovania udalosti akéhokoľvek charakteru, organizovanie je rovnako prvoradé ako pozornosť venovaná detailom.
Teraz je čas vytiahnuť ten dlhý zoznam úloh, ktorý ste zostavili na začiatku procesu plánovania konferencie. Prezrite si zoznam a vykonajte potrebné zmeny alebo doplnenia, aby odrážali najnovšie úlohy a zodpovednosti. Potom usporiadajte tieto položky v chronologickom poradí, začnite položkami, ktoré môžu alebo musia byť dokončené ďaleko vopred. Napríklad:
- Rezervujte si blok hotelových izieb
- Rezervovať priestor vo výstavnej hale
- Preskúmajte online registračné systémy na konferencie
- Naplánujte si marketingový plán konferencie
Začnite od začiatku a choďte odtiaľ. Pre každý detail, ktorý musí byť dodržaný, musí byť zahrnutá následná kontrola, aby sme si boli istí, že zmluvy sú podpísané a prijaté. Ako sa blíži dátum konferencie, vaše akčné položky budú zahŕňať krátkodobé úlohy, ako napríklad:
- Vyberte si farebnú schému a dekor
- Urobte kvetinové aranžmány
- V ponuke Hoose
- Zabezpečte dopravu na letisko pre rečníkov alebo VIP
Zvážte svojho sprievodcu plánovaním konferencie ako návod na všetko, čo je súčasťou plánovania konferencie, bez ohľadu na to, aká malá je. Táto príručka sa rýchlo stane neoceniteľnou pomôckou, vďaka ktorej budete nielen organizovaní a podľa plánu ale upokojí nervy, keď sa blíži veľké rande a vy sa pýtate, či ste nezabudli niečo.
