Neexistujú jasné rozdiely v tom, ktoré kancelárske úlohy vykonávajú ktoré kancelárske úlohy. V skutočnosti v menších kanceláriách zistíte, že jedna osoba bude vykonávať množstvo rôznych kancelárskych povinností. Vo veľkých kanceláriách sú povinnosti a zodpovednosti špecializované a sústredené na konkrétne kancelárske práce.
Táto príručka vám pomôže rozhodnúť sa, ktoré kancelárske úlohy potrebujete na splnenie úloh potrebných pre efektívnu kanceláriu. Neexistujú žiadne absolútne, pretože niektoré práce musí vykonávať jedna osoba kvôli veľkému objemu práce; zatiaľ čo ostatné funkcie, ako je sekretárka a recepčná, môžu byť spojené do jedného pracovného miesta, ktoré môže vykonávať jedna osoba.
Administratívny asistent alebo výkonný tajomník
Administratívni asistenti a výkonní tajomníci sú vysoko vyškolení, organizovaní a motivovaní jednotlivci. Sú to tie, ktoré udržujú vedúcich pracovníkov a manažérov na správnej ceste a pomáhajú im viesť efektívne a dobre organizované podniky.
Recepčný
Recepčná víta verejnosť, je „vrátnikom“ organizácie a vykonáva množstvo ďalších úloh, ktoré sú pre spoločnosť dôležité. Úlohy, ktoré sa vykonávajú, sa líšia medzi malými, strednými a veľkými podnikmi.
Lekársky tajomník a administratívny asistent
Zdravotní sekretári a administratívni asistenti majú špeciálne školenie, ktoré vyžaduje lekárska profesia. Najatie nesprávnej sekretárky alebo administratívneho asistenta negatívne ovplyvní spôsob, akým funguje vaša lekárska kancelária.
Pokladníci
Kancelárska práca pokladníka presahuje len manipuláciu s peniazmi v kancelárii. Nemusí to byť práca na plný úväzok, ale dobre navrhnutá kancelária bude mať vybudované kontroly a protiváhy s cieľom chrániť peňažné aktíva spoločnosti.
Úradník / Zadávanie údajov
Kancelársky úradník alebo zamestnanec na zadávanie údajov zameriava svoje úsilie na vykonávanie rôznych základných kancelárskych úloh, ktoré zabezpečujú chod kancelárie a tok informácií v rámci celého podniku. Táto základná kancelárska práca je nevyhnutná pre efektívny chod kancelárie.
Vedúci kancelárie / Vedúci
Úlohou vedúceho kancelárie a/alebo supervízora kancelárie je zabezpečiť, aby kancelária fungovala efektívne a prirodzene. Tento mnohostranný jedinec je kľúčom k úspešnej kancelárii.
Zákaznícka podpora / Zákaznícky servis
Zákaznícka podpora alebo zástupcovia zákazníckeho servisu sú vaším hlasom a ušami pre vašich zákazníkov. Dobre organizovaná oblasť zákazníckych služieb môže byť rozdielom medzi rastom vašej spoločnosti alebo ďalšou štatistikou v ťažkej ekonomike.
Vedúci účtovníctva / Vedúci
Úlohou vedúceho účtovníctva alebo vedúceho účtovníctva je zabezpečiť integritu finančných procesov, ktoré sa musia uskutočniť. Zamestnanie alebo povýšenie nesprávnej osoby na túto pozíciu môže byť drahá chyba.
Každý podnik má jedinečné potreby a nie každý podnik bude potrebovať každé z týchto pracovných miest. Existujú pracovné miesta, ako je marketing a rozvoj podnikania, ktoré by mohol zvládnuť jednotlivec alebo skupina ľudí. Podnikanie treba propagovať. Sociálne médiá Vďaka digitálnemu marketingu je dnes šírenie informácií o podnikaní oveľa jednoduchšie ako v minulosti. V začínajúcich podnikoch často zakladateľ alebo vlastník prevezme funkcie propagácie podniku, aby určil najlepšie miesta na získanie potenciálnych zákazníkov a zákazníkov. Ako podnik rastie, môže byť potrebné venovať časť času zamestnanca na jeho podporu funkciu, alebo môže mať zmysel venovať osobu na plný úväzok, ktorá bude prísne zodpovedná za propagáciu podnikania.
