Mnoho spoločností začalo používať systémy plánovania podnikových zdrojov (ERP) namiesto účtovných softvérových aplikácií.
Systém ERP sa líši od účtovných systémov tým, že účtovné systémy vykonávajú iba úlohy súvisiace s účtovníctvom. ERP systém však zvládne nielen účtovné úlohy, ale aj všeobecné úlohy riadenia podniku.
Celkovo je to výkonnejšia platforma.
ERP systém je v podstate sada softvérových balíkov, ktoré môžu vykonávať účtovníctvo, plánovanie produktov a vývoj, výroba, riadenie zásob, riadenie predaja, ľudské zdroje a iné podnikanie úlohy.
Ako náklady na účtovný systém, pri výbere ERP systému budete chcieť zvážiť nielen licenčné poplatky, ale aj celkové náklady na samotný ERP systém:
- Implementácia
- Školenie
- Vývoj pre prispôsobenie
- Redesign procesu
- Údržba
- Upgrady
- podpora
Náklady 1: Implementácia
Je potrebné, aby vám profesionáli nainštalovali a nakonfigurovali váš ERP systém, takže tieto náklady na implementáciu budete musieť zahrnúť do celkovej ceny ERP systému. Systémy ERP sú komplexné softvérové aplikácie, takže pravdepodobne budete musieť zmeniť operačné systémy, upgradovať alebo zmeniť servery a zmeniť ďalší hardvér a softvér, ktorý používate v sieti vašej spoločnosti, aby mohol systém ERP fungovať riadne.
V rámci implementácie budete tiež musieť – alebo by ste mali – nastaviť testovacie prostredie, aby ste mohli otestovať systém ERP bez ovplyvnenia skutočných údajov vašej spoločnosti. To môže ušetriť veľa potenciálnych pracovných hodín, ak sa vyskytne problém s implementáciou.
Náklady 2: Školenie
Ako už bolo spomenuté, ERP systém je komplexná softvérová aplikácia, ktorú si možno predstaviť ako sadu softvérových programov, ktoré sú súčasne kompatibilné. Vaši zamestnanci budú potrebovať školenie o používaní programov, pretože ERP systém nie je taký intuitívny alebo ľahko použiteľný ako základný účtovný softvér, ako napr. QuickBooks alebo Peachtree.
Zamestnanci vašej spoločnosti budú potrebovať čas a školenie. Predajca ERP často na požiadanie poskytne dodatočné školenie za štandardizovanú hodinovú sadzbu. Nastanú situácie, keď bude potrebný konzultant v prípade špecializovaného obsahu alebo obzvlášť ťažkej potreby. V každom prípade budete musieť započítať tieto dodatočné náklady do vašej analýzy pri kontrole ERP systémov na nákup.
Náklady 3: Vývoj na prispôsobenie
Funkcionalita ERP systému prednastavená vám nebude stačiť na efektívne fungovanie vášho podnikania. Budete musieť vynaložiť určité náklady na vývoj prispôsobených správ, aby vaši zamestnanci mohli ľahko vykonávať svoje denné a mesačné úlohy.
ERP systém môže uchovávať značné množstvo informácií, ale používatelia majú obmedzený prístup k informáciám. Preto nie je nezvyčajné mať pracovníkov IT, ktorí sa venujú vývoju prispôsobených zostáv pre rôzne oddelenia, aby sa obchodné procesy a analýzy mohli vykonávať včas.
Náklady 4: Redesign procesu
Ak vaša spoločnosť prechádza z účtovného softvérového programu na ERP systém, určite vás čaká množstvo procesov, ktoré bude potrebné prerobiť. V prípade spoločností, ktoré používajú účtovný softvér, môžu byť mnohé úlohy vykonávané mimo tohto softvéru buď manuálne v papierovom formáte alebo pomocou aplikácie tretej strany, ako je napríklad MS Excel.
Získanie an ERP systém by teoreticky malo znamenať, že mnohé z týchto úloh sú automatizované softvérom, aby sa zvýšila presnosť a efektívnosť pri vykonávaní týchto úloh. Aj keď vaša spoločnosť mení systémy ERP, žiadne dva nie sú rovnaké, takže môžete očakávať, že v podnikových procesoch vašej spoločnosti dôjde k zmenám, ktoré sa zhodujú s procesmi softvéru.
Náklady 5: Údržba
Budete musieť udržiavať svoj ERP systém, takže budete musieť zohľadniť tieto náklady. Náklady na ERP môžu zahŕňať náklady na hardvér, sieť a prácu od IT a iných oddelení, aby sa zabezpečilo, že systém bude fungovať správne.
Náklady na údržbu systému ERP sú zvyčajne vysoké medzi 15-20% počiatočnej kúpnej ceny. Nastavenie ERP, ktoré stálo 250 000 USD, by teoreticky znamenalo náklady na údržbu 37 500 až 50 000 USD.
Cena 6: Upgrady
Ako všetky softvérové programy, aj ERP systémy vyžadujú pravidelné aktualizácie, aby sa vyhli zastaraniu. Mali by ste zvážiť, ako často plánujete aktualizovať svoj ERP systém a aké budú tieto náklady, keď upgradujete.
Mali by ste tiež zvážiť, že akákoľvek inovácia môže ovplyvniť obchodné procesy a môže si vyžadovať dodatočný hardvér alebo softvér systém beží hladko, ak vaša firma počas vykonávania aktualizácií alebo prenosu údajov nebeží na zrkadlovom nastavení.
Cena 7: Podpora
Vaši zamestnanci sa pri používaní programu dostanú do problémov a vy tak zistíte množstvo chýb v akomkoľvek ERP systéme budete chcieť zabezpečiť, aby vám váš predajca poskytol primeranú technickú podporu na ich vyriešenie problémy.
Mali by ste sa opýtať svojho predajcu, či je táto podpora súčasťou licenčný poplatok alebo ide o dodatočné náklady, pretože technická podpora môže mať vplyv na váš konečný výsledok, ak nie je zahrnutá v počiatočnom nákupe a nie je dôkladne monitorovaná.
