Prichádzajúce telefónne hovory môžu zabrať veľa času a vážne znížiť vašu produktivitu tým, že vás odvedú od iných úloh. Ale také, aké existujú spôsoby vybavovania odchádzajúcich telefónnych hovorov to zlepší vaše time management, existujú spôsoby, ako skrátiť čas, ktorý strávite prichádzajúcimi hovormi. A môžete to urobiť bez toho, aby ste boli hrubý k osobe, ktorá vám zavolala. Vďaka týmto tipom na odpovedanie na telefón budete efektívnejší a produktívnejší.
Odpovedzte správnym pracovným telefónnym pozdravom
Napríklad, keď odpoviete na telefón, povedzte niečo ako: „Cypress Technologies, Susan hovorí. Ako vám môžem pomôcť?" Volajúci tak nielenže vie, že sa dostal k obchodu, ale kladie na neho povinnosť odpovedať na otázku. úspora času na nečinný chat-chat alebo prieskumné otázky, ako napríklad: "Je to Cypress Technologies?"
Myslite a stanovujte priority, keď hovoríte
Vybavuje sa hovor najlepšie hneď alebo neskôr? Mnohé z telefonických hovorov, ktoré podniky dostávajú, sú rýchle otázky, na ktoré sa dá ľahko odpovedať, ako napríklad: „Koľko máte otvorené?“ Iné však zahŕňajú zložitejšie a časovo náročnejšie odpovede. Ak je to tak, povedzte to volajúcemu a opýtajte sa, kedy by bolo vhodné zavolať mu späť a prediskutovať to.
Použite parafrázovanie a zhrnutie
Ak hovoríte po telefóne s niekým, kto si zrejme chce pokecať alebo sa odkloniť od veci, povedzte niečo ako: „Takže to, čo ťa počujem, je... alebo "Takže kľúčové body sú..." alebo "Je (vložte zhrnutie) spravodlivé zhrnutie toho, čo ste povedali?" Je ťažké rozprávať sa s niekým, kto sa odmieta rozprávať.
Zatvorte každý hovor zhrnutím akcie
Aj keď to vo väčšine prípadov zaberie len pár sekúnd, môže vám to ušetriť veľa času tým, že sa vyhnete chybám a potrebe opakovanej kontroly. Napríklad po rozhovore, počas ktorého ste si dohodli stretnutie s klientom, môžete povedať: „Dobre. Stretnem sa s vami vo vašej kancelárii na (uveďte miesto) zajtra o 10:00 a prejdeme si vzorky spolu."
Udržujte blok správ pri telefónoch
Toto je dobré nielen pre time management a udržanie pozornosti počas hovoru, ale tiež užitočné pre organizáciu času neskôr, ak potrebujete nájsť alebo skontrolovať podrobnosti konkrétnej konverzácie.
Poskytnite klientom a zákazníkom možnosť e-mailu
Vzhľadom na túto možnosť si každý zákazník vyberie e-mail počas telefonického hovoru. Uistite sa, že e-mailová adresa vašej spoločnosti je výrazná na vašich vizitkách a na vašej webovej lokalite. Ak máte ich e-mailové adresy, pošlite e-mail svojim súčasným klientom a zákazníkom, pričom uveďte možnosť e-mailu a prezentujte ju ako spôsob, ako zlepšiť komunikácia.
Využite technológiu na správu času telefónu
Vaša firma by mala mať minimálne hlasovú schránku. Nastavte si ich pomocou vhodných obchodných skriptov a použite ich na odpovedanie na telefón, keď ste mimo kancelárie alebo potrebujete na niečom nerušene pracovať. Potom si naplánujte čas, kedy budete každý deň odpovedať na tieto telefónne správy. Zoskupením telefónnych hovorov získate drahocenný čas.
Požiadajte osobu, aby odpovedala na telefón
Napriek tomu je dôležité príliš sa nespoliehať na technológiu. Zaobstaranie si stroja – alebo v horšom prípade systému automatizovanej interaktívnej hlasovej odozvy (IVR) – je skutočným výpadkom, ktorý vás bude stáť veľa práce, keď sa ľudia neobťažujú nechávať správy alebo volať späť. Ak vám odpovedanie na prichádzajúce telefonáty počas dňa zaberá príliš veľa času, zvážte najať si recepčnú alebo a profesionálna záznamová služba aby vám odpovedal na telefón. Náklady na to, aby to urobil niekto iný, môžu byť viac než kompenzované zvýšením vašej produktivity a lepším predajom.
Získajte samostatnú obchodnú linku doma
Ak prevádzkujete domácu firmu, potrebujete mať druhý iba služobný telefón s vlastnou hlasovou schránkou. Nielenže je to profesionálnejšie, ale ušetrí vám to čas potrebný na prechádzanie sa správami a zisťovanie, ktoré z nich súvisia s podnikaním.
Udržujte si písaný scenár pre často kladené otázky
Pripravte si krátky dokument s často kladenými otázkami, kde nájdete najčastejšie otázky, ktoré dostávate po telefóne. Ušetrí vám a vašim zamestnancom čas, ak nebudú musieť hľadať odpovede alebo premýšľať, ako odpovedať na konkrétnu požiadavku.
Ovládnite svoj telefón
Pamätajte, že telefón má byť obchodným nástrojom, nie rušivým plytvačom času, ktorý riadi váš pracovný deň. Vybavovanie vašich prichádzajúcich telefonátov podľa týchto tipov na riadenie času vám pomôže byť efektívnejší a zlepšiť sa produktivitu a dajte svoj telefón späť na jeho správne miesto – pomôže vám to riadiť vaše podnikanie, a nie vás otrhaný.
