Či už máte jedného zamestnanca alebo stovky, musíte dodržiavať formálne postupy, ktoré sa týkajú ich platenia a riešenia daní zo mzdy. Tieto mzdové úlohy môžete vykonávať sami alebo môžete proces outsourcovať tak, že ho dáte poskytovateľovi mzdových služieb.
Možnosti spracovania miezd
Tu sú dve možnosti, ktoré majú majitelia firiem na správu miezd.
Online mzdový softvér
Môžete použiť mzdový softvér, ktorý poskytnete sami a necháte softvér vykonať výpočty. Online mzdové softvérové aplikácie fungujú podobným spôsobom ako softvér pre obchodné účtovníctvo. Poskytnú vám niekoľko výziev a informácií, ale informácie musíte zadať vy alebo niekto z vašej firmy.
Mzdové služby
Mzdové služby sú jednotlivé podniky, ktoré sú niekedy spojené s účtovnými alebo účtovnými spoločnosťami. Svoj proces môžete outsourcovať poskytnutím základných informácií miestnej alebo online mzdovej službe zamestnancov a nechať ich viesť mzdovú agendu, odosielať výplatné pásky a posielať daňové výkazy zo mzdy a platby.
Outsourcing miezd nezbavuje vašu zodpovednosť za platenie a vykazovanie všetkých daní zo mzdy včas a v plnej výške a za vyplácanie zamestnancov presne to, čo im dlhujú. IRS účtuje pokuty za neuhradenie daní zo mzdy.
Dôvody na outsourcing miezd
Zvážte cenu svojho času
Vašou úlohou ako majiteľa firmy je riadiť vašu firmu, nie spracovávať mzdy. Pokúšať sa vykonávať mzdovú agendu sami znamená brať si čas na iné kľúčové úlohy, ako je získavanie zákazníkov, výroba produktov alebo poskytovanie služieb.
Dane zo mzdy sú komplikované
Dane zo mzdy sú zložité, pretože existuje niekoľko rôznych typov daní, ktoré musíte vyberať a platiť, a mnoho zložitých formulárov, ktoré je potrebné vyplniť. Patria sem federálna daň z príjmu, štátna daň z príjmu, daň FICA pre sociálne zabezpečenie a zdravotníctvo a federálna a štátna daň v nezamestnanosti.
Tu je príklad; Sumy, ktoré zrážate z výplat zamestnancov na federálne dane z príjmu a daň FICA, sa musia platiť IRS buď mesačne alebo poltýždenne (dvakrát týždenne), v závislosti od veľkosti vkladu. Uskutočnenie týchto vkladov vám môže zabrať veľa času.
Všetky vklady federálnej dane zo mzdy musia byť uskutočnené online. Najlepšou možnosťou na uskutočňovanie vkladov je prihlásiť sa do elektronického federálneho daňového platobného systému IRS (EFTPS). Potom dajte svojmu poskytovateľovi miezd svoje prihlasovacie údaje, aby za vás mohol vkladať vklady.
Daňové zákony sa neustále menia
Každý rok môže dôjsť k zmenám daňových zákonov, daňových sadzieb alebo lehôt na podávanie správ. Pre individuálny podnik je ťažké udržať si prehľad o všetkých týchto zmenách. Mzdová služba alebo softvérová aplikácia sa zaoberá týmito zmenami pre mnohé spoločnosti a môžu tieto zmeny vykonať rýchlo a jednoducho.
Čo robia služby spracovania miezd?
Môžete nájsť mzdový softvér alebo mzdovú službu, ktorá vám môže pomôcť s niektorými alebo všetkými týmito úlohami v oblasti miezd a daní.
Mzdové úlohy
Mzdový softvér alebo mzdová služba dokáže vypočítať mzdu zamestnancov, zrážky a zrážky na vytvorenie výplat. Väčšina tiež vypočíta a zaplatí nezávislým dodávateľom (nezamestnancom). Obaja môžu tiež posielať výplaty, zvyčajne priamym vkladom.
Úlohy dane zo mzdy
V závislosti od úrovne služieb, za ktoré platíte, mzdový softvér a služby:
- Vyberajte a nahláste splatné dane zo mzdy
- Vypočítajte si ročné mzdové a daňové správy, formulár W-2 pre zamestnancov a formulár 1099-MISC pre nezamestnancov
- Odošlite správy o dani zo mzdy – napríklad formulár 941
- Nahlásiť a zaplatiť dane v nezamestnanosti
Tu je zoznam niektorých z najlepší dostupný mzdový softvér s podrobnosťami pre každú z nich.
Koľko stojí mzdová agenda?
Online spracovatelia miezd a mzdové služby účtujú rôzne sadzby v závislosti od počtu platených zamestnancov. Majú tiež rôzne úrovne služieb vrátane podpory.
Online služby spracovania miezd
Väčšina online mzdové služby účtovať na mesačnej báze a najbežnejšou cenou je základná mesačná cena s dodatočnou sumou na zamestnanca za mesiac.
Niekoľko softvérových spoločností má odstupňované ceny s vyššou mesačnou sumou a nákladmi na zamestnanca v závislosti od úrovne a typu služieb.
Napríklad Patriot Payroll Software účtuje 10 dolárov mesačne plus 4 doláre za zamestnanca za základnú službu, pri ktorej si spoločnosť vedie vlastnú mzdovú agendu a dane s pomocou Patriot. Za 30 dolárov mesačne plus 4 doláre na zamestnanca služba Patriot s plnou službou mzdovej agendy archivuje a ukladá miestne, štátne a federálne dane zo mzdy a koncoročné prihlášky.
Intuit QuickBooks ponúka tri úrovne služieb. V súčasnosti je základná úroveň 22,50 USD mesačne plus 4 USD na zamestnanca. Druhá úroveň ponúka automatické mzdy, priamy vklad v ten istý deň, sledovanie času na cestách a podporu ľudských zdrojov za 37,50 USD mesačne plus 8 USD mesačne na zamestnanca. Medzitým najvyššia úroveň zahŕňa ochranu daňových sankcií a osobného poradcu pre ľudské zdroje (HR) za 62,50 USD mesačne plus 10 USD mesačne na zamestnanca.
Offline služby spracovania miezd
Teresa Ray, majiteľka Mzdové oddelenie, vysvetlila v e-maile pre The Balance, ako fungujú mzdové služby jej spoločnosti. Podľa Raya jej spoločnosť účtuje základný poplatok za výplatné obdobie (týždenné, dvojtýždenné, polmesačné alebo mesačné) vo výške 54 USD plus 2 USD za každého vyplateného zamestnanca. Ak by teda počas tohto výplatného obdobia platilo 10 zamestnancov, poplatok by bol 74 USD (54 USD plus 20 USD). Tento poplatok zahŕňa spracovanie miezd, výber a zaplatenie všetkých splatných daní zo mzdy a prípravu a podávanie všetkých mesačných, štvrťročných a ročných správ o dani zo mzdy.
Otázky, ktoré si treba položiť pred outsourcingom miezd
Keď sa rozprávate s potenciálnymi mzdovými službami a hodnotíte mzdové softvérové aplikácie, prečítajte si recenzie a požiadajte o referencie. Tu je niekoľko otázok, ktoré si treba položiť:
- Ako bezpečný je váš systém? Mali ste niekedy únik údajov?
- Ako často aktualizujete svoj systém? Máte zálohy pre prípad straty dát alebo zlyhania systému?
- Ako stíhate zmeny v daňových zákonoch? Ako často aktualizujete svoje údaje pre daňové zmeny?
- Ako dlho podnikáte?
- Ako riešite služby zákazníkom? Môžem zavolať a porozprávať sa so skutočnou osobou? Ako rýchlo reagujete na naliehavé žiadosti?
- Ak musím vykonať opravy, ako rýchlo ich môžete urobiť?
- Ako zistím, že odosielate správy a uskutočňujete platby pred ich splatnosťou? Aké potvrdenia mi posielate?
Ak so mzdovou agendou len začínate, venujte trochu času prečítaniu tohto prehľadu, ako nastaviť systém zdaňovania miezd. Potom si urobte zoznam toho, čo ste ochotní urobiť sami a čo chcete, aby robila mzdová služba.
Často kladené otázky (FAQ)
Ovplyvňuje počet zamestnancov výber spôsobu spracovania miezd?
Väčšina služieb spracovania miezd zakladá svoje ceny na počte zamestnancov, takže pri najnižšej cene nebudete účtovať veľa len za niekoľko zamestnancov. Potom môžete pridať služby, ako je priamy vklad, keď vaša firma porastie. Miestni poskytovatelia mzdových služieb tiež stanovujú ceny na základe množstva práce, ako je počet spracovaných výplat zamestnancov.
Ako funguje podpora pre rôzne typy mzdových služieb?
Online mzdové spoločnosti ponúkajú rôzne úrovne podpory; čím vyššia úroveň, tým viac priamej osobnej podpory je zahrnutá. Najnižšia úroveň podpory sú zvyčajne videá, často kladené otázky alebo chat, zatiaľ čo najvyššia je VIP služba s pomocou živého človeka. Rýchla podpora je nevyhnutná, najmä keď začínate, takže hľadajte službu, ktorá má najlepšiu podporu na najnižšej úrovni, alebo buďte ochotní zaplatiť navyše.
Aké sú niektoré bežné aplikácie, ktoré pracujú so mzdovým softvérom a službami?
Najbežnejšia integrácia mzdového softvéru je s účtovným alebo účtovným softvérom, ako je QuickBooks. HR softvér je možné prepojiť aj s vašim mzdovým systémom pre zdravotné poistenie, správu plateného voľna a správu dokumentov zamestnancov.
Mzdové služby majú aj ďalšie aplikácie. Teresa Ray uviedla, že jej spoločnosť ponúka službu s názvom Web Employee, ktorá umožňuje zamestnancom prihlásiť sa, získať výplatné pásky a formuláre W-2 a zmeniť ich zrážkové príspevky.
Mám zamestnancov pracujúcich na diaľku vo viacerých štátoch. Ako túto situáciu rieši mzdová učtáreň?
Všetky mzdové softvérové služby riadia štátne dane pre zamestnancov. Teresa Ray uviedla, že jej služba spracováva platby pre zamestnávateľov, ktorí podnikajú v približne 18 štátoch iných ako Indiana, kde sídli jej spoločnosť. Spracovanie miezd a dane z miezd pre štáty po domovskom štáte zahŕňa dodatočné poplatky.
