Účtovné chyby sa z času na čas stane, ale mnohým bežným účtovným chybám sa dá vyhnúť správnym plánovaním a prípravou. Všetci vieme, že náprava chyby zvyčajne trvá dlhšie, ako jej správne na prvý raz. Je zaujímavé, že je tiež lacnejšie identifikovať a opraviť chyby na začiatku projektu, než čakať na neskoršie odstránenie problému.
Ak k svojmu podnikaniu pristupujete ako k dlhodobému projektu, budete chcieť byť proaktívni tým, že si uvedomíte bežné chyby, ktoré robia iní, a včas ich opravíte, nielenže ušetrí vašej spoločnosti čas, peniaze a bolesti hlavy, ale tiež vám poskytne konkurenčnú výhodu na trhu s efektívnejšou prevádzkou a lepším zákazníkom spokojnosť. Nasledujú bežné účtovné chyby, ktorých sa dopustili majitelia malých podnikov v každej CPA.
Nedodržanie účtovných postupov
Dokonca aj majitelia malých podnikov, samostatne zárobkovo činné osoby a osoby na voľnej nohe by si mali založiť formálne, zdokumentované a podrobné postupy vedenia účtovníctva a účtovných postupov, ako aj vykonávanie iných bežných činností úlohy.
Užitočným krokom je vytvorenie štandardizovaných formulárov a kontrolných zoznamov, ktoré je potrebné vyplniť, aby sa zabezpečila konzistentnosť a presnosť. Napríklad budete chcieť zdokumentovať proces nastavenia nových dodávateľov.
Budete potrebovať predajcu meno, adresa, telefónne číslo a identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN), okrem iných dokumentov, ako sú potvrdenia o poistení, odporúčacie listy alebo podpísané zmluvy. Potom budete musieť zadať tieto informácie do svojho účtovného softvéru, aby ste mohli spracovať platby.
Budete chcieť venovať čas potrebným na zváženie informácií, ktoré potrebujete získať od svojich predajcov, vytvoriť a štandardizovaný formulár alebo kontrolný zoznam, aby ste sa uistili, že tieto informácie dostanete, a potom máte písomnú politiku, ktorú vaši zamestnanci môže nasledovať.
Práca bez rozpočtu
Vytvorte si rozpočet, aby ste mali základnú líniu na posúdenie prevádzkových výsledkov vašej firmy. Rozpočty nie sú užitočné len pri obmedzovaní nadmerných výdavkov, ale môžu sa použiť aj na stanovenie realistických písomných finančných cieľov. Rozpočty by mali byť vždy založené na realite, ale určite môžete svoj rozpočet použiť na stanovenie primeraných finančných cieľov, či už ide o zvýšenie príjmov alebo zníženie prevádzkových nákladov.
Vytváranie chýb pri zadávaní údajov
Z času na čas sa vyskytujú chyby pri zadávaní údajov. Aj keď nemôžete zabrániť všetkým chybám pri zadávaní údajov, môžete mať politiku na vykonanie rôznych zosúladení včas, aby ste zabezpečili rýchle zistenie údajových údajov a ich opravu.
Napríklad budete chcieť vykonávať mesačné bankové vyrovnania, ako aj vyrovnania pohľadávok a záväzkov. Môžete tiež spustiť odchýlky medzi rozpočtom a skutočnosťou, aby ste identifikovali možné chyby pri klasifikácii príjmov alebo výdavkov alebo spustení potvrdenia zákazníkov alebo správy o platbách dodávateľa pravidelne, aby sa zabezpečilo, že všetky potvrdenia a platby budú vyzerať rozumné.
Nezvyčajné transakcie by sa mali skontrolovať, aby sa zabezpečilo, že pri zadávaní údajov nedošlo k žiadnym chybám a že transakcie sú presné.
Neúspešné zálohovanie účtovného softvéru
Účtovný softvér a ďalšie údaje svojej firmy musíte pravidelne zálohovať. Mnoho účtovných softvérových programov pre malé podniky má funkciu, ktorá vám umožňuje nastaviť automatické zálohovanie účtovného programu.
Použi to. Mali by ste si tiež nájsť čas na dvojitú kontrolu záložných súborov, dokonca aj na použitie záložného súboru, aby ste zistili, či s ním môžete podnikať ako obvykle.
Niekedy sú súbory poškodené; niekedy si nezálohujete všetky dáta, ktoré potrebujete. Rýchla kontrola dokáže identifikovať problémy s procesom zálohovania, aby ste sa mohli uistiť, že máte všetko, čo potrebujete na pokračovanie v prevádzke svojho podnikania, ak to bude potrebné.
Robiť príliš veľa pre seba
Výhodou môže byť outsourcing administratívnych úloh, ktoré neprinesú pridanú hodnotu vašej spoločnosti.
Napríklad daňový účtovník sa pravdepodobne lepšie orientuje v daňových zákonoch ako vy outsourcing daňové plánovanie a príprava na vášho účtovníka vám umožní znížiť vašu daňovú povinnosť, zvýšiť dodržiavanie daňových predpisov a ponechať vám viac času venovať sa činnostiam generujúcim príjmy.
Mnoho malých podnikateľov nechce delegovať zodpovednosť na iných schopných odborníkov, ale outsourcing účtovníctva, právne, IT a iné administratívne funkcie môžu znížiť počet chýb a zvýšiť ziskovosť, ak využijete novonájdený čas múdro.
Neschopnosť správne kategorizovať príjmy a výdavky
Krabicový spôsob účtovania pravdepodobne nie je dobrou voľbou pre malé podniky s viac ako len niekoľkými transakciami ročne. Všetky peniaze prichádzajúce a odchádzajúce z vášho podnikania musia byť zaradené do príslušnej kategórie.
Majitelia firiem, ktorí majú prehľad o svojich účtovných záznamoch, sa nestretnú s chybami. Budú vedieť, komu bola účtovaná suma, koľko a či zákazník zaplatil alebo nie.
Zistíte tiež, že vaša koncoročná daňová príprava bude oveľa plynulejšia, ako keď sa budete snažiť znova zostaviť záznamy, ktoré potrebujete na prípravu daňového priznania vašej firmy tesne pred termínom priznania.
