Správa dokumentov je proces narábania s dokumentmi takým spôsobom, že informácie môžu byť vytvárané, zdieľané, organizovanýa efektívne a vhodne uložené. Naučiť sa, ako vytvoriť systém správy dokumentov, je preto pre podniky rozhodujúce.
Mnoho firiem sa zaoberá dôležitými informáciami, ktoré je potrebné uchovávať v bezpečí a súkromí alebo k nim treba rýchlo pristupovať. V takýchto prípadoch je nevyhnutný hladko fungujúci systém správy dokumentov. Ale aj keď je vaše podnikanie neformálnejšieho charakteru, stále je dôležité viesť správne záznamy pre účtovníctvo a z dôvodu efektívnosti.
Zistite viac o tom, ako vytvoriť systém správy dokumentov, ktorý najlepšie vyhovuje potrebám vášho podnikania.
Možnosti systému správy dokumentov
V súčasnosti väčšina firiem pohodlne pracuje s digitálnymi dokumentmi a používa programy s funkciami ukladania a správy. Nechýba všeobecný a odvetvový softvér na správu dokumentov alebo aplikácie špeciálne navrhnuté na zlepšenie vášho podnikania manipulácia s elektronickými súbormi
Mnohé malé podniky sa však musia vysporiadať so zmesou staromódnych údajov v papierových a elektronických súboroch a v niektorých prípadoch je podiel papierových údajov oveľa väčší.
Konverzia papierových dokumentov do digitálnych formátov
Jedným z riešení problému zmiešaného dátového prostredia by bolo použitie systému zobrazovania dokumentov na konverziu všetkých vašich obchodných dokumentov na elektronické súbory. V závislosti od typu údajov a dokumentov, s ktorými pracujete, to môže byť relatívne jednoduchý proces alebo môže zahŕňať určitú kreativitu a špecializované prístupy.
Napríklad maloobchodná predajňa v malom meradle, ktorá spravuje účtenky a inventár, môže byť schopná previesť papierové dokumenty na digitálne tabuľky s nejakou dodatočnou prácou pri zadávaní údajov. Na druhej strane zubná ordinácia, ktorá vedie záznamy o zdravotnom stave pacientov, účtovaní, röntgenových snímkach atď., bude pravdepodobne potrebovať robustnejšiu metódu na konverziu mnohých papierov. súbory do digitálnych formátov, ako je napríklad prenájom firemnej služby skenovania dokumentov alebo nákup skenovacieho softvéru schopného prenášať vysoké rozlíšenie snímky.
Kroky k systému správy dokumentov
Či už pracujete s digitálnym prostredím alebo v hybridnom prostredí s digitálnymi a papierovými dokumentmi, nastavenie systému správy dokumentov zahŕňa tri kroky:
- Vytvorte plán správy dokumentov.
- Implementujte plán správy dokumentov.
- Dotiahnuť do konca.
Prvý krok je najpodrobnejší, takže ho preskúmajme ďalej.
Vytvorenie plánu správy dokumentov
Prvým krokom je zodpovedanie týchto štyroch otázok:
Aké sú pravidlá pre vytváranie dokumentov?
Faktúry, upomienky na platby, predajné brožúry, e-maily, súvahy, tabuľky, zostavy – všetky podniky vytvárajú rôzne dokumenty v priebehu podnikania a sledovania podnikania. A aby bolo všetko usporiadané, všetky podniky musia zaviesť pravidlá na vytváranie dokumentov.
- Existujú interné šablóny pre niektoré z vašich štandardných obchodných dokumentov, ako sú listy a faktúry, a kde sa nachádzajú?
- Existuje interná príručka štýlu, ktorú je potrebné dodržiavať?
- Mali by byť nové dokumenty označené dátumom alebo časovou pečiatkou?
- Aké postupy by sa mali dodržiavať pri zdieľaní alebo kontrole dokumentov?
Pre niektoré malé podniky bude záležať iba na tom, kde sa nachádzajú šablóny rôznych obchodných dokumentov a ako ich používať. Ak však tvorba dokumentov vo vašej firme zahŕňa spoluprácu rôznych ľudí, ktorí ich kontrolujú alebo aktualizujú dokumentov, budete musieť stráviť nejaký čas rozhodovaním o tom, ako by sa tieto veci mali robiť, aby ste zabezpečili efektívnosť a konzistencia.
Dokumenty Google sú priemyselným štandardom pre projekty spolupráce, pretože ponúkajú rôzne možnosti ovládania povolenia, prezeranie úprav a iné zdieľanie jedného dokumentu medzi viacerými ľuďmi s bezpečnostnými kontrolami miesto.
Ako budú dokumenty uložené?
So skladovaním sú spojené náklady – z ktorých najväčší pre väčšinu malých podnikov sú pravdepodobne náklady na stratený čas, keď ľudia hľadajú dokumenty. Otázka teda znie: Ako sa budú dokumenty podávať? Kľúčom k ukladaniu dokumentov je dodržiavať dobré postupy správy súborov. Podstatný je jasný a prehľadný systém.
Musíte tiež vedieť, ako budete archivovať dokumenty. Ako budete zaobchádzať so súbormi, ktoré sú neaktuálne alebo pripravené na presun do zadnej napaľovačky vo vašom systéme správy dokumentov?
Napríklad na začiatku každého roka by ste si mali prejsť rôzne pracovné súbory na vašom počítači, odstránenie tých, ktoré už nie sú aktuálne a vytváranie nových priečinkov označených rokom a predmetom, presúvanie súborov ako potrebné. To isté môžete urobiť s papierovými pilníkmi; nie je ťažké odstrániť staré dokumenty z priečinka súborov a vytvoriť nový s názvom „Starý“ v názve. Niektoré softvéry ponúkajú možnosti automatickej archivácie.
„Úložisko“ v digitálnom prostredí môže byť založené na cloude alebo na lokálnych serveroch, ale na ukladanie papierových dokumentov budete potrebovať fyzický priestor na mieste, alebo si možno budete musieť prenajať úložná jednotka.
Ako je možné zjednodušiť získavanie dokumentov?
Táto otázka je srdcom vášho systému správy dokumentov. Podľa niektorých odhadov stojí spoločnosť v priemere 120 dolárov práce nájsť chýbajúci dokument a 220 dolárov jeho nahradenie.
Ešte raz, dobré postupy pri podávaní môže prejsť dlhú cestu k vyriešeniu problému. Ak nastavíte pevné postupy a protokol, ako napríklad dôsledné dodržiavanie prísnych konvencií pomenovania, dokumenty sa budú hľadať oveľa jednoduchšie.
A či už ste jediným vlastníkom alebo vlastníkom firmy so zamestnancami, mali by ste vytvoriť súbor zoznam umiestnení, ktorý používateľom pripomenie, kam idú konkrétne typy súborov, a pomôže ľuďom vedieť, kam majú Nájdi ich. Nezabudnite uviesť, či súbor bude alebo nebude na vašom počítačovom systéme, na internom serveri oblakalebo uložené na fyzickom mieste, ako je kartotéka. Predpokladajme napríklad, že vo svojom podnikaní používate obrázky, video alebo dokonca papierové fotografie. Záznam v zozname umiestnení súborov môže byť:
- Digitálne obrázky/video: počítač (alebo server)—jednotka E:/fotografie—súbor v príslušnom priečinku predmetu
- Papierové fotografie: kartotéka 3—Fotografie—alfa podľa predmetu
Zdieľané sieťové alebo cloudové disky by mali byť označené podľa obsahu, rovnako ako zásuvky kartotéky.
Ako môžu byť dokumenty vyrobené a zabezpečené?
Prvou líniou obrany pre bezpečnosť dokumentov je fyzické zabezpečenie obchodné priestory sami. Všetky podniky, dokonca aj tie domáce, musia mať nainštalované bezpečnostné systémy.
Firmy môžu tiež potrebovať alebo chcieť investovať do iných bezpečnostných zariadení, ako sú okenné mreže, bezpečnostné kamery alebo hliadkové služby. Všetok čas, ktorý chcete, môžete stráviť vytváraním hesiel a šifrovaním súborov v snahe chrániť vaše elektronické súbory, ale nezáleží na tom, či sa niekto môže len tak zatúlať a ukradnúť vaše počítač.
Medzi ďalšie opatrenia na zabezpečenie dokumentov patria:
- Uzamknutie všetkých kartoték po pracovnej dobe (a počas obeda, ak nie je prítomný nikto spoľahlivý)
- Pravidelne zálohujte elektronické dokumenty, najlepšie mimo lokality, aby ste ich nemali obchodné údaje zničené prírodnými katastrofami
- Obmedzenie prístupu používateľov k určitým dokumentom, aplikáciám a priečinkom na všetkých zdieľaných počítačoch
- Predchádzanie krádežiam zamestnancov vykonávaním previerok pozadí a referencií v rámci procesu prijímania zamestnancov
Implementovať a sledovať
Po vytvorení plánu správy dokumentov zodpovedaním vyššie uvedených otázok ste pripravení ho implementovať. Uistite sa, že všetci vaši zamestnanci poznajú podrobnosti o systéme správy dokumentov vašej firmy a že každý dodržiava vhodné postupy pri vytváraní, ukladaní a získavaní dokumentov.
Budete si tiež musieť byť istí, že každý, kto pristupuje k dokumentom a používa ich vo vašej organizácii, postupuje podľa dôsledného pomenovávania a správneho ukladania dokumentov. Pravidelne na mieste kontrolujte, či sa konkrétne súbory dajú ľahko nájsť, a aby ste sa vyhli nesprávnemu uloženiu. Dokonca aj občasná neopatrnosť môže zhodiť celý systém.
Systém správy dokumentov môžete nastaviť za deň, ale kľúčom k jeho úspechu bude jeho dôsledná implementácia. Odmeny sú obrovské – ušetríte veľa času a získate pokoj.
Často kladené otázky (FAQ)
Aký je najlepší systém správy dokumentov?
Neexistuje jednotný systém, ktorý bude fungovať pre všetky podniky vo všetkých oblastiach. Kľúčom je porozumieť potrebám vašej firmy a potom aplikovať najvhodnejšie postupy. Niektoré faktory, ktoré je potrebné zvážiť, zahŕňajú:
- Rozsah vašich operácií (koľko dokumentácie bude uložená)
- Rozsah typov údajov a informácií, ktoré potrebujete spravovať
- Ako sa používajú vaše dokumenty a ako často je potrebné k nim pristupovať
- Požadované úrovne zabezpečenia
- Váš rozpočet – môžete si najať špecializovanú službu alebo kúpiť špičkový softvér, alebo to zvládnete sami?
Považuje sa SharePoint za systém správy dokumentov?
Jedným slovom áno, ale s výhradou: Produkt Microsoft Office nie je šitý na mieru, aby fungoval ako dokument systém riadenia pre malé podniky a musí byť implementovaný opatrne a správne, aby sa integroval do vášho operácií. SharePoint má schopnosť ukladať, chrániť a spravovať dokumenty a obsahuje funkcie na spoluprácu a archiváciu.
