Pokrok v technológii mal výrazný vplyv najmä na plánovanie podujatí a ich registráciu. Časy papierových pozvánok, ktoré prichádzajú v obálke s pečiatkou, sú dávno preč. Online registrácia je čoraz bežnejšia pre každý typ udalosti, od obchodných seminárov a výročných konferencií po míľnikové narodeninové oslavy a firemné sviatky. Aj keď sa tento online proces môže zdať jednoduchý, stále si vyžaduje prácu.
Našťastie pre plánovačov udalostí existujú množstvo dostupných nástrojov pomôcť s registrácia podujatia. Možnosti zahŕňajú jednoduché platformy, ktoré riešia základy registrácie udalostí, a tie, ktoré sú pokročilejšie a ponúkajú multifunkčné aplikácie. Niektoré programy na registráciu udalostí spracovávajú platby za udalosti. Niektoré poskytujú aj automatické vrátenie peňazí, ak je registrácia zrušená. Ostatné balíky vytvárajú registračné menovky. Nástroje na registráciu udalostí môžu tiež umožniť integráciu s konferenciou alebo webovou stránkou spoločnosti, ako aj pripojiť sa k nim platformy sociálnych médií.
Bohužiaľ, s toľkými možnosťami môže byť proces výberu nástroja na registráciu udalostí pre vašu firmu zdĺhavý. Tu je jednoduchý návod na výber nástrojov na registráciu udalostí, ktoré najlepšie poslúžia vášmu podnikaniu v oblasti plánovania udalostí.
Výber softvéru na registráciu udalostí: Kde začať?
Pri výbere nástrojov na registráciu udalostí je najlepšie začať s určením vašich potrieb a želaní. Premyslite si svoje priority registrácie a svoje podnikanie v oblasti plánovania udalostí. Položte si tieto otázky:
- Sú vaše potreby jednoduché a vyžadujú len spracovanie registrácií a platieb?
- Ponúkate viacero relácií v rámci hlavného podujatia, ktoré si vyžadujú ďalšie registrácie?
- Potrebujete spravovať hotelové rezervácie alebo cestovné záležitosti?
- Podporujete webovú stránku konferencie?
- Budete poskytovať menovky, koordinovať audiovizuálne požiadavky alebo organizovať špeciálne vysúvacie relácie?
- Riadite viac ako jednu udalosť súčasne?
- Je vaša udalosť každoročná alebo jednorazová?
Odpovede na tieto otázky vám pomôžu nájsť softvér na registráciu udalostí, ktorý najlepšie vyhovuje vašim potrebám.
Nástroje
S toľkými možnosťami v softvéri na registráciu udalostí je ľahké nechať sa zachytiť okázalými funkciami a najnovšie nástroje bez ohľadu na to, či fungujú na vašom podujatí alebo či sa vôbec budú využívať. Nenechajte sa zlákať najnovšími a najlepšími. Namiesto toho si vytvorte zoznam funkcií, ktoré v súčasnosti používate v procese registrácie udalosti, a pridajte tie, ktoré by ste chceli zahrnúť, aby ste proces zefektívnili. Niektoré dostupné funkcie zahŕňajú:
- Online registrácia na podujatie
- Registrácia na mieste
- Registrácia skupiny účastníkov
- Samostatná registrácia účastníkov
- Spracovanie platieb za udalosti
- Správa účastníkov a správy
- Vytvorenie a správa odznaku účastníka
- Registrácia na individuálne stretnutia
- Vývoj formulárov
- Správa hotelových izieb
- Marketingový manažment
- Sociálne médiá
- Prieskumy a spätná väzba udalostí
cena
Mnoho nástrojov na registráciu udalostí ponúka štandardné funkcie za rozumnú cenu, ktoré sa dobre hodia pri riadení jednoduchých udalostí. Tieto programy zahŕňajú základné registračné formuláre, ktoré možno prepojiť s vašou webovou stránkou. Môžu zhromažďovať registračné informácie, vrátane informácií o kreditných kartách, na registráciu a spracovanie platieb kreditnou kartou. Tiež je možné zostaviť alebo exportovať registračné zoznamy účastníkov. V závislosti od typu udalostí, ktoré plánujete, a frekvencie udalostí môžu byť tieto jednoduché nástroje vhodné poskytuje presne to, čo potrebujete, bez toho, aby ste sa zamotali všetkými druhmi doplnkových funkcií, ktoré nie sú k ničomu vy.
Extra schopnosti
Ak tvoj plánovanie akcie Práca vyžaduje plánovanie veľkých konferencií, potom môžu byť nástroje na registráciu udalostí, ktoré ponúkajú ďalšie funkcie nad rámec základov, práve to, čo potrebujete. Riešenia zahŕňajú tie, ktoré spracovávajú registráciu udalostí a kombinujú túto funkciu so schopnosťou sledovať a hlásiť rôzne detaily väčšej a zložitejšej udalosti. Ak sa účastníci podujatia registrujú na konferenciu a potom sa prihlasujú na konkrétne workshopy v rámci danej relácie, existujú nástroje, ktoré túto funkciu umožňujú.
Niektorý softvér umožní spracovanie viacerých účastníkov z jednej organizácie s jedným zdrojom platby, ako aj ponúkať rôzne cenové štruktúry na základe skupinových zliav alebo skorej registrácie poplatky. Ak potrebujete prispôsobené správy, vyhľadajte balík na registráciu udalostí, ktorý sa automaticky vykoná generovať zostavy zostavovaním prezenčných listín na základe jednotlivých workshopov alebo iných parametrov, ktoré si vyberte. Konferencie si zvyčajne vyžadujú tlačené menovky tak si to zapíšte do svojho zoznamu, ktorý musíte mať, aby ste ich mohli vytvoriť automaticky ako súčasť procesu registrácie udalosti a hľadajte prispôsobenie tak, aby odrážalo, či je účastník zaregistrovaný na celú konferenciu, časť týždňa alebo len na konkrétny deň.
integrácia
Pre plánovačov udalostí, ktorí organizujú množstvo podujatí, môže byť integrácia registračných údajov do vašej existujúcej databázy kritickou funkciou pre vašu organizáciu. Zvážte súčasné metódy pridávania registrujúcich do vašej databázy a identifikujte oblasti zlepšenia. Je dôležité zvážiť rôzne spôsoby, ako možno tieto informácie integrovať s existujúcimi informáciami, ako sú napríklad jednotlivci, ktorí sa dobrovoľne prihlásili alebo darovali. Väčšina aplikácií na registráciu udalostí poskytuje možnosť manuálneho exportu údajov. Táto metóda je však časovo náročná, pretože vyžaduje opätovné manuálne importovanie informácií do databázy. Preskúmajte balíčky, ktoré dokážu uspokojiť nielen vaše požiadavky na registráciu na podujatie, ale tiež podporia vaše potreby v oblasti správy.
Pred kúpou si vyskúšajte jazdu
Po zúžení výberu softvéru na registráciu udalostí zistite, či ponúkajú bezplatné skúšobné obdobie. To vám dá príležitosť nielen otestovať funkcie, ale zistiť, či má funkciu, ktorú požadujete, a či sa hodí pre vašu udalosť. Je to tiež príležitosť zažiť ich úroveň zákazníckych služieb pri odpovedaní na vaše otázky alebo pri riešení problému, ktorý máte.
