Mnoho ľudí si mýli sledovanie času time management. Nábožne sledujú všetko, čo robia každý deň, týždne alebo dokonca mesiace. A potom to prestanú robiť, pretože si neuvedomili žiadne pozitívne zmeny. Iste, vylúčili niekoľko udalostí a uprednostnili niektoré iné. Ale nič sa im nepodarilo; práve to prerobili. Na konci dňa sú stále frustrovaní a frustrovaní.
Ale sledovanie toho, ako trávite svoj čas, nie je time management. Time management je o zmene spôsobu, akým trávite čas. Pre efektívne riadenie času, musíte použiť systém riadenia času, ktorý vám pomôže zistiť, kde je možné a mali by ste urobiť zmeny... čo znamená, že prvým krokom riadenia času je analyzovať, ako trávite svoj čas, aby ste mohli určiť, aké zmeny chcete urobiť.
Použite kategórie pre efektívny systém
Ako zvládate čas? Tajomstvo efektívneho systému riadenia času je v kategóriách. Pozrite si kalendár na zajtra. Pravdepodobne je už plná udalostí a aktivít, ktoré by ste chceli splniť.
Počas práce alebo potom budete vypĺňať prázdne miesta podrobnosťami o tom, čo ste robili. Na konci dňa si pozrite zoznam a označte každú úlohu a/alebo udalosť jednou z nasledujúcich kategórií. Koľko času ste počas pracovného dňa strávili:
Hasenie požiarov
Nečakaný telefonát. Správa potrebná pre stretnutie, ktorá mala byť vytlačená včera. Chýbajúci súbor, ktorý by mal byť na vašom stole. Koľko z vášho dňa ste strávili v krízovom režime? Pre väčšinu ľudí je to negatívna kategória, ktorá im vyčerpáva energiu a zasahuje do nich produktivitu.
Riešenie prerušení
Hovory a ľudia, ktorí prídu do vašej kancelárie, budú pravdepodobne na prvom mieste zoznamu, keď do tejto kategórie priradíte udalosti. Pre väčšinu ľudí je to opäť negatívna kategória, pretože narúša (a niekedy aj zabíja) produktivitu.
Vykonávanie plánovaných úloh
Je to najpozitívnejšie využitie času počas vášho pracovného dňa. Máte kontrolu a dosiahnite to, čo ste chceli dosiahnuť. Plánované úlohy môžu zahŕňať hovory, stretnutia so zamestnancami, dokonca aj odpovedanie na e-maily – ak sú to úlohy, ktoré ste zaradili do svojho programu.
Práca bez prerušenia
Možno nepracujete na úlohe, ktorú ste plánovali urobiť, ale niečo sa vám darí dosiahnuť a pre väčšinu ľudí je to veľmi produktívny, pozitívny pracovný režim.
Neprerušovaný výpadok
Tieto časy počas pracovného dňa sa využívajú na dobitie energie a preskupenie. Obed alebo dopoludňajšia prestávka sa môžu počítať, ak sú neprerušované. Ak máte to šťastie, že pracujete so spoločnosťou, ktorá ponúka zariadenia na cvičenie na mieste alebo priestory na zdriemnutie, počítalo by sa to tiež. Každý potrebuje určité množstvo neprerušovaných prestojov zabudovaných do svojho dňa, aby bol počas pracovného času produktívny.
Týždeň vašej minulosti je kľúčom k budúcnosti
Teraz, keď rozumiete kategóriám tohto systému riadenia času, je čas použiť ich na analýzu vášho „typického“ pracovného týždňa. Pomocou akéhokoľvek kalendárového systému, ktorý používate na zoznam schôdzok a aktivít vo svojom každodennom živote, sa vráťte späť a vyberte nedávny typický týždeň.
Prejdite si záznamy každého pracovného dňa a kategorizujte ich podľa vyššie uvedených kategórií manažmentu času, ak ste tak ešte neurobili. Udržiavanie priebežného súčtu na konci každého dňa vám uľahčí prehľad o tom, ako ste každý deň trávili pracovný čas.
Teraz máte údaje, ktoré potrebujete na vykonanie zmien v spôsobe, akým trávite čas v práci. Trávite príliš veľa času hasením požiarov? Potom musíte vykonať organizačné alebo fyzické zmeny, aby ste predišli alebo oddialili tieto neustále krízy. Vyčistite a preorganizujte si napríklad pracovný stôl, aby ste ľahko našli potrebné súbory a vytvorte si rutinu ukladania súborov, ktoré potrebujete na ďalší deň, na váš stôl predtým, ako odídete deň.
Nemáte dostatok neprerušovaných prestojov počas vášho pracovného dňa? Potom si musíte naplánovať čas počas vášho pracovného dňa. Napríklad prestaňte obedovať pri stole a fyzicky opustite budovu na stanovený čas obeda.
Alebo si na popoludnie naplánujte 10 až 15-minútovú „prestávku“, aby ste sa mohli občerstviť a ponaťahovať sa v kancelárii. Plánované odstávky nemusia byť zdĺhavé. Len päť minút strávených robením niečoho, čo nesúvisí s prácou, môže byť dostatočným osviežením na zvýšenie vašej produktivity a vašej pohody.
Môžete efektívne riadiť svoj čas
Aplikovaním pracovných kategórií riadenia času a vykonaním zmien, ktoré musíte urobiť, aby ste počas svojho pracovného dňa trávili viac času pozitívne kategórie a menej času v negatívnych kategóriách, budete skutočne schopní efektívne riadiť svoj čas – a dosiahnuť skutočný cieľ riadenia času, cítiť sa lepšie.
