Proces nákupu za platbu, známy aj ako proces P2P, spája obstarávanie a celý dodávateľský reťazec procesov v rámci spoločnosti cez proces príjmu tovaru a nakoniec až po platbu vystavenú predajcu.
V posledných rokoch spoločnosti starostlivo sledovali svoje nákupy, aby zaplatili za procesy:
- Znížte celkové náklady na dodávateľský reťazec a zásoby
- Uvoľnite potrebnú hotovosť
- Zlepšite prevádzkový výkon
- Robte lepšie finančné rozhodnutia
Okrem zníženia celkových nákladov na dodávateľský reťazec a zásoby môže zlepšenie procesu nákupu až platby pridať prehľad, ktorý to umožňuje manažmentu príležitosť lepšie komunikovať s predajcom, pokiaľ ide o to, kde sa položky nachádzajú v procese dodania a platby predajcu.
Prvky procesu nákupu za platbu
Proces P2P má veľa prvkov, z ktorých každý je dôležitý v celkovom procese. Proces začína získavaním položiek a končí platbou vybranému predajcovi.
Súrcing
Proces P2P začína tým, že oddelenie nákupu je požiadané výskumným a vývojovým oddelením alebo oddelením výroby, aby našiel predajcu špeciálneho tovaru alebo služby. Oddelenie výskumu a vývoja mohlo vytvoriť špecifikáciu, v rámci ktorej musí dodávateľ plniť.
V niektorých prípadoch môže byť položkou štandardná skladová položka, ktorá je potrebná pre výrobný proces, a od nákupného oddelenia môže vyžadovať len nájdenie najkvalitnejšej položky za najlepšiu cenu. V závislosti od požadovanej položky alebo služby môže oddelenie nákupu vydať žiadosť o cenovú ponuku (RFQ) alebo môže vybrať vhodných dodávateľov na základe predchádzajúcich vzťahov.
zmluvy
Keď nákup oddelenie vybralo vhodného dodávateľa alebo dodávateľov, prebehne proces uzatvárania zmlúv, kde predajcovia a nákupné oddelenie dohodnú zmluvy na základe ceny, platobných podmienok a harmonogramu dodania.
Nákup
Po podpísaní zmlúv medzi spoločnosťou a predajcom je možné vytvoriť objednávky a odoslať ich predajcovi. Aby sa zlepšila dodacia lehota položiek, spoločnosť môže odoslať objednávku elektronicky namiesto odosielania alebo faxovania.
Odoslaním elektronickej objednávky je možné údaje zadať priamo do počítačového systému predávajúceho. Aby sa zabezpečila viditeľnosť, predajca by mal spoločnosti poskytnúť informácie o pokroku, ako sú aktualizované dátumy dodania a dokumenty, ako napríklad rozšírené oznámenie o odoslaní (ASN).
Príjem tovaru
Po odoslaní položiek od predajcu je ďalším krokom, aby tieto položky dorazili na adresu zákazníka. Položky budú skontrolované, aby sa zabezpečilo, že množstvo je rovnaké ako v objednávke, ako aj skontroluje poškodenie a kvalitu položiek.
Ak dôjde k akémukoľvek problému s prijatými položkami, zákazník bude informovať predajcu, aby mohol buď položku vrátiť alebo dohodnúť zľavu.
Fakturácia
Predajca môže zákazníkovi fakturovať kedykoľvek po odoslaní tovaru. Použitím riešenia elektronickej fakturácie je možné zefektívniť proces P2P tak, aby sa informácie zadávali do systému záväzkov zákazníka.
Keď sú položky prijaté, spárované s faktúrou a objednávkou, môže sa začať spracovanie faktúry.
Spracovanie faktúr
V procese P2P by sa malo spracovanie faktúr vykonávať tak, aby sa získali prípadné zľavy ponúkané predajcom. V dohodnutej zmluve môže predajca ponúknuť zľavy za platbu, ktorú vykoná zákazník pred splatnosťou platby.
Napríklad, predajcu môže ponúknuť päťpercentnú zľavu za platby uskutočnené menej ako desať dní po obdržaní položiek.
Analytics
Ako súčasť procesu P2P by spoločnosť mala mať úplnú životaschopnosť svojich výdavkov na nákup. Neustále sledovanie výdavkov identifikuje oblasti, ktoré by mohli byť dôvodom na obavy, ako sú napríklad zvyšovanie cien predajcov alebo nečestné výdavky.
Proces P2P, ktorý zahŕňa osvedčené postupy, môže spoločnostiam ušetriť peniaze. Mal by zahŕňať obmedzenia toho, čo je možné zakúpiť mimo štandardného P2P procesu.
Umožnením neštandardných nákupov sa zvyšuje výskyt zbytočných nákladov a kontrola týchto nákupov môže plytvať zdrojmi, ktoré by sa dali ušetriť, ak by sa použil správny proces P2P.
